公文的写作方法

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公文的写作方法



公文的写作方法

1.公文的概念

公文是用于公务活动的一种应用文书,是统治阶级管理国家,处理政务时用来颁布法律、法规、规章、传达政策法令、请示和答复问题、汇报情况、联系工作、制定计划以及记载政务活动的重要工具。公文出自法定的机关单位,具有处理公务的合法效用。 2．公文的作用

公文是作为传达和贯彻党和国家的各项方针政策,代表法定作者处理、联系工作的工具。它有以下十个作用：

（1）发布政令。通过公文传达贯彻党和国家方针政策,颁发政令、法规,动员群众实施,规定人们的行为规范,如国家机关依法发布的命令、令、决定、通告、公告等。各种政令都是以文件的形式制定和发布的,所以这种作用又可称为公文的“法规作用”。

（2）领导与指导工作。上级机关通过发布指示、决定、通知、计划、会议纪要等公文,可以指导下级机关的工作。

（3）报告情况。下级机关通过报告、工作简报、专题报告、调查报告、总结报告等向上级机关报告工作,以便上级了解情况,指导工作。

（4）请示事项。工作中遇到问题本机关又无权解决,可通过公文请求上级机关指示,作出决定或批准下级提出的意见。

（5）答复问题。上级机关通过公文批复下级机关请示的事项。 （6）商洽公务。在同级机关或不相隶属的单位之间为了加强联系,通过介绍函件或通知、邀请,以互通情况,商讨问题,互相配合,处理各种公务。

（7）交流经验。通过简报、通报、调查报告等公文向有关单位通报情况,交流经验。 （8）告之信息。用通知、通报、公报等公文向有关单位或群众通报情况,告之信息。 （9）记载活动。如会议记录、会议纪要、大事记等,记录重大事项和问题。

（10）宣传党的方针政策,进行思想教育。领导机关发布的许多文件如条例、规定、办法等。

3．公文的分类

（1）公文的分类方法各种机关有各自不同的职责范围,并依法形成了各自使用的公文种类。高级领导部门与基层单位,行政机关与业务机关,地方政府机关与军事、外交、经济、科技部门,它们所使用的公文除了共同种类之外,还各有不同的侧重种类,各式各样,差异很大,这就带来公文分类学的复杂性,即从不同角度,有不同的分类法。

1）从文体的来源和使用范围分,公文可分为对外文件、收来文件、内部文件三种。 2）从行文关系上分,可分为上行文、平行文、下行文三种。

3）从文件的机密性分,可分为机密文件、内部文件、公布文件三种。 4）从文件的性质、作用分,可分为法规文件、行政文件、党内文件三种。 5）从文件的使用范围分,可分为通用文件、专用文件等。 （2）党和国家机关通用公文的种类国务院办公厅曾发布的《国家行政机关公文处理办法》,经过多年的实践,修订后的《办法》从1994年1月1日起施行。把公文种类调整为十二类十三种,删去“指令”、“决议”、“布告”三个文种,将“议案”作为一个新文种列入主要公文种类。即：命令（令）,议案,决定,指示,公告,通告,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要。此外,中共中央办公厅于****4月25日发布的《中国共产党各级领导机关文件处理条例（试行）》中,正式文件的种类里还列有公报、条例、规定三个文种。这样,现在常用的公文种类总共有十六种。


1）命令（令）; 2）议案; 3）决定; 4）指示; 5）公告; 6）通告; 7）通知; 8）通报; 9）报告; 10）请示; 11）批复; 12）函;

13）会议纪要; 14）公报; 15）条例; 16）规定。

还有一些文种虽不在国务院办公厅正式规定之内,实际上应用也很广泛,同样可能具有公文的性质,或在一定条件下具有公文的性质。如某些章程、办法、计划、协议书、电报、记录、简报、调查研究、首长讲话稿等。 4．公文的结构

公文体式的结构包括：发文机关、发文号、秘密等级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄报、抄送机关、印发机关等项。 （1）文头部分

1）发文机关。发文机关名称或规范化简称加文件种类构成文件头,用套红大字居中印在公文首页上部,以示庄重。

2）发文号。包括机关代字、年份、序号。如“国发［199］号”用黑体字标注于版头下方居中或左下方,下边用一红线与正文区分,有的线中带有五星。

3）秘密等级。公文内容涉及国家机密的,应根据机密程度,在公文头的左角或右角,也可在正标题的左上方标明“绝密”、“机密”、“秘密”字样。

4）紧急程度。公文内容紧急,在时间上要求紧急递送的,应根据紧急程度在正文标题左上角注明“急”、“紧急”、“特急”、“限时送达”字样。

5）签发人。上报公文应当在发文号右侧标注“签发人”,“签发人”后面标明签发人姓名。 （2）行文部分

1）标题。根据字数可占几行,要排列正中,位于发文字号下方,字体比文件头的字体小些,比正文的字体大些。通常由发文机关名称、公文的事由和文种组成。 2）主送机关。是公文的致发对象,应标注在标题之下,正文之上靠左,并顶格书写,其后用冒号。标注主送机关,要写明其全称、规范性简称或同类型机关的统称,其名称之前不能标出“主送”字样。

3）正文。是公文的主体和核心内容。字体不能太小,字距行距要清晰。要求一文一事,文字准确、简炼、逻辑清楚,标点正确。

4）附件。是附属于公文正文之后的文字材料,是公文的重要组成部分。如有附件,应在正文之后、成文时间之前注明附件顺序和名称。 （3）文尾部分

1）印章。是公文制发机关对公文生效负责的凭证,除会议纪要和有特定版头的普发性公

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