文件管理制度

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文件管理制度



一、目的

为了规范公司文件管理工作,保证文件的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责，杜绝资料流失，特制定本制度。 二、文件管理机构及其职责

1.公司文件工作实行三级管理,一级管理由行政部统筹管理；二级管理由各部门进行文件资料管理；三级管理由公司档案资料室进行存档管理。

2.行政部负责人为公司的文件总负责人，负责公司所有文件资料的统一管理和监督，各部门的文件由各部门负责人负责本部门文件资料的收集、整理，统一存档到指定位置。

3.文件负责人要严格执行公司文件管理规定，认真细致地做好文件保管以及利用工作，充分发挥文件资料的作用。 三、文件制度

1.凡是涉及到公司经营的资料均属于归档范围，做好归档、存档管理。

2.凡属于归档范围的文件资料均由公司集中统一管理、统一指定位置存档，并做好文件记录以及电子存档，任何个人不得径自留存.

3.归档的文件资料原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或相关部门必须保留的可以归档、存档复印件。


4.凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档；以公司名义发出的文件、函件要留底稿以备正文备查.

5.属于工程项目文件资料待从开始承办、涉及到签约完成，所有的资料由负责项目主管的负责人统一整理，并填写资料归档表。

6.由公司对外签订的经济合同应保留两份原件，财务部及合同执行(或签订）部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时由财务部保存原件。 四、文件保管制度

1.归档资料要按照制度进行登记、编制归档目录。 2.归档资料登记编号后放于指定文件柜,并以电子档形式保存于公司指定文件资料保存电脑中一份（填写资料前扫描成电子档）

3.文件要分类、分卷装订成册，保管要有条理,主次分明，存放科学.

4.文件负责人要熟悉所管理的文件资料，了解使用部门的需求，掌握使用规律。

5.根据有关规定及结合公司实际情况，确定文件保存的期限,每年年终据此进行整理和剔除。

6.经确定需销毁的文件，由文件负责人填写文件销毁登记表，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的文件清单由文件负责人保存。

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