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文件标识规则
为使公司文件标识规范化,特制定如下规则: 1、文件编写要求: 1.1文件格式 .
全文字体为宋体;
正文标题字号为“小二或二号”加黑; 正文为“1.5倍行距”,无缩进。字号为“小四”; 正文中小标题字号为“小四”加黑;
编号字母大写,字母之间用短横线连接,字号为“小五”。
正式文件:须有发文单位、发文时间、主题词、发放对象、打印人员、打印份数。 非正式文件:须有发文单位、发文时间;装订成册的须有封面,封面上注明发文单位、发文时间、标题。
1.1. 3文件编题
质量手册、程序文件、作业指导书为: 1 1.1
1.1.1 A
A. 1等
政策制度为: 第一章 第一条
1
1)等 其它文件为: 一、 1、
1)、 ①等
1.2按照本规则规定的文件编号方法对文件进行编号,报办公室审批。
1.3文件编号均直接打印在文件页脚左下角,不能直接打印的如外来文件、证书、证件类、用专用印章加盖编号。
1.4文件的保密程度分三级:绝密、机密、保密,分别用★★★、★★、★、表示。标识于文件左上方,一般性文件不用标识,文件密级由总经理确定。
绝密文件:包括公司技术核心等绝密文件由总经理指定人员可查阅。
机密文件:公司关键技术等机密文件由部门经理和总经理指定人员可查阅。 保密文件:公司重要技术等保密文件由部门经理指定人员可查阅。 1.5文件的页码用分数形式(如1/2、2/2……) 2、文件及表格的编号方法 2.1 文件编号
K-XX-XXXX-XXX-X
K-BG-WI04-A
1
版号(A、B、C、D)
同一级别的相同类型文件的顺序号
程序文件为要素号,其余文件为顺序号,
(同一级别的不同类型文件的编号顺延,类型由各部
门根据实际情况分类,申报办公室,经备案后使用。)
文件类型(质量手册:QM、程序文件:QP、政策制度:PS、
作业指导书:WI、其它文件:OT、外来文件:EX)
部分代码:经营部:JY、加工部:JG、
项目部:XM、研究所:YJ、
办公室:BG、财务部:CW
康祥公司代号
▲质量手册:程序文件编号时“部门代码”可空位不填写,公司级的“政策制度,作业指导书,其它文件,外来文件”填写拟定部门的部门代码,各部门的文件填写部门代码。
▲.其它文件,外来文件编号时,版本号可空位不填写。 ▲“其余文件为顺序号”:例如:办公室“其它文件”分为行政类01、人事类02、 杂件类00;“作业指导书”分为设备说明书类01、计算机软件类02、书籍类03、其它作业指导书按流水编号为04、05、06……等;如《关于表彰2003年度公司先进集体、标兵、先进个人的决定》一文的编号为:K-BG-0T01-001,表示:此文件为康祥办公室拟制的其它文件类中行政类的第1号文件。本文件编号为:K-BG-WI04-A表示:此文件为康祥办公室拟制的作业指导书类的第四号文件,A版。
2.2表格的编号
KB-XX-XXX(XXXXXX)
版号(年、月、日各二位数)
顺序号
部门代码 表格代号
康祥公司代号
3.文件的受控标识
于每份的受控文件的每页若下方加盖受控章,填写分发序号及分发时间文件原称为000,复印件以001-999方式依序编号。
康祥科技办公室 受 控
分发序号
分发时间
K-BG-WI04-A
2004-2-4
2
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