公文处理概述

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第三章公文处理

一、公文处理的含义

如前文所言，公文能够逾越时空的限制，有效地传递公务活动所需的信息，可用于传达贯彻方针政策和有关指令、沟通上下级机关、发布法规和规章、沟通机关之间的横向联系、教育干部和群众、印证有关事实等，而公文从产生到发挥效用，中间存在着一系列必要的活动和过程，这个过程就是公文处理。公文处理是指对公文的撰写、传递与管理，即在公文从形成、运转、办理、传递、存贮到转换为档案或销毁的完整周期中，以特定的方法和原则对公文进行创制加工、保管料理，使其完善并获得功效的行为或过程，它是使公文得以形成并产生实际效用的全部活动，是机关实现其管理职能的重要形式。

《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔 2012〕14号）中，第四条条款明确指出：公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

二、公文处理的运行流程

公文处理的基本任务就是及时、准确、有效地创制、加工、传递、保管、处置公文，为公务活动提供适用的信息，其具体内容可以概括为以下五大流程：

创制公文，即由从事公务活动的机关和其他社会组织以下统称为机关对有关的信息材料进行系统的收集、加工、整理创造出适用的信息，然后将其记录下来撰拟成文稿，经修改、审核完善并签发确认其正式效用之后，再经印制等一系列工作环节最终形成正式公文。其中信息的搜集与加工创造对公文创制至关重要。

传递公文，创制完毕的公文根据一定的规则以多种通信方式递送给收受机关。

办理公文，即根据法定的职责权利，收受来自各有关方面的文件，经过分办、批办、拟办、承办、传阅等工作环节，对文件进行阅读、加工，从中提取有用信息，了解有关事物的面貌，解决公文所针对的工作问题，包括以创制新公文的方式。

处置办毕公文，即根据一定的标准分别对已办理完毕的不同公文的归宿作出安排，立卷归档、清退、销毁、暂存。

管理公文，即为使上述四项任务能有效完成，而对公文所实施的科学、系统的保管料理措施，公文的收发、传送、登记、清理分类、用印、签注，建立检索体系，提供查阅，对公文运转过程的组织与监控，以及对公文机密与安全的维护等。

三、公文处理工作的性质

公文处理工作的性质是由公文处理活动的特点决定的，因此探讨公文处理工作的性质，离不开对公文处理活动特点的分析。

公文处理活动是公务活动的重要组成部分，它与其他公务活动在性质上既具有相同性又具有差异性，公文处理活动的特殊性体现在它的严肃性、辅助性和应用性。 （一）严肃性

公文是国家管理的工具，它是为解决国家或集体的事务而制定存在的。公文处理活动是国家管理工作的一部分，因而无论在其内容、作者的身份，处理的质量和国家利益的安全等方面都具有特殊性，也就是高度的政治性、权威性、周密性和机密性。

首先，公文的内容具有很强的政治性，公文处理维护的是统治阶级的根本利益，公文处理的服务对象是事关社会整体的政治统治，公文记载和表达的是法定作者的意图，政治上必然服从它的法定作者，因而这种活动责任重大，需郑重严肃，来不得丝毫的马虎懈怠。

其次，公文的作者必须是法定的，具有权威性的。公文不是个人的作品，“公文姓公”，是社会组织的产物。公文的作者是指能够以自己的名义行使权力和承担义务的社会组织或其代表。在公务联系中，必须以法定的名义行文，“名正”则“言顺’，“言顺”则“事成”。法定作者的职能身份，赋予了它在公文处理活动中等同的权威，超越了自己的权力与义务范围，


其公文或处理活动就为无效。

第三，公文处理活动要讲究必要的周密性。公文处理是一个环节众多、参与人员众多、“牵一发而动全身”的活动，因而须有一整套有序有效、有条不紊、设计周详、衔接紧密的程序、制度、步骤、方法，而且还要建立完整的质量评估体系，这样公文处理活动才能做到程序规范，制度健全，责任清楚，步骤具体，方法得当。

第四，公文处理活动具有一定的秘密性。公文处理既然是维护统治阶级的根本利益和法定作者的具体利益的，那么其自身必须具有有效的保障机制，绝大多数公文都有特定的读者对象，其内容和表现形式必须针对这些读者对象，一部分公文更因其涉及到国家的利益和要务的安全，必须以有效的保护手段将其限有于一定的读者群和特定的时空内，这就是公文处理的秘密性。

（二）辅助性

公文处理活动是公务活动的组成部分，它为国家管理工作和社会组织的各种活动提供了必要的条件和保障，因而是一项辅助性活动。任何的机关、社会组织不管其具有怎样的业务范围和职能权限，它的基本管理职能主要是计划组织、指挥、控制和协调，这些管理职能的实现离不开公文处理，因为只有通过公文处理才能将管理中的各种信息记录下来，传递交换出去，而各项管理职能的实现必须依托准确、全面、系统、适用的信息。换言之，也就是要以公文处理活动为其基础，为其提供可能。因此，公文处理活动具有辅助性，辅助性又包含业务性、定向性。

首先，辅助性体现为业务性。公文处理活动涉及管理职能的每一个环节，它和社会组织所能承担的具体业务活动密不可分，必须服务于这种特殊业务活动的需要，社会组织行政管理的主要内容是办文、办会、办事。这“三办”之中，办文尤其重要，它常常是办会、办事必须借助的工具，因此，公文处理具有明显的业务性。

其次，辅助性体现为定向性。公文是办事传情，沟通信息的工具，它有特定的读者对象，有具体的实现目标；有明确的功用，其内容有极强的针对性，而且有限定的行文规则和运转轨道。如不履行法定的程序，就是无效活动，所以，公文处理必须考虑目标的实现和服务的对象的特殊性，才能做到有所针对。

（三）应用性

程序化是公文处理活动的一个明显特征，公文的管理、归档都是由一整套应用技术和方法构成的。人类的公文处理活动经过了长期的实践，反复的探索，已经逐步形成了基本完整的具有很强的应用性的思想、程序、方法和技巧。应用性使公文处理活动突出了它的操作性和实践意义，各种科学的理论和原理必须投入到实际的应用中去，公文处理的实践性要求公文处理的工作人员做为活动的主体，应该起到主导的作用，充分地发挥积极性和创造性，不断提高自身的素质，使各种具体门类的技术和方法真正能为我所用，投入实际。公文处理的应用性，派生了它的专业性和技术性。

公文处理活动包含着多门类的专业技术，活动内容和门类、环节的众多，要求对此项工作实行专业性划分，以便参与人员各司其职，分工协作，这就需要对参与的人员实施专业化的培训，掌握专业化的知识，具备专业化的能力，建立专业化的队伍，实行专业化的管理，设立专业化的机构„„这些都体现了公文处理的专业化特点。

公文处理还具有特定的技术规律。公文处理技术水平的提高有赖于社会科学技术、经济、文化的整体发展，像计算机技术、信息记录处理技术等的发展对公文处理工作都产生了并仍在产生着巨大的影响。各种新的办公材料和技术方法、手段的运用，正从根本上改变着公文处理活动的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝着更可靠、更快更优的方向发展。

而公文处理活动的高质、高效也正在深刻地影响着人们的观念和管理效率，使人们充分认识到了这项活动的复杂化和技术化，认识到了细化和深化公文处理活动分工的必要性，并

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