历年公文写作简答论述题整理

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1.试述公文的基本含义。答：（1）公文形成的主体是国家机关及其他11．简述确定抄送机关要掌握的原则。答：①抄送机关要限于同文件社会组织。这些机关或组织都是依据宪法和有关法律、章程、决定建内容有关，需要对方知道或者协助办理的机关，既不能滥报滥送，也立起来的，是具有法定地位的。这种法定的地位赋予了这些机关与组不能漏报漏送。②各上级机关的请示，不可同时抄送下级机关；向上织在自己的职权范围内制定和处理公文的权力。（2）公文形成的必要级机关的报告，一般也不要抄送下级机关。③向下级机关的重要行文，条件是行使职权和实施管理。具有法定地位的机关与组织都有自己的可以抄送直接的上级机关；翻印或原文转发上级机关的文件，不要再组织系统、领导关系和职权范围，有自己主管的事务与办事意图。它上报上级机关。④在一般情况下，下级机关不得越级行文请示、报告，们在行使职权和实施管理的公务活动中，必然会产生体现自身意志的也不得越级抄送文件。因特殊情况必须越级行文者，应抄送被越级的文件材料，这是公文形成的必要条件。（3）公文是具有法定效力和规上级机关。⑤受双重领导的单位的请示、报告，应根据文件的内容确范体式的文书。这是公文区别于其他文章和图书资料的主要之点。公定主送机关和抄送机关。

文的法定效力应在各级机关与组织的职权范围内发挥，不能失职也不12.简述公文成文时间的确定方法。答：①在一般情况下，以领导人签可越权。公文体式的规范化是由公文具有法定效力这一特性决定的。（4）发时问为准。即机关领导人在定稿上的签发时间，或在“公文拟制单’公文是进行公务活动的重要工具。任何一个机关、组织在日常的工作活动中都需要使用公文这一工具，以表达意图、办理公务、实施有效的管理。 2.试述公文的表达方式及其应用。★答：表达方式是指在写作中运用语言的方法和手段，是辨别文章体裁的重要因素。公文写作兼用说明、叙述、议论，且以说明为主，作为机关工作工具的公文一般不用描写和抒情。公文运用说明、叙述、议论的表述方式有其特点，分述如下： ①关于说明。说明是公文写作最常用、最主要的表达方式。不仅法规性文件、商品说明书主要采用说明的方式，其他文件如命令、批复、指示、通知等大都直接陈述领导机关的意图、要求与措施，以说明为主；公告、通告旨在公布要求与措施，也以说明为主；报告、请示中的条款行文也离不开说明。此外，说明还常与叙述、议论等方法结合起来使用，如为叙述所涉及到的人和事作必要的介绍，为议论作必要的解说与阐释，或作为论据的主要表达方式等。 ②关于叙述。叙述是对人物精力的时间的发展变化所作的叙说与交代，包括写“人”和写“事”两个方面，在公文写作中，一般不专门写人，而以叙事为主，除计划性、法规性文件一般不采用叙事和指令性文件较少采用叙事外，其他文件如通知、通报、请示、报告、总结、纪要等必须以叙事为基础。 ③关于议论，议论就是议事说理，是公文作者对客观事物或问题进行分析评述，提出看法或处理措施，标明观点和态度，证明或反驳某一观点的表达方式。

3.简述公文写作的一般步骤。答：①明确发文主旨，即公文的主题与发文的目的；②收集相关材料，进行一定的调查研究工作；③拟写提纲；④起草正文；⑤反复修改。

4.试述公文写作的基本要求。答：①保证公文内容在政治上的正确性。②实事求是，在业务上符合客观规律。③在文字表述上准确、鲜明、生动，符合语法与逻辑。④公文起草要符合统一规定的体式与程序。⑤要注意选用书写体裁材料与字迹材料。

5．在公文语言的运用上怎样做到得体？答：（1）适应行文的语体风格（2）分清上下级关系，掌握好分寸。（3）要恰当运用公文的专业用语。 6．简述公文的作用。★答：①行为规范作用②领导与指导作用③传递信息作用④公务联系作用⑤凭据记载作用

