秘书公文的写作格式和范文

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秘书公文的写作格式和范文

写作是秘书工作的主要任务之一。本文为写作提供了基本指导，欢迎大家阅读参考。

(一)含义、功能和性质

“函”是非挂靠机关之间“适用于谈判工作、问答问题、请求批准和答复审批事项”的公文文体。

这里的“信”是指公函，是谈判公文，也叫询价公文。多用于平行或非下属机关之间的请示、答复、协商、联系甚至请求批准，不具备报告、指示功能。但它是庄重的公务，所以叫“公函”，是公文。需要单独出具信号，按程序出具，归档；它不同于日常事务中的“便函”，如介绍信、吊唁信、表扬信、批评信、贺信等。也不同于私人信件。 (2)类别

1.协商、询问并请求批准。

2.知道，就是主动说一件事，不回复。 3.回答问题和请求。

前两个是主动发的，叫“发函”，第二个是行动回应，叫“回复”。 (3)格式和书写

“信”的写法和信大致相同，因为是庄重的公务，所以要有一定的格式，要有礼貌，要谦逊，不要用命令的语气或粗鲁的语气。

1.信头：印有“标题”的信纸，单个字母编号，在“字母编号”后加“信”字。 2.标题：写信、寄信的机关，涉及的事项，语言要明确表示是来信还是回信。 3.前一段：受信机关或领导。

4.正文：“发一封信”一般是在开头提问题，说明是什么或者是针对什么，根据什么。主体表达需求，讨论什么，告知什么，要求什么，即要求对方做什么。结尾询问何时回复，适当的礼貌用语，如“请多多帮助”、“希望格兰特x是莲花”、“希望同意”；“请来信回复”、“希望回复”、“希望尽快通知”等等。有附件要说明，附件是交付物资的附函，写在主体上，但不能写在信尾。在“回复”的开头，有必要总结一下信的内容，比如“LetterNo。* * * * * * * *已收到”。受试者写下他对信中讨论的问题的态度和意见。最后如果同意可以写希望，如果不同意可以提供另一种方式，也要用客套话。

5.以下段落：寄件人办公室，日期，年月日，公章。 6.信的结尾：给当局发一份复印件。 (4)起草公函应注意的问题 1.中心清晰，不绕圈。 2.原因很清楚，不是空谈。 3.要有礼貌，不要客气。 对例子的简要分析 秘书信函示例1:

关于派XXX同志来香港培训的函 Xx委员会：

1985年，上海海事局海员医院订购了美国制造的高效液相色谱仪。应卖方香港贝克曼仪器公司的邀请，拟派上海海员医院药剂师赴香港进行为期一周的培训。根据订单合同，公司将提供从广州到香港的往返差旅费以及在香港培训期间的交

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通、住宿和餐饮。

请告诉我们是否可以。

附上一封邀请函和一份贝克曼仪器公司的签名报纸。 Xx部门 1986 月日 简要分析：

例l是“发函”讨论工作请求的审批，因为不是挂靠，是主管单位，所以用“函”。课文只有四句话。前三句是一段，说明原因和条件，最后一句从另一段开始，委婉的提出来表示赞同。你可以写“请来信告知”或“请发电报给我们”，因为他们没有关联。以下为附件，供日后参考。书写清晰工整。 例2(见下页): 来自.的信

1983年5月30日，国家档案局向中央办公厅、国务院办公厅报告说，可以用两种圆珠笔墨水书写文件，两局领导批示同意。现将报告转发给你们。请研究并逐步推荐322(黑色)和424(纯蓝色)墨水填充的笔芯，以方便日后档案的持久保存。其中322黑墨水写的文件更适合复印和微缩。

关于两种圆珠笔芯的生产安排和商标设计，轻工业部第一轻工业局于1983年12月9日通知了有关单位，现寄第一轻工业局函供参考。

附：1。国家档案局《关于两种圆珠笔油墨可用于书写文件的报告》；轻工业部第一轻工业局22号函。(略)

轻工业部办公厅、国家档案局办公室 1984年1月24日 简要分析：

文秘公函的例子2是根据知识发一封信，主动告知事项而不回复。标题三、发信权限、理由和语言。前段很多收信单位都是用具体单位笼统写出来的。文字，主动告知可以用来写文档的两种圆珠笔墨水的来龙去脉，推荐使用，转发报告审批文件；然后由生产主管部门将两个圆珠笔芯的生产、商标等事宜传达给相关单位，并转交信函。结论是“供参考”，很恰当。把这两份文件附在信的末尾。最后签名，单位，日期。 秘书信函示例3:

国务院办公厅关于悬挂国徽的批复 XX省人民政府：

198.我们从2008年6月3日开始学习。关于悬挂国徽和县级以上地方人民政府机关名称、品牌的问题，答复如下：

一、县级以上地方人民政府悬挂中华人民共和国国徽。 二、省、自治区、直辖市人民政府的国徽，直径八十厘米；自治州、县、自治县、市、市辖区的人民政府和地区行政公署悬挂的国徽，直径六十厘米。 三、县级以上人民政府悬挂的国徽由国务院统一颁发。 四、国徽一般应悬挂在机关正门上方中央。

5.县级以上地方人民政府组织体系因行政区划变动等原因发生变化时。不必要的国徽应交回发证机关。 六、县级以上地方人民政府应当在机关正门悬挂机关法定名称标志。行政公署悬挂的标志上未冠以省(自治区)名称的；自治州、县、自治县、市人民政府的标志上未列明省(自治区、直辖市)名称的；市辖区人民政府悬挂的标志上的冠市名称；

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