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《公司文件下发管理制度与程序》
江淮建设股份有限公司文件下发管理制度与程序一、目的为进一步完善公司文件管理,让公司文件的下发更加规范、合理,从而提高公司下发文件的质量和提升下发文件的效率,特制定本制度。 二、适用范围本制度适用于公司各部门的文件下发工作。
三、管理责任1、综合办是公司文件的统一管理部门,主管本公司并负责指导各部门的文件下发工作。
2、公司各部门在文件管理中必须严格执行公司相关保密规定,确保公司信息安全。
四、发文规则1、公司文件的下发由相关部门起草,未涉及跨部门事项的文件,归各部门管理,由部门经理及分管领导审核后,呈交总经理审阅批准之后生效; 涉及跨部门事项的文件,发文部门起草后,应先征求相关部门意见,并经相关分管领导审核后,呈交总经理审阅批准后生效。
2、综合办设立专门人员对公司文号及发文格式进行管理。批准生效后的文件原件及电子档备份由综合办存档,并统一编制文号,最后将修订好的电子文档或书面文档发至相关部门,并保存发文记录。
五、文件格式1、文件一律采用A4或B5型号的纸张打印,页面边距按标准版面。
2、主标题(又称一级标题)为二号宋体(加粗); 二级标题为三号黑体; 三级标题为三号宋体加粗; 正文均为三号宋体。
七、文件审批程序1、公司的文件采取逐级审批的程序,应将拟制的文件报送直接上级审核。
2、公司领导审批后,再由综合办统一发放至相关部门。
3、文件审核(批)的重点是:是否需要行文; 是否符合公司的规章制度; 是否应与有关部门协商、会签; 文种使用、公文格式、文字表述是否符合本制度规定等。
4、公司颁布的规章制度以及涉及公司全局的文件,正式发文前应先经总经理审核,由总经理签字或盖章确认。
八、文件发放办法1、按各部门、各级领导职权划分的规定,各级领导负责签发职权范围内报送的文件。
2、有关规章制度、管理办法以及关系公司全局的文件由总经理签发。 3、法律文件由法定代表人或法定代表人授权的人员签发。 4、文件在公司领导签字或盖章后生效。
5、文件发放人员负责本部门的发文,对于公司全部发文,要进行登记,即填写《发文登记表》。
6、文件收发人员应将原件进行归档管理,将文件的复印件发至抄送部门,并将相关文件电子版上传到公司群共享。
九、收发效率与管理1、公司综合办负责公司的文件发放工作,所有针对公司全部人员下发的文件一律由综合办人员进行登记,即填写《发文登记表》。
2、文件发放人员必须尽职尽责,在发文的各个环节都要严格登记手续,使文件的流转方向和办理过程一目了然。
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