浅谈学校档案工作的重要性

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浅谈学校档案工作的重要性

作者：何琴

来源：《教育教学论坛》 2013年第11期



何琴

（湖北中医药高等专科学校，湖北荆州434020）

摘要：学校档案工作是学校各项事业建设重要环节。本文从专业人员素质、档案特殊作用和档案宣传教育等方面谈论学校档案管理的重要性。加强学校档案管理，对促进学校和谐发展、使学校更好地服务社会具有重要意义。

关键词：学校档案管理；档案工作；重要性

中图分类号：G640 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2013）11-0142-02

档案管理工作是学校管理工作的一部分，是维护历史真实面貌的一项重要工作。科学规范地管理档案，是衡量一个教育机构办学成绩与管理水平的重要尺度。学校档案记载着这个学校发展史上的优秀成果，对研究本学校的办学成绩和科学发展提供了第一手资料，是进行科学分析，扬长避短，制定发展方向的好教材。本校档案室充分发挥其储藏和利用档案的功能和潜力，为本校的教育教学及各项工作提供了有效的服务。档案工作是必要的，在学校发展过程中它具有不可磨灭的作用。

一、档案是学校工作查考的依据

档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为学校工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次，它保留着真切的历史痕迹，如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有学校领导人或有关人员的亲笔签署或批示；许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料，如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。

二、档案是宣传教育的生动素材

近年来，我国档案事业步入了新的历史发展时期，各级档案部门解放思想，改革创新，逐步把工作重点转移到为社会主义物质文明和精神文明建设提供档案的利用服务上来，通过《中华人民共和国档案法》颁布实施，我国档案工作重新走上了依法管理的轨道，档案事业的宏观管理得到全面加强；各类档案收集、整理、鉴定、保管、统计和现代化技术的运用工作扎实推进，档案在为学校各方面服务中发挥了重要作用。

三、学校档案工作是办好和谐学校的重要基础工作之一

档案管理工作反映学校在各个时期各项工作活动中形成的该归档保存的文件、资料、报表、照片等不同载体的文件材料和上级党政机关制定的需要贯彻执行具有使用价值的文件材料所组成的档案，是学校工作活动的真实记录，是各级领导今后进行科学决策和管理的重要信息资源，具有很高的利用价值。档案机构是学校的历史宝库，是全校的历史资料和特有的知识、技术等资料的库存地。它服务于学校的各项工作，同时也是对外服务的窗口，是社会公信度最高的部门。随着时代的进步，学校的办学规模迅速扩大，专业设置、师资队伍、教学条件、学生数量


等也迅速增多，因而产生有保存价值的资料也越来越多，因此要建立与学校工作相适应的档案机构。

四、专业档案管理人员是档案工作的核心

档案工作是一项业务性很强的工作。档案工作人员不但应该具备必要的政治、思想素质外，还必须具备较扎实的档案理论基础知识和较系统的档案专业知识，既要懂得档案学的自身规律，又要掌握一定的和本专业有关的相关学科知识，做到勤于学习，一专多能，才能满足档案工作发展的需要。档案工作人员要具有对档案事业的热爱之情。档案工作是一项服务性的工作，它在教育事业发展起着重要作用。由于档案内容的广泛性，要想全面地掌握它也绝非易事。因此，想要在档案事业上取得一定的成绩，就必须要热爱档案事业，甘于奉献，以百折不挠的毅力和献身事业的精神，努力学习，加倍工作，用辛勤劳动去完成档案工作。档案工作人员要具备档案学及相关学科的专业知识。档案工作性质要求，档案工作者既要有较深的档案专业知识，又要懂得学校的教学规律、教学管理等，并对各教学专业的教学情况、专业特点做到心中有数，才能保证档案材料收集完整、组卷准确。

五、建章立制、规范管理，使档案工作科学化、制度化、规范化、现代化

要做好学校档案工作，在解决了思想认识方面的问题后，重要的工作就是要建立健全档案工作的各项规章制度，使档案工作有章可循，在加强档案工作的科学化、制度化、规范化上做文章，努力实现学校档案管理的现代化。学校档案工作面广、量大、门类较多。文书档案、照片档案、会计档案、科研档案、教学教研档案、学生学籍档案等等，样样俱全。要做好这些档案的收集、归档、整理、利用工作，必须要有一系列的规章制度做保障。要明确学校各个部门的责任和任务，明确各个不同时期档案工作的侧重点，明确档案材料收集归档的范围，才能建立起一个档案工作的良好基础。例如：在档案材料的收集上，明确提出各种材料的归档范围、归档时间和责任领导。收集工作要做到口勤、手勤、腿勤，尽量把文件材料收集齐全完整；在规范管理上，收发查阅强调保密，收集整理强调完整，组卷归档准确，整理装订标准等，这样才能保证档案工作做到更好。从目前来看，要实现学校档案管理现代化，首先要使档案工作技术现代化。要利用计算机技术、扫描复制技术等，提高档案工作的工作效率和质量。其次，要实现办公自动化，配合政府“无纸化办公”网络的实现，尽快完善完备各种条件，并且解决好办公自动化过程中档案工作将遇到的新问题，使档案工作适应新形势的需要，满足学校各方面工作对档案工作的要求。

六、高度重视、加强宣传，增强学校的整体档案意识

档案工作是学校整体工作的有机组成部分，学校的每个部门、每个教职工都会直接或间接地与之发生密切的关系。只有具备齐全、完整、准确的档案，才能使学校领导了解过去、认识现在、预见未来，从中寻求出学校发展的基本过程和规律，便于做出切实可行的决策，促进学校工作的发展。要达到这一目的，首先必须要领导重视，把档案工作真正提到议事日程上来，并且还要在人、财、物等方面解决好档案工作中存在的困难和问题。学校领导要善于利用档案指导学校的教学和科研工作，支持档案部门积极地做好档案的管理和编研工作。其次是档案工作人员要具有强烈的事业心和责任感，默默无闻地踏实工作。做到学校工作进展到哪里，档案工作就延伸到哪里，主动地适应和有效地服务于各项工作。最后，加强档案宣传工作的力度，增强学校的整体档案意识，使全体教职工都能认识到档案工作的必要性和重要性，认识到档案工作不但对学校的工作有重要作用，而且与每个教职工个人的过去和将来都息息相关，从而关心档案工作，配合档案工作，重视对档案材料的积累和保护。鉴于档案的重要性，作为档案从业者，我们就要保护好、管理好档案，要依法行使自己的职责，定期接收档案，妥善保管好档案，为档案的利用创造条件、提供方便，特别是应做到以下几点：（1）要维护好历史的真实面貌；（2）要忠于和热爱档案事业；（3）要具备全心全意为人民服务的精神；（4）要有良好的


保密习惯；（5）要树立高度的法制意识和观念。同时更要勇于改革、大胆创新，以饱满的工作热情、奋发向上的精神，为发挥档案事业的作用多做贡献。

参考文献：

[1]段娟鹃.档案管理工作初探[J].山东档案，2006.

[2]何银瑞.新形势下改善档案管理工作策略[J].魅力中国，2009，（3）.

[3]张景华.浅析档案管理工作的现状与对策[J].中国档案，2004，（11）.

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