采购制度

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重庆绿色源药业有限公司 采购工作实施细则



一、目的：

为加强采购计划管理，规范采购工作，保障公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。

二、适用范围

本制度适用于公司对外采购与生产经营有关的经营性固定资产、材料及非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购（以下统称为采购物品）。

三、职责权限

1、总经理负责采购管理制度的审批；

2、分管副总、财务总监负责采购管理制度的审核； 3、人力资源行政部负责采购管理制度的制定。

4、经营性固定资产、材料、配件等物品（物资）的采购由采购部负责；非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购由人力资源行政部负责。

四 正文 1 物资请购计划

根据物料管理部 “高质量、低成本、高效率”的工作原则，决定实行月度请购计划制度，具体事宜如下：

2 请购程序及申报时间

2.1 每月25日12：00前，采购部和销售部根据公司销售的需求、结合市场情况制订下月份品种销售计划，经分管副总审核后送生产部；生产部根据上述销售计划和各产品库存情况编制下月生产计划，经主管副总审核批准后于每月26日12：00前分送各相关部门；各部门（车间）根据月度工作计划，按照所需物料分类填写月度《材料请购计划表》，并分别按下列程序申报，申报时间：每月27日12：00前，同时送财务部一份备案。

2.2 电脑耗材、劳保及办公用品报行政人力资源部汇总，经相关领导批准后由行政人力资源部执行采购，同时送财务部一份备案。此程序应在28日17：30前完成。

2.3仓储中心依据生产部下达的当月作业计划和库存情况编制生产用原辅材料采购计划，经生产副总审核后送采购部汇审。此程序应在28日12：00前完成。

2.4 除上述之外的其他物料计划由各部门（车间）单独申报（申报格式按仓储中心电脑共享格式要求），分别经主管领导审核（生产车间由生产部审核）后报仓储中心汇总，仓储中心根据库存情况编制采购计划，同“原辅料采购计划”一并报生产副总审核后送采购部汇审。 采购部依据公司月度生产经营计划对上述材料的采购计划进行复核，并编制汇总的“月度材料采购计划”报总经理签批，批准后执行采购，并同时送财务部等部门备案。此程序应在每月30日前完成。


3 加急计划

基于采购周期、运输等因素的考虑，各部门应尽量减少临时加急计划，与生产直接相关的物资或总经理批示的急用品可按以上程序申请采购，经总经理批准后可以执行。对于无法执行的加急计划，申请部门应承担相关责任。

3.1 请购采购单使用范围，零星物资采购单价金额在100.00元以上的要用请购采购单(须注明请购物资规格、型号及费用预算，签呈表仅作为请购用途说明及意向书)。

4 询价及议价

4.1 采购部收到“材料请购计划表”后，要注明签收日期，并由专人负责管理。 4.2 采购员收到审批完毕的“材料请购计划表”后，应先判断请购材料名称、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价；对于资料填写不全或规格不详者，应及时与使用部门联系，予以确认。

4.3 询价程序如下：

4.3.1 由采购人员参考过去采购记录或寻找新供应商，拟订询价对象（特殊原因如独家制造、独家代理等无法代替并报经主管核准者除外），并填写在“比价表”上（上述询价是对数额较大且对生产有影响的物资，但是长期固定供应商供应的物资，采购时不必每次都询价三家以上，可以不定期进行对比；数额较小物资直接在定点供应商处直接采购）。

4.3.2 对外加工项目，采购人员要把其成本分析报告连同物资比价（货比三家）单一起报送有关部门，作为议价参考。

5 采购人员通知厂商报价后，应将寻价、报价的全部资料进行整理，并据以议价。 6 议价时除注意质量、信誉、价格外，还要注意交货期限、售后服务及付款方式，尽可能降低成本和采购风险；议价完毕，由采购人员拟定合作对象，整理议价情况及询价比价表，呈请有关领导审核、批准后，执行采购流程。

7 订购

以传真或合同方式订货；定点供应以书面或电话通知订货。 8 采购期限

8.1 市内定点供应物资的采购周期为7天；外地采购周期为20天；加工定做的物资采购周期为90天。

8.2 加急计划在规定时间内购回。

8.3 如有其他原因不能按期购回，应以文字形式(内部联络单)向请购单位和有关领导说明。

9 合同签订

9.1 合同签订条件：A类物资必须签订采购合同；B、C类物资中，单次采购金额在5000.00元以上的，或所购物资对生产有重大影响的，或年采购金额在5万元以上的，必须签订采购合同。

9.2 合同签定前要做好市场调查，考察清楚市场行情，进行供应商调查，并进行比价、议价后，再签订商品采购合同.


9.3 合同管理

9.3.1 采购供应部合同实行统一管理，所有合同均要在《采购合同台帐》登记，对合同要进行定期整理；合同要送计划财务部一份，以供报帐、付款之用。

9.3.2 采购供应部合同由专人保管，合同的借阅要经采购部主管同意，未经同意，不能私自查阅。

9.3.3 已过期的合同保存期限为 1年。 10 采购物资验收办法

采购供应部所购全部物资须经公司有关部门（质管理部、仓储中心、使用部门等）验收合格后，方可办理入库手续，具体为：

10.1 可以化验的物资，由仓储中心开出请验单，经实验室化验合格后，凭质管理部开出入库通知单，采购供应部据此办理入库、付款手续。

10.2 电脑耗材、办公、劳保用品由行政人力资源部根据申报计划验收。 10.3 生产机器设备、工具小件由生产部验收。 11 采购日常工作

11.1 做好个人付款情况记录。

11.2 定期对市场进行调查，及时掌握市场变化。 12 特殊情况的处理

请购部门请购物资计划如需变更，应三日内以书面形式通知采购供应部，采购供应部根据实际情况给予回复：

12.1 若原请购项目尚未办理，采供部收到书面通知后立即终止该项业务，并在请购计划表上注明原因（书面通知备案存档）。

12.2 若原请购项目已向厂商订购（或已付款）但允许退货，采供部应立即办理退货手续将货退回厂商，若因不能退货或因退货造成的损失及相关费用由请购部门承担。

12.3 紧急请购：采购员接到紧急请购通知后，应即查明请购材料的名称、规格、数量等，并以电话询议价格质量及到货期限，报请主管副总签批（或电话请示）后方可进行采购，市场调查情况及时向请购部门反馈查询情况，请购整理调查结果及请购部门意见，定出最佳方案，并报请主管副总。

12.4 交货质量异常：采购人员收到品质管理部或其它使用部门验收不合格的报告后，尽快以文字形式与供应商交涉扣款、退货、换货事宜，并将处理结果以文字形式呈报有关领导并存档备案。

其他部门购置物品由经办人办理入库和报帐手续，不允许采购供应部私自代办报帐手续，特殊情况需经主管副总认可后方能办理。

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