行政文书管理制度

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行政文书管理制度

制度名称

行政文书管理制度

第1章总则

第1条目的

为了确保文书事务正确且顺利进行，促进与提高组织管理工作的效率，特制定本制度。 第2条定义

文书是指业务工作上往来公文、 报告、会议决议、规定、契约书、专利许可证书、电报、 各种账簿、图表参考书等一切业务类用书与公文。

第3条文书管理要求

1•凡重要事宜的指示、请示、汇报、报告、传达和答复等，一律以文书的形式进行。所 有文书的处置都必须以准确和迅速为原则，必须明确责任。

2•须请示审批，即使在紧急状况下，以口头或电话形式处置的事项，事后也必须以文书 形式记录下来。

3•全部文书归公司所有并收藏，任何个人不得私自占有。 4•必须严格保守文书的秘密。 第4条适用范围

本制度适用于公司所有员工。

第2章文书的收发

第5条 工作日，文书由主管科室负责收发

工作日，文书全部由文书主管科室收发，并按下列要点处置。 1•一般文书予以启封，分送各部门、科室。 2•私人文书不要开启，直接送收信人。

3•须请示审批分送各部门、科室的文书若有差错，必须立即退回文书主管科室。 第6条休息日，由值班室负责文书收发

休息日、节假日等规定工作时间外收发的文书， 由值班人员接收后转交给文书主管科室。

第3章文书的处理

第7条文书按机密程度划分类型

1•须请示审批的绝密文书，指极为重要并且不得向公司内外无关人员泄漏内容的文书。 2•须请示审批的秘密文书，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外无关人员透露的文 书。 3•外密文书，指不宜向公司以外人员透露内容的文书。

4•普通文书，指非机密文书。如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。 5.传阅文书，指在本公司内广为传阅或传达的文书。 第8条文书的阅览原则 1.

被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。有必要的情况下， 的空白处填写阅览后的意见，转给或交还文书的主管。

2. 有必要在各部门、科室传阅的文书，必须附上传阅登记簿，按传阅登记簿规定栏目填 写，并最终交还文书主管。

第9条普通文书的处理原则

1. 由科长以上级别的主管，负责对文书进行审阅、回答、照会以及其他必要的处理，或 者指定下属对文书进行具体处理。

2. 如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。



受控状态 编 号

某文书在文书




3•如果是与各部门、科室有关联的事项，必须经与各部门、科室的会议后方能予以处理。 第10条机密文书的处理原则

1•机密文书原则上由责任者或当事者自行处理。

2•指名或亲启文书的寄发，原则上在封面上注明文书所涉及事项的要点，注明发文者姓 名，由发文者封缄。

3•到达的指名或亲启文书，原则上由信封上所指名者开启，其他人不得擅自启封。 果某主管在职务上有权替代来件所指名者，不受本条规定约束。

第11条 与各部门、科室相关文书的处理原则

与各部门、科室有关的文书，在处理意见上如果存在分歧，

第4章文书的请示审批

第12条请示审批的要求

请示审批是公司经营的一项重要程序，

凡公司经营重要事项， 都必须经请示，获得董事

会、总裁、专务董事和常务董事审查、裁决和下文批复之后，方能实行或行事。

第13条须请示审批的内容 1•职务及重要人事安排。 2•各种制度性规定的变更。 3•重要契约的缔结、解除与变更。 4•诉讼行为。

5•与官方机构有关的、各种重要的请求、回执和申请等。 6•土地、建筑物以及事务所权利的购买与转让。 7•大额馈赠、谢礼以及宣传广告费用的开支。 8•分支机构的增编与升格。 9•预算与决算事宜。

10. 借款、贷款以及借贷银行的开设与变更。

11. 须请示审批重要或高额物品的采购，不急用或不需要物品的转让与廉价出售。 12. 须请示审批定期或不定期刊物的发刊、修改、废除以及费用开支的修订。 13. 有关公司经营的重要计划与企划。 14. 其他上述未涉及的重要事项。 第14条须请示审批者规定

须请示审批者为分公司主管、分店主管以及以此基准确定的主管领导。 第15条请示审批的方式

请示审批的事项，必须以提案文书的方式，经主管呈交总部。 以非文书形式请示，但事后必须尽快撰写请示提案文书上报。

第16条 请示审批的内容和顺序

请示提案文书的内容和顺序， 包括标题、正文、理由、说明和附录。提案文书一式多份， 分送有关部门，如业务部门、印刷部门、总务部门和财务部门等。

第17条请示提案文书的其他要求

1•请示提案文书必须编号，并注明起草或请示者，所属分支机构及部门、 时签名盖章。

2•请示审批内容一旦被上级认可并做出决定， 门执行。

第18条请示提案的保管



如

则由文书的主管部门出面进

行协商；如果不能协商一致，则可上报或请示上一级领导，由上级领导裁决。

如果事情紧急，允许直接

科室，并及

则以请示提案书副本替代批复返回请示部

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