7．按公文内容的性质和作用来划分，公文可分为哪几类?答：指挥性

公文、规范性公文、报请性公文、知照性公文、记录性公文等五类。

8．简述公文排版形式的含义及其各种标印格式的形式要素名称。答：公文的排版形式，是指公文各构成要素在文件版面上的标印格式，是公文的外观形式。排版形式主要包括：公文版头涉及、版面安排、字体字号、字行字距、天地页边、用纸规格等。通过对以上各项的统一组织，合理安排，才能使一份公文有一个很好的外观形式。

9.简述公文导语常见的几种写法。答：导语部分的写作一般有依据式、目的式、原因式三种写法．以表明制发这份公文的依据、目的或原因。 （1）依据式，即简要地说明发文的依据。通常用“据”、“根据”或“按照”、“遵照”等介词和宾词组成介词结构的开头。（2）目的式，即开宗明义说明发文的目的。通常使用“为”，“为了”等介词和宾词组成介词结构的开头。（3）原因式，即简要地说明发文的原因。通常用简洁的语言，以叙述、说明或夹叙夹议的方式开头。 10.简述命令最常见的三中类型及其用途。答：①公布令：适用于国家发布法律法规。②行政令：适用于发布重大强制性的行政措施。③嘉奖令：适用于奖励有突出贡献的人员。 上批示签名的具体时间。 ②经会议讨论通过的公文，以会议通过的时间为准，并加括号写在公文标题的正下方。 ③规范性公文以批准时间为准。规范性公文的发布时间与实施时间不一致时，应同时注明施行时间。 ④两个以上机关的联合发文，以最后一个签发机关的领导人的签发时间为准。⑤一般的日常事务性公文，如涉及具体事项的通知、通告、简报、函等的成文时间以它们的印发时间为准。 13．发文机关署名应当注意哪些问题?答：发文机关署名又称落款，是指正文或附件说明志候署上制发该份公文的机关名称。应注意以下问题：①发文机关名称必须用全称或规范化简称，不能滥用简称，以保持公文的严肃性。②联合发文的机关名称都要写上，一般以主办单位为先，然后依次排列。③发文机关的名称应位于正文或附件说明的右下方另行书写，同正文之间应有一定间隙以便用印。

14．什么是业务指导关系?试举两个例子进行说明。答：上级业务主管部门和下级业务主管部门之间具有业务的指导关系。例如：国家教育部与各省、自治区、直辖市教育厅（局）；国家财政部与各省、自治区、直辖市财政厅（局）；省商业厅与市商业局等。 15. 什么是不相隶属关系?试举两个例子说明。答：非同一系统的机关、部门或单位之间，由于既无领导与被领导关系，又无上下级业务的指导关系，因而称为不相隶属关系。

例如：省军区与县人民政府；省教育厅与县民政局。

16．什么是机关之间的领导与被领导关系?试举两个例子说明。答：在同一组织系统的上下级机关之间是相隶属关系，即领导与被领导关系。例如：各省、自治区、直辖市党委与所属的各地、市、州、区（县）党委；各省、自治区、直辖市人民政府与所属的各地、市、州、区（县）人民政府。

17.简述上行文的含义及其行文方式。答:上行文是指下级机关或业务部门向所属上级领导机关或业务主管部门的一种行文。根据发文机关的

实际工作需要，上行文可以分为以下三种行文方式：逐级上行文；多级上行文；越级上行文。

18．简述下行文的含义及其行文方式。答：下行文是指上级领导机关

或业务主管部门对所属下级机关或业务部部门的一种行文。根据发文的不同目的和要求，下行文可分为以下三种行文方式：（1）逐级下行

文，就是指采取逐级下达或者只对直属下级机关下达的一种行文方式。

（2）多级下行文，就是指党政领导机关根据工作需要，同时下达上级

机关的一种行文方式。比如，党中央的一些文件，往往采取多级下行文的方式，发到县团级以上的各级党组织。（3）直达基层组织和群众的下行文。这种下行文是指党政领导机关直接发到最基层的党政组织或者直接传达到人民群众的一种行文方式。 19．试述公文行文规则的主要内容。答：（1）注意隶属关系，尊重机

