公司行政部的职能及组织架构

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公司行政部的职能及组织架构

〔行政部草拟〕

公司行政部是管理企业“物〞的部门，是一个企业的三大支柱〔资

源、执行力、开展战略〕之一。行政部的工作主要包括日常办公、行政接待、会议管理、公关事务、平安保卫、总务后勤等六大局部。每局部详细说明如下：

职能1：日常办公。主要包括制定本部门的工作目标，拟订本部门的月度、年度工作方案；组织编写公司办公事务管理规章制度起草工作，报请上级领导审批后严格执行并组织实施和监督、检查制度的落实情况；管理企业的财产物资，建立行政财产物资账册并定期盘点；按照公司月度、年度财务预算，对办公费用支出进行审核与控制，并确认费用分摊范围；管理企业的档案、印信、图书及各种公文、信件；拟定公文〔函〕及信件；办公设备的清洁、保养及维修报废程序。 职能2：行政接待。主要包括来宾登记、接待和引见；接收转发 及信件，将工作信息记录、整理并建档；分发企业文件、通知，做好分发记录并及时归档；制作、打印、复印通讯录等办公文件；预定机票、火车票及酒店；接收、反应并处理工作中出现的各种问题。

职能3：会议管理。主要包括会议前的准备工作：根据需要安排适当的会议场所；备齐会议所需设备，并进行调试，确保其能够正常使用；将准备好的议事日程分发给与会者；复印会议所需的相关文件资料；准备出席人员的登记簿、会议记录本等会议所需用品；与无法出席会议的人员进行必要的沟通，为其提供帮助；做好开会过程中的

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各项安排：带齐会议所需品，提前到会；安排好会议座次，备齐茶水；安排与会者在出席登记簿上签名；协助提供会议所需的相关文件资料；做好会议记录；会议结束后相关事务的处理：将会议中使用的所有文件资料收回存档；整理会议记录，由会议主席或上级领导签字后分发各个会议成员或相关部门；复印归档会议中产生的文字资料。 职能4：公关事务管理。主要包括协调公司内外各方面的关系；开展公众关系调查，及时掌握内外部客服动向；开拓、维护媒介资源，掌握信息传播的渠道和方式；审阅公司对外发布的稿件，配合其他部门开展公关活动；参与处理公司的突发危机事件等。

职能5：平安保卫。主要包括贯彻执行公司的安保制度和安保程序；规划并建设公司的平安设施，同时做好防护工作；组织开展安检活动，及时发现平安隐患并向上级汇报；处理各种突发平安事故；进行日常的安保管理工作，重点检查容易存在平安隐患的办公场所和部位。

职能6：总务后勤。主要包括拟定总务后勤管理制度，并组织实施和监督、检查制度的落实情况；编制总务后勤的经费支出预算，并对经费的使用进行必要的控制；管理公司车辆的安排、保养、维修、车辆手续办理等；负责员工食堂的日常管理工作；负责员工宿舍的日常管理工作〔现公司还未设立员工宿舍〕；负责公司环境卫生和绿化工作；管理企业其他的后勤保障事务。

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