公文、函件管理规定

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公文、函件管理规定

1公文机密程度

1.1绝密：极为重要并且不得向无关人员泄露内容的文书； 1.2秘密：次重要并且所涉及内容不得向公司内外无关人员泄露的文书；

1.3机密：不得向公司以外人员透露内容的文书； 1.4传阅：在本公司内部传阅或传达的文书。 2公文种类

2.1请示、报告、通知、公函、会议纪要等； 2.2根据公文种类不同，应使用统一的文件格式。 3公文签发制度

下列公文必须经集团商管公司总经理批阅后方可对外发送: 3.1集团商管公司所有向集团领导(有关部门)报送的文件等、对外(包括主力店)正式公文(函)、下发的红头文件、总经理办公会议纪要；

3.2以公司名义对外(政府、合作伙伴等)发送的重要文件，各地商管公司总经理须提前向集团商管公司总经理报告，经过集团批准后方可对外发送。

4文件传递规定

4.1文件传递必须使用集团统一的OA办公系统；

4.2各地商管公司行政部负责文件分递，根据文件类别按专业依次分转给部门、分管副总经理、总经理审批。

5文件发送确认制度

书面传真文件应当在发送完毕后立即进行有效确认，并做好相关记录。

6各地商管公司上报文件的程序要求

6.1各地商管公司上报重要文件必须由经办人、部门经理、分管副总经理、总经理签批后，按公司规定程序办理；


6.2上报文件必须严格按照集团商管公司规定格式填写，如发现漏报、错报，一律退回重新上报；

6.3发放公文一律加盖印章

附件公文如有附件，应在正文后注明附件的名称和顺序； 发文时间在正文结束之后，注明发文的日期及时间； 6.4公文处理必须做到准确、及时、简便；公文由行政部统一收发、传递、用印、立卷、归档。

7公文档案保密制度

7.1各地商管公司经营活动，所有涉及商业、技术机密的文件、文稿等，均应纳入保密范围；

7.2各地商管公司(部门)在日常工作过程中，应根据集团保密制度确定经办文件和记录所涉及的机密文件、保密级别、保密期限；

确定的保密级别和保密期限必须严格遵守，如有泄密，集团商管公司将追究当事人及领导责任；视情节对于当事责任人将给予警告、记过、直至除名等行政处罚。

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