关职权；（2）大力精减文件．严格控制发文数量和范围；（3）在一般情况下，党政机关不得越级行文；（4）牵涉到几个部门的问题，部门之间要先协商一致或经上级裁决，然后向下行文；（5）行文必须正确确定主送机关和抄送机关；（6）主送机关与公文文种要相互呼应；（7）关于联合行文的问题：联合行文的各机关或部门必须是同级的，不同级别的机关或部门不能联合行文；（8）关于“请示”的行文问题：凡请示的公文应当一文一事，一般只写一个主送机关；（9）关于各级党政机关办公厅（室）的行文问题：各级党政机关的办公厅（室）向下直接行文，必须把握好职权范围和授权范围；（10）经批准公开发布的公文，应视为正式公文依照执行。


20.为什么说公文写作必须明确收文对象？答：一般来说，小说、散文、诗歌的写作，往往不考虑特定的具体的读者对象，谁在看，作者不一定知道。公文写作有针对性，其受文对象是明确的，没有特定的收文对象，公文内容就失去了针对性。如果一份请示没有明确的受文对象，请求的事项就得不到批复，不可能解决问题。因此公文必须明确受文对象，公文内容应当具有针对性。

21．试述公告和通告的特点和差异。答：公告和通告是性质相近又有一定差别的文种，它们在三个方面大同小异：①发布的公开性。公告和通告的内容都是公开的，发布的目的是让大家知道或遵守。区别在于发布的范围不尽相同，一般而言，公告涉及的范围广，通告涉及的范围小。②事项的重要性。公告和通告是代表政府或一定的机构发布的，其内容涉及较多群众，因而必须是重要的事情才可以使用公告、通告的形式发布，一般公告公布的事情都是比较重大的事情，而通告公布的，虽次于公告，但在其范围内还是比较重大的事情。③操作的严肃性。公告一般是由国家各级政府机关发布的，涉及地方法规的必须由省级以上人民代表大会批准，一般机关团体，不能随意发布公告。发布通告的机构也要注意自己的权限范围，不能超越权限办事，不代表法定机构的团体或个人，不能随意发布通告。

22．简述公告、通告的含义及适用范围。答：（1）公告是机关、团体向公众宣布重要事项的告知性文件。（2）通告是机关、团体在一定范围内公布事项的告知性文件。（3）公告适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。（4）通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

23. 为什么说通报具有指导性?答：通报具有指导性是因为通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事实的性质，提高思想认识。通报应对读者的思想、行为有指导、导向作用。 24.根据适用范围不同，通知可分为哪几种类型?★答：①发布性通知②批转性通知③转发性通知④指示性通知⑤任免性通知⑥事务性通知 25．简述通报的类型和特点。★答：根据通报承担的任务，可以把通报分为二类：①表彰先进型：用于表彰个体或群体的先进人物，公布他们的事迹，宣布给他们的奖励，分析他的先进思想，指出应该向他们学习什么。②批评错误型：用于批评犯错误的个人或群体，公布他们的错误事实，宣布给他们什么处分，分析错误的性质，指明应吸取的教训。③传达事项型：用于将领导掌握的精神或情况传达给下属，以便下属在开展工作、处理问题时能做到心中有数。主要特点有：①周知性：即在发文范围内让所有人都知道所通报的情况。②指导性：通报的目的不仅仅是要让群众知道发生了什么事，更重要的是要群众认清事情的性质，提高思想认识。

26．简述通知在行政机关的适用范围。★答：①发布某些行政法规或者对下级机关指示，按照内容不适宜命令或只是发布的，用通知发布。②上级机关对下级机关通知应该知道或办理的一般事项用通知。③平行机关和不相隶属的机关之间互相通知需要知道的事项用通知。④国务院和各部、各委员会以及地方各级委员会的秘书工作部门，转达它的领导机关的会议通过的文件和领导上的指示用通知。

27.简述通知标题的写作要求。答：①标题多采用“发文单位加事由加文种”或“事由加文种”两种形式。②批转性、转发性的通知，标题中应标明“批转”、“转发”字样，并列出原发文单位和原文件名称。如“转发......关于......的通知”。③简单的事务性通知，标题也可以只写“通知”二字。

28.简述指示性通知的写法。答：指示性通知需要把工作来由、工作内容、工作要求三个方面讲清楚。指示性通知的正文构架大致如此：先用一段或几段说明为什么做这件工作，相当于引言；工作内容和工作内容一般要结合起来写，内容多的要分条列出；最后一段或一条相当于小结，对受文单位提出总的要求和希望。

