文件管理制度

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×××食品有限公司



文件名称： 文件管理制度 文件编号：生效日期：编写人：审核人：批准人：XXX-SI-001 A/0 2023年02月11日

内部资料、不得翻印、否则无效






1. 目的

为规范本公司文件分类管理，提升本公司文件管理水平，特制定本制度。

2. 适用范围

适用于本公司所有文件的管理过程

3. 内容

3.1. 文件的分类

3.1.1. 食品安全管理体系文件，如：质量管理手册、管理制度等。 3.1.2. 工艺文件，如：操作规程、作业指导书等。 3.1.3. 技术文件，如：检验报告、检验记录等。 3.1.4. 外来文件，如：法律法规、相关标准等。

3.2. 文件的管理

3.2.1. 综合部负责本公司的食品安全管理体系文件、工艺文件、以及法律法规文件的管理，

负责相关文件的发放、回收、保存并作好相关记录。

3.2.2. 本公司的文件以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件，不作为执行依据。 3.2.3. 任何人不得在受控文件上乱改，不准私自外借，要确保文件的清晰、整洁和完好。 3.2.4. 综合部每年对文件进行一次全面检查。检查各类在用文件的有效性，发现问题及时处

理。

3.2.5. 由综合部每年定期组织对现有食品安全管理体系文件进行定期评审，必要时予以修订。

3.3. 文件的批准、使用与发放

综合部制定《受控文件清单》，质量安全总责任师审核、总经理批准后。由综合部依清单复印相应份数进行统一发放，文件领用人应在《文件发放回收记录》上签收。确保在文件使用部门或者相关人员处可以得到有效的使用文件。

3.4. 文件的领用

当因文件因丢失、严重破损或其他情况（如提供给顾客、供应商、认证机构等）而申请领用时，经其部门负责人申请及质量安全总责任师批准后方可领用。因破损而重新领用新文件，并收回相应旧文件。

3.5. 文件的保存及销毁

3.5.1. 所有文件原稿及其《受控文件清单》由综合部统一保存，各部门负责保存相关的文件，

文件编码应清晰，以便保存、检索与查阅。

3.5.2. 作废文件应加盖“作废”印章，由综合部收集后统一销毁。

3.6. 技术文件的管理

各部门负责对各部门的技术文件以及相关资料进行妥善保管、分档归类、及时更新，不得遗失。

3.7. 技术文件的种类

3.7.1. 原辅材料、包装材料的采购记录、入库记录。成品的入库记录、销售记录。 3.7.2. 产品生产过程质量控制的原始记录。



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