文件管理控制程序

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XXX食品集团有限公司管理文件控制程序

文件编号：

1目的和适用范围目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识 别，并控制其分发，防止使用作废的文件。

1.1 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法 律、法规文件等。 2相关文件

《一体化管理手册》Q/21YJ01 《产品实现的策划程序》Q/21YJ02-10 《工作环境控制程序》Q/21YJ02-09 《职工健康管理程序》Q/21 YJ02-403职责

本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司公司办公室 3.1.1

控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本

室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予 以转发； 3.1.2

评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”；作为本程序和文件

的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。

3.2 项目经理部、分公司控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序； 3.2.1

搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；控制承包项目的建设单位、监理、质监站

制发的管理类文件；

注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。

3.3 各配合部门控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序； 3.3.1

搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；适时对上述文件进行评审，

发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”。 4工作程序文件的审核、批准和界定

文件拟稿后应加附“文件印发审批单"（附录A）,由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签,


再交办公室由负责人或指定的人员核稿和界定是否受控。（注：以部门名义印发I由部门自行界定）

下列文件应列为受控文件：

a）公司的一体化管理手册、程序文件、作业指导书；

b） 一体化管理体系的相关单位、部门编制的计划、规定、细则、实施要点、办法、管理制度等； C）项目一体化计划应包括质量计划、环境、职业健康安全实施方案；

d）国家和政府部门颁发的与一体化管理体系相关的法律、法规、规章、规定等； e）项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；

f）在一体化管理体系运行中形成的，但实施后即可转为“记录的”的文件：如受控文件清单、作废文件 通知单、内审汇总报告、管理评审会议通知和纪要等。

注1： a）范围内的文件除受控文件清单由办公室发布外，其它工作程序由技术研发部控制； 注2： c）和e）范围内文件的全部工作程序由项目经理部控制；

注3：其余类文件的工作程序各级单位的文件主管部门和配合部门均应负责控制。

4.1 文件的发放为确保一体化管理体系相关的单位、部门和人员得到和使用清晰、有效、易于识别的文件，文件发 放前应填写“文件资料发放计划及签收表"（附录B）,并经部门负责人批准。

4.1.1 对于4.1a）、b）、c）、d）、e）范围内的文件，可以根据使用场所的不同分为“受控本”和“非受 控本'两种，并分别控制：

a）凡与一体化管理体系相关的单位、部门和人员使用的文件应为“受控本，”受控本应在该文件的首 页予以“受控”标识，并注受控编号。“受控本'除按计划发放外，收文人应签字领取。邮寄发出的，应由收发 员代签。

b）凡用于非一体化管理体系的单位、部门、人员的文件以及抄报上级和外单位的文件为“非受控本”。 “非受控本”只列入计划，收文人可以不签收。

4.1.2 对于4.1f）范围内的文件，可以执行“非受控本”的发放办法。

4.1.3 受控编号由受控序号加分发序号组成。（附录C）受控文件清单的拟制、审批和发布

4.1.4 凡属4. 1a）.b）.c）.d）.e）范围内的文件，均应列入“受控文件清单”予以发布。（附录D） 4.1.5 “受控文件清单”的发放范围除应覆盖所有“受控本'的发放范围外，下级单位的必须报上一级单位； 部门的要报同级的文件主管部门。

433 “受控文件清单”的发布时间和次数，可根据文件印发的时间和频率确定，但至少应在每年三月底清 理发布一次，发布前应经部门负责人批准。接到清单的部门应进行纵、横向的传递。

4.2 文件的更改和更新凡属4. 1a）.b） . c）范围内的文件，各级文件主管部门应会同文件的原编制部门适时对文件的 适宜性和有效性进行评审，以确定是否更改和更新。

4.2.1 文件的更改应由文件的原编制部门进行。更改前应填写“文件更改单”（附5一':经部门负责人审核 批准。实施更改必须由熟悉应更改文件业务或领导授权的人员进行。

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