文件标识规则

2023-03-25 20:08:15   第一文档网     [ 字体: ] [ 阅读: ] [ 文档下载 ]

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文件标识规则

为使公司文件标识规范化,特制定如下规则: 1、文件编写要求 11文件格式 .

文字体为宋体;

正文标题字号为“小二或二号”加黑; 正文为“1.5倍行距”,无缩进。字号为“小四” 正文中小标题字号为“小四”加黑;

编号字母大写,字母之间用短横线连接,字号为“小五”

正式文件:须有发文单位、发文时间、主题词、发放对象、打印人员、打印份数。 非正式文件:须有发文单位、发文时间;装订成册的须有封面封面上注明发文单位、发文时间、标题。

1.1. 3文件编题

质量手册、程序文件、作业指导书为: 1 1.1

1.1.1 A

A 1

政策制度为: 第一章 第一条

1

1)等 其它文件为: 一、 1

1 ①等

12按照本规则规定的文件编号方法对文件进行编号,报办公室审批。

13文件编号均直接打印在文件页脚左下角,不能直接打印的如外来文件、证书、证件类、用专用印章加盖编号。

14文件的保密程度分三级:绝密、机密、保密,分别用★★★、★★、★、表示。标识于文件左上方,一般性文件不用标识,文件密级由总经理确定。

绝密文件:包括公司技术核心等绝密文件由总经理指定人员可查阅。

机密文件:公司关键技术等机密文件由部门经理和总经理指定人员可查阅。 保密文件:公司重要技术等保密文件由部门经理指定人员可查阅。 15文件的页码用分数形式(如1/22/2……) 2、文件及表格的编号方法 21 文件编号

KXXXXXXXXXX

K-BG-WI04-A

1




版号(ABCD

同一级别的相同类型文件的顺序号

程序文件为要素号,其余文件为顺序号,

(同一级别的不同类型文件的编号顺延,类型由各部

门根据实际情况分类,申报办公室,经备案后使用。

文件类型(质量手册:QM程序文件:QP政策制度PS

作业指导书:WI其它文件:OT、外来文件:EX

部分代码:经营部:JY、加工部:JG

项目部:XM研究所:YJ

办公室:BG、财务部:CW

康祥公司代号

▲质量手册:程序文件编号时“部门代码”可空位不填写,公司级的“政策制度作业指导书,其它文件,外来文件”填写拟定部门的部门代码,各部门的文件填写部门代码。

.其它文件,外来文件编号时,版本号可空位不填写。 “其余文件为顺序号”例如:办公其它文件”分为行政01人事类02 杂件类00“作业指导书”分为设备说明书类01计算机软件02、书籍类03其它作业指导书按流水编号为040506……等;如《关于表彰2003年度公司先进集体、标兵、先进个人的决定》一文的编号为:K-BG-0T01-001,表示:此文件为康祥办公室拟制的其它文件类中行政类的第1号文件。本文件编号为:K-BG-WI04-A表示:此文件为康祥办公室拟制的作业指导书类的第四号文件,A版。

22表格的编号

KBXXXXXXXXXXX

版号(年、月、日各二位数)

顺序号

部门代码 表格代号

康祥公司代号

3.文件的受控标识

于每份的受控文件的每页若下方加盖受控章,填写分发序号及分发时间文件原称为000,复印件以001999方式依序编号。



康祥科技办公

分发序号

分发时间

K-BG-WI04-A

2004-2-4

2


本文来源:https://www.dy1993.cn/TTP4.html

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