文档管理工作总结

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文档管理工作总结

在不久前我还苦于不知这方面的工作总结怎么写，但经过一番具体的思索，我理清了思路。在这里，我们对如何进展文档治理分三个阶段来阐述。 1、生成期文件的治理

生成期的文件，处于制作、接收、处理与发出的过程中，需要检阅文件或发给其他部门及外单位。因此，需要建立非文件负责人也能随时找出文件的治理系统。对此类文件的治理，可建立以下一个流程：文件→文件套→杂志匣→文件柜。

按事由用文件夹对文件进展分类;根据一件事一个文件套的原则，每个人预备若干个文件套;按类别或内容将使用中的文件整理到文件套;可以用文件套的颜色对文件类别进展区分。将文件套收集到轻巧杂志匣中;把文件套整齐地摆放在轻巧杂志匣里并立于桌面上;责任人外出或离职时，务必将轻巧杂志匣放到“使用中文件柜”上;用标签纸制作杂志匣的标签，可做到干净美观并易于分类;由于可看到文件夹的标签，还易于检索;每个人都应当备有“使用中的轻巧杂志匣”，并在标签处填入人名。将轻巧杂志匣放在文件柜里;将办公室用的文件柜的局部空间划分出来，作为“使用中的文件柜”，可使办公室每个人每天的工作一目了然，便利工作交接及治理，并可临时性地存放文件资料;使用开放式文件架，检索、治理都很便利，避开文件私有化。




2、保存期文件的治理

有些保管在办公室里的文件过了几年后利用率就会下降，这样的文件可分为保存型文件和保管型文件。对此类文件建议建立一个“保存中心”的形式进展文件的永久保存和定期保存。保存型文件在性质上分为永久保存和定期保存两类，把需要定期保存的文件转移到保存型文件盒，保存型文件夹，保存型文件箱中，并标明“作废日期”，文件保存到期后马上废弃、扔掉或销毁。而对于需永久保存的文件资料，可以照旧使用原有的保管型文件夹、纸型文件盒等原型保管文件夹，不过，假如使用保存型文件夹将会更经济一些。假如把利用率低的保存型文件照旧放在办公室，将造成办公室的拥挤膨胀，铺张空间，防碍高效的治理。因此，建议选择经济的地方建立“保存中心”。 3、文件的废弃

保管型文件随着时间的消逝，其利用价值会降低，假如不准时清理，就会泛滥成灾。坚决要扔掉不需要与过期的文件，削减文件的数量，有效利用办公空间，节省费用。参照之前所述的文件治理方法，对于文件的废弃，可根据一下的方法进展： (1)、按文件进展废弃; (2)、按文件夹进展废弃; (3)、按工程进展废弃; (4)、按颜色进展废弃。

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