文书管理制度

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文书管理制度

第一章 总则 第1条目的

为使文书管理制度化、规范化，以增进文书处理的品质及效率，特制定本制度。

第2条范围

本单位各部门与外界往来文书的收发均由行政管理部负责。 第二章 收文

第3条 签收文件时，要确认收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。

第4条 签收文件时，要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对，如发现其中一项不对口，应及时报告主管领导。

第5条 签收文件应签写姓名并注明时间。

第6条文件的登记编号：对收到的文件，要分类逐件在《收文登记簿》上详细登记。登记项目一般包括收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号和文件标题。参加各种会议带回的文件、材料，在传达、汇报结束后应交行政管理部保管，个人不得存放。

第7条 内部制发文件流转，由各部门自行登记、收文、立卷、存档。

第三章 发文

第8条 企业的文件由行政管理部负责起草和审核，由总经理签发；企业本部各部门的文件由各部门负责起草办公室审核，由总经理签发。

第9条 以各部门名义撰写的文件，由各部门自行登记、签发。 第10条 在企业日常项目开发和经营管理中，有关图纸、技术


文件、工艺修改、审批工作、安排部署、传达上级指示等事项应按有关制度办理，经分管领导批准后，由主管业务部门书面或口头通知执行，一般不用企业文件的形式发布。

第四章 分文

第11条 外来文件由行政管理部登记收文后，根据业务性质分送各有关部门处理。

第12条内部制发文件流转时，由发文部门登记签发后，直接送收文部门登记签收。

第五章 会签

第13条 需多部门或多人会签处理的文件应附上《收文处理单》。 第14条 各部门收到需参与会签的文件时，须本着本部门的职责及时认真处理并签署意见。

第15条 文件收文后，再依《收文处理单》内所指定的会签顺序，转送其他会签部门或某人，若某部门或某人为最后一个会签单位，则处理后将本文件转送行政管理部。

第16条 重要文件的审核、批示与执行

涉及企业总体协调或应由总经理审核的文件，由行政管理部汇总签办意见，呈总经理或交其他授权者做最终的审核、批示，并下发相关部门予以执行。

第六章 立档

第17条 经办理归档后的文件应立档管理。行政文件由办公室立档管理，业务文件由业务办公室立档管理，次年移交档案室管理。

第18条 立档按年度、机构、问题分类立卷，卷中按规定编页码号，卷首有案卷目录。

第19条 文件档案用卷宗按规定装订保存。 第七章 文书日常管理

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