文书管理制度

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文书管理制度

1. 目的

为规范公司文书拟定、审批、用印、收发处理，提高发文质量，确保文书工作规范高效开展，特制定本制度。 2. 适用范围

本制度适用于总公司及各分公司文书管理的各工作事项。 3. 职责

3.1. 发文部门负责文书的撰写和发文。

3.2. 分公司综合办公室负责分公司范围内的文书审核、打印、收发及管理。综合部负责公

司级的文书的审核、打印、收发及管理。

3.3. 分公司总经理负责分公司范围的文书审批。总公司副总经理负责公司级的文书审批。 4. 文书种类及其适用范围

4.1. 决定。对公司重要事项或重大经营管理活动做出安排、奖励有关部门和人员等。 4.2. 公告。向公司内外宣布重大事件，用“公告”。

4.3. 通告。在一定范围内公布应当遵守或周知的事件，用“通告”。

4.4. 通知。各部门布置工作并阐明有关指导原则、发布规章制度、转发上级部门和不相隶

属的主管部门的公文、传达要求各部门共同执行的事项、任免和聘用管理人员。 4.5. 通报。表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项。 4.6. 函。不相隶属的部门之间或与合作客户之间相互商洽工作、询问和答复问题，向不相

隶属的有关部门请求批准等。（例：调价函、问询函等）

4.7. 简报。反映公司经营管理情况，总结经验教训，沟通信息。（例：安全排查简报） 4.8. 会议纪要。适用于记载会议研究确定的事项或主要精神，要求与会部门及人员共同遵

守、执行。 5. 文书格式

5.1. 文头。由发文部门全称或者规范化简称加“文件”二字或者加括号标明文种组成，居

中印在文书首页上部。

5.2. 发文字号。由发文单位代字、发文年号和发文顺序号组成，标注于文头下方居中。（例：

文书管理制度

版本：V1.0

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XXXXX公司〔2021〕18号）

5.3. 签发人。上报文书应在发文字号右侧标注“签发人：×××”。

5.4. 标题。由发文部门名称、文书主题和文种组成，位于发文字号下方，标题中除法规、

规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

5.5. 主送部门及人员。即主要受理文书的部门及人员。主送部门名称应用全称或规范化简

称，位于正文下方，顶格排印。

5.6. 正文。即文书的主体，用来表述文书的内容，位于标题或者主送部门下方，段落首行

空两格。

5.7. 附件。文书附件应置于主件之后，与主件装订在一起，并在正文之后、发文部门署名

之前注明附件的名称。

5.8. 发文部门署名。应当用全称或规范化简称，位于正文的右下方。

5.9. 成文日期。一般署会议通过或者公司领导签发日期，需2位以上领导签发的文书署最

后签发时间。成文日期应当写年、月、日，标注在正文之后右下方。

5.10. 印章。印章盖在成文日期的中上方，上沿不压正文，底边在成文日期之下。如果正

文末页无空当的，将正文内容扩大或缩小行距，使印章页有正文内容。 5.11. 印发传达范围。加圆括号标注于成文日期左下方。

5.12. 主题词。按需选择性使用，主题词由反映文件主要内容的规范化名词或名词词组和

文种组成，标注在文件末页下部、抄送部门之上。

5.13. 抄送部门。按需选择性使用，抄送部门指除主送单位以外的其他需要告知文书内容

的上级、平级、下级和不相隶属的部门。

5.14. 打印者、校对者、份数标注于印制部门、印发时间之下。 6. 文书的拟定和操作程序

6.1. 文书的拟定。按各部门业务需要或公司领导提出的要求撰稿。

6.2. 对起草文书的理由必须做出交代，列明起因以及中间交涉过程，必要时附上有关资料

与文件。

6.3. 文书的起草必须征得部门负责人同意，必须明确起草文书的责任人。撰稿人要按照行

文规范拟稿。 6.4. 文书的审核。

6.4.1. 分公司范围内的公文经部门负责人审核签字后，报各分公司综合办公室审核并提

出修改意见，修改后形成的正式文件由分公司总经理审批。

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