【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《文件管理制度》，欢迎阅读！
1 目的
对质量管理体系有关的文件进行控制,确保各相关场所使用文件为有效版本。
2 范围
适用于与质量管理体系有关的内部文件、外来文件和资料的控制. 3 职责
3。1质量手册由综管部负责编制，管理者代表审核，总经理批准。程序文件由各职能部门负责编制，管理者代表审核，总经理批准。作业指导书由各职能部门编制、审核，管理者代表批准。
3。2 文管负责质量体系文件的发放、更改、回收管理。 3.3 外来技术标准、图纸由综管部接收并转发。 3。4 综管部负责组织对现有体系文件的定期评审. 4工作程序：
4。1质量体系文件和资料的制定、审核、批准、按下列规定执行:
序号 1 2 3 4
文件类别 质量手册 程序文件 作业文件 记录表格
组织制定 综管部 相关部门 相关部门 相关部门
审核 管理者代表 管理者代表 部门经理 部门经理
批准 总经理 总经理 管理者代表 管理者代表
4.2质量体系文件和资料的归口、分类、编号。
4.2.1各类文件按4。1规定编制完成后，由管理者代表负责组织各分管部门参加对文件的适用性、符合性进行会审,批准.批准后的文件需要修改或更新时，要再次批准. 4。2.2经公司审批的质量体系文件和资料均应交综管部归口管理。 4.2.3文管负责将收到的质量体系文件和资料按以下4.3规定进行编号. 4.3文件编号和版本规定 4。3。1 质量手册的编号
质量手册编号：QM-001
其中：QM是质量手册英语缩写;001表示顺序号；
4.3。2 程序文件编号管理体系程序编号：MP—000
其中：MP是管理体系程序的英语缩写；
000表示顺序号，用三位数字表示。
4。3。3 作业指导书编号
WI-000 其中:WI是作业指导的英语缩写。
000表示顺序号，用三位数字表示。
4。3。4 记录编号
R—XX—000-00
其中：R是记录的英语缩写.
XX-000表示相关的程序文件或作业指导书的编号。 00表示顺序号，用两位数字表示。
4。3。5外来文件的编号
外来文件的编号，用“ZY000"进行编号。 例如：ZY001，表示专用第1号外来文件。
4.3.6文件的版本
第一次制订时用1.0表示，小部分修订时用1.1-1.5等表示，大部分修订或换版时用2。0、3。0……等表示。 4.3。7记录表单的版本
第一次制订时用1。0表示，修订时用2。0、3。0……等表示.
4。4文件的发放、领用、借阅和复制
4.4.1 质量体系文件分为“受控"和“非受控本”，“受控本"仅限于公司内部和审核部门使用；
“非受控本”为某种需要提供给公司以外的组织或个人使用.
4。4.2 文管制定《受控文件清单》，确定发放范围,经主管批准后，按清单统一分发，在《文
件发放、回收记录》上登记，并将要分发的文件封面加盖 “受控文件章”,并给出分发号,收文者应在《文件发放、回收记录》上签字。 4.4.3 文件的领用
a) 文件使用者应在《文件发放、回收记录》签名后方可领用文件;
b) 因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件;各部门分发号如下： 部门 分发号
总经理 01
管代 02
综管部 03
经营部 04
技术部 05
工程部 采购部 生产部 06
07
08
c) 因丢失而补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；如同一
个部门里面有分部门时，采用部门分发号加序号，如经营部:04—01……。 d) 发放部门作好相应发放签收记录。 4.4。4 文件的借阅、复制
借阅、复制与质量管理体系有关的文件，应填写《文件借阅、复制记录》，由管理者代表审批后向文件管理人借阅、复制。复制的受控文件必须按4.4。2规定由文管办理发放手续。 4.5文件和资料的保管。
4.5.1质量体系文件和资料的原件由文管负责保存。文件必须分类存放在干燥通风，安全的地方。 4。5.2已分发的质量体系文件和资料由文件持有部门指定专人负责保管。任何人不得在受控文
件上乱涂划改，不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
4。5。3文管每季度对各部门文件保管情况进行检查，确保公司各部和使用最新版本的文件和资
料.当文件更新后，相应的《受控文件清单》也应予以更新。
4.5.4计划、采购文件、通知书、清单等一次性有效文件由审批人批准后生效，不受上述规定限
制。此类文件的发放,接收人在原件的背面签字作为接收的证据. 4.6文件的更改。
4.6.1文件需要更改时，由需要更改的部门提出并填写《文件更改申请单》，说明更改理由并按
4.1的规定审批后,交文管保存.文管负责同时按《受控文件清单》和《文件发放、回收记录表》进行更改。
本文来源：https://www.dy1993.cn/9B1G.html
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2022-11-21
