如何用word制作常用公文

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如何用word制作常用公文

作者：富顺局 江平



近年来，公文写作越来越受到各级机关的重视，国家早在１９９９年就印发了《国家行政机关公文格式》（ＧＢ／Ｔ９７０４——１９９９），并于２０００年发布了《国家行政机关公文处理办法》（国发［２０００］２３号），但长期以来，在公文的制作与排版上,特别是如何用word制作常用公文，我们一直难以找到一个很好的办法来制作规范的公文。为此，笔者根据国家规定,结合多年来制作公文的经验,进行了简要的整理，总结出以下用word制作常用公文的程序和方法,供大家参考。

第一步，进入word界面。 第二步，页面设置。从“文件”栏中单击“页面设置”，弹出选项，在“页边距”栏中选择“上：37mm；下：３5mm；左：28mm；右：２6mm”。在“纸张”栏中选择“纸型：Ａ４；宽度：２１0mm；高度：２９7mm”。在“版式”栏选择“奇偶页不同：√；页眉：１５mm；页脚：２８mm”。

第三步，发文字号。如果是下行文，则将光标移至页面103mm位置（在word界面的下面显示有“位置：X X”字样，光标上下移动，“位置”数据会跟着变化），用３号仿宋输入内容居中即可；如果是上行文，则将光标移至页面158mm位置，左空１字用３号仿宋输入发文字号，然后右空１字用３号仿宋输入“签发人”加全角冒号，后用３号楷体输入签发人姓名；如果是平行文，则将光标移至55 mm处，对齐页面右边输入发文字号。下行文、上行文、平行文（函）发文字号位置是由《国家行政机关公文格式》和《国家行政机关公文处理办法》的规定决定的,公文用纸为A4型纸,幅面尺寸为210mm×297mm。因发文字号位于发文机关标识下空2行位置（按3号仿宋字高度约为20mm），加之下行文和上行文要留出天头37mm，下行文发文机关标识距版心上边缘25 mm（上行文为80 mm），发文机关标识高度21mm（高限22mm），故下行文发文字号的位置应为37+25+21+20=103mm处，上行文发文字号的位置应为37+80+21+20=158mm处；而平行文（函）按规定发文机关上边缘距上页边30mm，发文机关标识高度21mm，发文机关标识下边缘4mm处有武文线（上粗下细），故平行文（函）发文字号的位置应为30+21+4=55mm处。

第四步，标题。在发文字号后空两行位置用２号小标宋简体字输入内容，并进行段落调整。可选定标题后，点击鼠标右键，弹出对话框，单击“段落”，再弹出一个对话框，选择“行距：固定值；设置值：40磅”（即以２号字高度加２号字高度７／８倍的距离为一基准行）。

第五步，主送机关。标题后下空一行位置顶格，用３号仿宋字输入主送机关内容。如果主送机关不止一行则第二行同样顶格。

第六步，正文。在主送机关下一行空２个字位置，用３号仿宋输入正文内容。

第七步，附件。公文如有附件，则在正文之后空一行并空２个字位置用３号仿宋字标识附件，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码。如“附件：１．X X X X”。附件名称后不用标点符号。装订在正文中的附件还应在左上角第１行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，这里的“附件”后不能用冒号。

第八步，成文日期。在附件后（无附件则在正文后）空３行位置（如果是办公室文件则空２行即可）输入成文日期，但须右空４个字。可采用插入办法，单击word“插入”，选择并点击“日期和时间”，弹出对话框，选择“语言：中文（中国）；可用格式：二〇〇六年X月X日”。

第九步，附注。在成文日期下一行空２字位置，用３号仿宋输入附注内容，同时将附注内容用小括号“（）”括上。如回复提案、议案、人大代表建议，以及请求等，需采用附注方式标注联系人及联系电话，中间空１个字但不用标点符号。


第十步，正文段落调整。将全部正文选定，用调整标题行距的办法进行正文段落调整，但正文的设置值为２８磅（即以３号字高度加３号字高度７／８倍的距离为一基准行）。

第十一步，印刷版记。位于公文的最后，且在最后一页的底端。首先用３号黑体输入“主题词”，并加全角冒号，然后用３号小标宋简体输入词目，每个词目间空１个字的位置。在主题词下一行左空１个字位置用３号仿宋输入“抄送”，后加全角冒号，然后输入抄送单位，抄送单位之间用逗号隔开，最后用句号结束，如果抄送单位不只一行，则对齐第一个抄送单位的位置排列。在抄送机关下一行空１字位置用３号仿宋输入印发机关；在同一行右空１字用３号仿宋输入阿拉伯印刷日期。每项内容之间用反线隔开，最后一项内容下面同时要加上反线，反线的长度同版心宽度。

第十二步，设定页码。首先从“插入”栏中单项击“页码”，弹出选项，选择“位置：页面底端；首页显示页码：√”。然后，单击“格式”，弹出“页码格式”对话框，在“数字格式”栏选择“- 1 -”格式。最后，双击显示的页码，选定后选４号白体字，同时，将奇数页右空１个字的位置，将偶数页左空１个字的位置。

还要注意一点，在每个对话框结束之后须点击“确定”，否则选项无效。

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