酒店会议室租用服务流程与规范

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酒店会议室租用服务流程与规范

流程

会议室租用服务流程与规范

名称

服务程序



（1）客人要求租用会议室开会，接待员应了解参会人数以及会议召开日期 （2）根据这两项基本信息查找会议订单，确认客人所需日期是否可提供适用的

会场

确认可租会议室

2．确定会议的具体要求

（1）若有合适的会议室，接待员应问清会议室的摆位方式（一般分课堂式、座

确定要求

谈式、剧院式等）、会议所需设施（纸、笔、白板、投影机、麦克风、电视机、录影机等）

下发会议租用通知单

（2）了解客人是否需在会场内摆放绿色植物或鲜花，如需要的应将所需摆放的

品种、数量提前知会酒店以做好准备 （3）清楚记录预订人的姓名、单位、联系电话

（4）复述会议室的预订日期、时间、人数、摆位方式、所需设备及其他会议特

殊要求、预订人的联系资料

（5）确保无误后，问清客人是否需提前过来看场以及费用如何支付，如客人表

示单位有专人签单的，请其提供签单人姓名 3．下发会议租用通知单

（1）所有资料落实后，接待员填写会议室租用通知单，将所有资料准确无误地

记录在通知单上

（2）将会议通知单分别派送到客房办公室、会场负责楼层、前台收银处、前厅

接待处，商务中心保存一联以备查询

（3）将会议室的预订资料写在交班本上并输入到电脑系统的预订日历上，发送

至相关部门（总经理室、公关营销部、客房部等）

相关说明 编制人员





审核人员



批准人员



1．确认有无可租用会议室

服务规范

文件管理部门



文件受控状态




编制日期 审核日期 批准日期

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