会议室管理制度

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会议室管理制度（初稿）

一、制订目的：

为节约公司资源，提高各部门会议效率，保障会议室的正常使用状态，行政部现面向公司全体实施会议室、接待室、培训室、多功能厅使用管理制度，具体事项如下。 二、适用范围：

本制度适用于公司会议室、接待室、培训室、多功能厅的管理与使用。 三、权 责：

1.行政部：全面负责会议室日常管理。 1会议室使用接收、审核及相关协调工作； ○

2会议室物资准备； ○

3会后会议室整理验收。 ○

2.各部门：负责会议室的申请并遵循本规定规范使用会议室。 1会议室的及时申请； ○

2会议中会议室内所有器材设备的保管与维护、会议室卫生维护与清理； ○

四、具体流程：



前台登记

申请表

行政部

审核确认

会议物资准备

会议室交付使用

会议结束整理验收

1.申请：各部门使用会议室，请指定专人，在前台处登记会议室使用申请表，见附件一。 2.申请时间：因会议等级不同，需准备会议物资，请按照以下标准执行：

物资准备

无需物资准备

需提供纯净水、茶水及其他饮料

需准备鲜花、水果、音响、电脑、投影设备服务 需提供横幅、欢迎牌、礼品等制作采购类物资

申请时限

10分钟前申请 30分钟前申请 1个工作日前申请 3个工作日前申请

3.为保证后续申请部门的使用，敬请各部门注意申请充足的使用时间，如超出申请的时间且后续有申请使用的部门，则需优先保证后续使用部门的使用。

4.会议后使用部门需自行整理会议现场（座椅归位/垃圾清理/关闭空调灯光设备电源），并及

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时告知前台使用完毕，以便前台检查及准备后续会议。如发现有使用部门不按规定使用，则按相关规定进行处罚。

5.行政部于每天下班前检查会议室的使用情况（座椅归/垃圾/关闭空调灯光设备电源）。 三、注意事项：

1.会议室如需使用手提电脑请各部门自行准备，并请认真做好保密工作，严禁传播、泄露公司商业秘密和传播不良影音资料；

2.会议室使用人员须爱护设备和物品，如出现人为损坏要按价赔偿；

3.会议室使用遵循先外部后内部、先全局后局部、先紧急后一般的原则，如遇到会议室占用，行政部将负责协调工作；

4.话筒、投影仪等设备有专门人员调试，未经允许，不得随意变动。如出现故障，影响会议进行，可通知行政部。 四、相关表单

1． 附件一 《会议室使用申请登记表》

此制度自通知发布之日起开始执行，未尽事宜由行政部负责解释。

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