时间管理

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效率时间管理





爱迪生说“世界上最重要的东西就是时间”，马克思说“可以支配的时间就是财富”，彼得·杜拉克说“时间是最高贵而有限的资源”，所以如何有效率的运用时间是非常重要。

时间可划分为：大块时间，首要时间，零碎时间，固定时间，安静时间，弹性时间和交通时间。浪费时间可说是慢性自杀。把时间投资于工作，家庭，人际关系所得到的比金钱还重要的东西，就是时间的无形价值，所得到的金钱或报酬就是时间的有形价值。时间就是生命，就是金钱。时间管理就是合理地有效地利用可以支配的时间。时间的3效为效果、效率与效能。

第1代时间管理是备忘录型，其主要特色是写纸条。第2代时间管理是行事历型，其强调的是规划与准备。第3代时间管理是规划型，其制定的是优先顺序，强调的是超之在我。第4代时间管理是选择型，其强调一切以自然法则为中心，追求的是更快更好更有效率。

时间是过去现在未来的连续线。现在的时间管理强调的是人生愿景，要改变的是人的思想，值得去做的事情，就必须全身心地投入，全力以赴。时间的基本元素是事件，时间管理的关键是事件的控制。成功与失败的差异只有一点，失败者总说我没有时间，而成功者常说我会安排时间完成。要有效地管理时间就要抛开3个字；忙、盲、茫。

美国的哲学家金克拉说“你的成就是建筑在你能够服务别人，如果你能够协助别人实现梦想，你才能够让你自己美梦成真”。建立美满人生，首先要学会自觉，第二要学会倾听。环境不会改变，改变之道就是你能不能改变你自己，不是环境在创造人，而是人在创造环境。所有的结果是行动造成的，所有的行动是思考造成的，所有的思考是来自于我们的一念之间，我们的念头对不对。成为优秀领导人物的关键是工作表现与重视结果。

之所以要设定目标有以下理由：生活的方向与目标，克服怠惰的心态，专心致志，产生热情，区分轻重缓急，节省时间，省钱，确认价值重要性，提高效率，有助于继续前进。同时，在设定目标的过程中，我们也要遵守一定的原则：强调选择，强调内容和强调时间。在目标搜寻时也要经过4个阶段：勾勒出你的生命愿景，依据时间标准区分愿望目标及生命目标，职业理想的拟推和目标清单的开列。在进行时间规划时也要遵循60：40的基本原则。在进行时间规划时要注意，千万不要好高骛远，学习要保持弹性并且有结果代替形式。时间管理时要善于运用80：20原则定出ABC优先顺序，有效地授权。

在时间管理中有多项因素干扰时间的有效利用，其中包括外部因素和内部因素。

浪费时间的外部因素，包括电话干扰、不速之客、用人不当、社交闲谈、权责混淆、沟通不良、进度失控、资料不全、会议耽搁、文件复杂、工作搁置、安排旅行等。

过滤电话的步骤：处理，转接，暂缓，速办。不速之客的解决办法：转交别人，另外安排时间，简要回答，长话短说。如何应对不速之客：学习过滤，转移地点，站起来说话，避免被人找。用人不当的解决方法：教导员工善用时间，改善用人计划。社交闲谈的解决方法：过滤访客与电话，衡量办公地点是否恰当、设置暗示社交时间结束技巧，与工作无关时尽量保持站姿。权责混淆的解决方法：定期地更新工作说明，交出职责时授予同等职权。沟通不良的解决方法：学习改善沟通技巧，学习做一个好听众，使用恰当的字眼，了解非语言式的沟通。改善沟通的技巧：弄清目的，排除偏见，及时记录。资料不全的解决方法乃是认清重要性、排出优先顺序。会议耽搁的解决方法：会议要有目的及议程，派得上用场的人参会，合理安排会议时间，尽可能禁止别人干扰，有议有决、追踪执行。文件复杂的解决方法：文件读一遍后处理掉，不做授权给别人的事，文件过期一定要销毁，给档案标明寿命符号，不在一个时间做很多事。工作搁置的解决方法：记录工作日志，设立目标、



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次序、期限，学会授权。安排旅行的解决方法：寻找替代方法弄清目的，设计处理计划、备好工具，旅行之前确定约会。

浪费时间的内在因素包括危机应付、计划欠妥、贪求过多、事必躬亲、条理不清、欠缺自律、无力拒绝、做事拖延等。这些内在因素都是人为的因素，而人为的因素绝大多数是取决于他的心态和习惯。因此解决之道就是让自己培养更积极心态、养成良好习惯。因此，浪费时间的内在因素的解决办法就是，学习做你自己，做到自律、自控、自觉，唯有自律、自控、自觉，以诚实负责的心态来面对自己，你的工作在未来才会更有效率。

计划欠妥的解决方法有：制定计划表，确定每日目标，安排优先次序，确定完成期限。安排优先顺序的3个标准是：长期重要性，短期紧迫性和发展趋势。贪求过多的解决方法为：填写周工作计划，限制自己的反应，敢于提出拒绝。事必躬亲的解决方法是：学会授权，检查进度。条理不清的解决方法有：利用整合系统来记录，强迫自己定期限，安排好工作计划，学会授权。欠缺自律的解决方法有：设立个人与组织目标，安排优先次序，安排完成期限，运用日计划检查，学会专注的技巧，好习惯代替坏习惯。无力拒绝的解决方法有：认清可能的陷阱，学会拒绝的技巧。做事拖延的解决方法：要学会辨认，先做重要的事，监控自己的进度。

对每一个有成就的人来说、时间是你最重要的资产、管理时间就是在管理你自己。轻松管理时间5步骤：列单、组织、删除、习惯和成就。

妨碍时间管理的4种观念：时间是主宰、时间是敌人、时间是神秘物、时间是奴隶。成功人士的共同特性：有明确的目标、有积极的心态、善于自我激励、时间永远重要。时间管理策略：确定明确目标、分割量化目标、方向大于效率、目标要与价值观吻合、要有明确详细的计划、每天的目标必须完成、要制定辅助方案、固定时间做计划、每件事设定期限、凡事要马上行动、凡事分轻重缓急、先办重要紧急事、改变自我意向、做事专心专注、一次把事做好、检讨每天所做的事情、做最有生产力的事情、每天30分钟单独思考、随时注意行为和语言、每天早上要复习目标、要把痛苦和快乐分开、学习对无益的事情说不、必须善用自己的时间。

需要开会的4种情况：要获得决策、听取别人的意见、解决问题、传递信息的内容复杂且重要。会议开始的步骤：介绍与会者、讲明会议规则、介绍会议议程、指定会议记录员。主持会议的要点：收集信息、鼓励发言、中断冗长的发言、维持会场秩序。

设定目标是以未来为取向的思考。达成目标的条件：拥有强烈的欲望、坚定自己的信念、明确具体的写下目标。日计划的5步骤：确定当天的任务、估计时间的长短、留些缓冲时间、确定优先顺序、追踪与检讨。日计划4步骤的好处：对第2天有较好的心理准备、集中在重要的事情上面、任务整合达成合理化、改进自我控制。

当然，时间管理有许多的方法，具体来说有以下五个方面。

1.计划管理

关于计划，时间管理的重点是待办单、日计划、周计划、月计划。

待办单：将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘、未完事项留待明日。

待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。 待办单的使用注意：每天在固定时间制定待办单（一上班就做）、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项，每天坚持。

每年年末作出下一年度工作规划； 每季季末作出下季末工作规划；每月月末作出下月工作计划；每周周末五作出下周工作计划

2.时间“四象限”法



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