选用公文文种技巧参考

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选用公文文种技巧参考

少数拟文人员在日常工作中，然而据笔者的实际工作经验。还是 会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。

首先就会遇到这样一个问题：如何选择一个合适的文种来行文？ 要拟写一篇公文。

国务院于年月日发布的国家行政机文处理办法》以下简称《办法》 中己有明确规定：公文的文种应当根据行文目的发文的职权和与主送 机关的关系确定。对于公文文种的正确选用。

一、所选文种应当在法定文种之列

根据《办法》的规定，目前行政机关的公文共有13种，分别是: 命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、 批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案” 等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个例子：某机关 一拟文人员就某一项工作起草了一份总结，并拟行文上报给上级机 关，标题为“（省略发文机关）关于年情况的总结”。显然，将“总结” 直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何处理呢？ 一般 的处理方法是：选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中，因 行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送年情况总结的报告》 （该稿还可直接改为《关于年情况的报告》）。而当行文对象为不相隶 属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如《（发文机关）关于 报送试点工作阶段总结材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈专 项工作实施方案〉的报告》、《（发文机关）关于报送总结的函》、《（发 文机关）关于报送年度需求计划的函》、《（发文




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机关）关于报送〈'十 一五'重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例 子。

由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下另外一个细节，参照 《市人民政府办公厅关于发布〈市国家行政机文处理实施细则〉的通 知》（府办发（〕3号）第十一条中的规定：“正文标题中己标明所批 转、转发、卬发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不 标注'见附件'等字样”。（其他省市是否也有类似规定暂不详。）

二、文种选用应当严格遵守行文规则

关于这一点，笔者可为大家举一个例子：年上半年，本市某区因 申请建立某产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时 选用了 “请示”文种。根据《办法》的规定，“请示”文种适用于向 上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区政府与市政府的一个 部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请 示”文种行文是不合适的。那么，作为市政府的一个部门，在收到这 样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用 “批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确指出：“政府各部 门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文； 除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向 下一级政府正式行文”。而“批复”则适用于“答复下级机关请示事 项”，故类似上述例子可选用“函”来回复。在实际工作中，当发文 机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问 和答复问题，请求批准和答复审批事项。

三、正确选用“意见”文种

对照国务院办公厅年月日修订，发布的《国家行政机文处理办 法》，“意

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