29.试述公文处理工作的基本任务。答：①文件的收发、登记和分送；②文件的拟办、批办、承办和催办；③文件的撰写、校核、签发、缮印、校对和用印；④会议、汇报、电话的记录和整理；⑤文件材料的平时整理、提供借阅利用等工作；⑥归档文件材料的系统整理、篇目和归档工作；⑦处理群众来信；⑧为机关领导准备有关资料，完成领导人交办的其他文书工作任务。

30．简述报告的主要特点。★答：（1）重陈述。报告的主要任务足如实向上级陈述工作情况，事实和意见的陈述应当是报告的主要内容。有主见。汇报工作不能只摆事实而没有汇报者的观点。汇报者在报告中，应当对所报告的事实，提出自己的看法。

31．简述报告在行政工作中的作用。★答：（1）报告的主要作用是上下沟通。（2）从领导者来说，及时了解下属各部门的工作情况，有助于控制全局，克服薄弱环节，更好地发挥领导作用。（3）从下级机关来说，定期向领导汇报工作，是避免工作出现差错和问题的重要保证。 32．简述指挥型决定正文的写法。答：指挥型的决定，一般由决定理由、决定事项、执行要求，三部分组成。写作时要注意做到，决定的理由要充分，决定的事项清楚，执行的要求明确。

33．简述呈报性报告和呈转性报告的区别。★答：（1）呈报性报告的行文目的单纯，即将有关情况报告上级，让上级知道。一般汇报工作、反映情况、答复询问的报告多属此类。（2）呈转性报告的行文目的不仅仅是汇报，它还要求上级机关在同意报告的情况下，将报告批转或转发给有关单位执行。这类报告多半是报告者对与本部门职能有关的工作提出的意见或建议，而这些意见或建议的执行又需要其他平行机关或不相隶属配合。

34.简述批复的类型。答：针对请示的内容主要是请求批准和请求帮助两个方面，批复电可以分为两类：（1）表态性批复：主要是答复请求批准类的请示，或同意，或不同意。同意的不必再说理由，不同意的一般要略说理由，使下级知道为什么不同意。（2）指示性批复：针对下级请示的事项或提出的问题，提出处理意见，带有指导下级工作的性质。指示性批复的作用相当于“指示”，下级必须遵照上级批复的精神执行。

35．简述计划类文书的作用。★答：计划类文书之所以被普遍使用．因为它在下情上达、上情下达、统一自身步调三个方面都有作用。（1）首先是下情上达。下级机关通过上报工作计划，可以求得上级机关的指导和帮助，少完成计划过程中的困难。有些工作超出本身权限的，更需要上级机关批准后才能实施。（2 其次是上情下达。上级机关把自己的工作计划告诉下级机关，可以起宏观调控的作用，使下级机关能根据全局的计划，安排好自己那部分工作。再就是统一自身步调。机关单位通过对本单位工作计划的讨论和制订，可以使全体成员思想统一、步调一致，共同为完成计划贡献自己的力量。

36.试述总结的作用和特点。★答：总结的主要作用是下情上达和提高自身。下级机关做了哪些工作，取得了什么成绩，还存在什么问题，有什么经验教训，总结之后及时报告上级，是上级掌握全局动态的需要，也有利于加强上级对下级的指导。机关团体做了工作，领导层和群众共同进行总结，把感性认识提高到理性认识，可以大大促进自身素质的提高，自身素质提高了，工作质量、工作效率就会随之提高。 总结的特点主要有二：①回顾性：总结的内容都是回顾已经做过的工作。在总结的时间段内，做了多少就写多少，不能无中生有，不能夸张掺假。②经验性：总结的目的不仅仅在回顾已经做过的工作，还在于由感性认识上升到理性认识高度，从具体工作中引出经验教训，以便为以后的工作提供借鉴。

37.简述总结和计划的关系。答：总结和计划是相互对应的，计划在工作之前制定，可以指导工作，总结则在工作之后进行，主要检查计划的执行情况，从中发现经验教训，为今后制定新的工作计划提供借鉴。任何一个单位，都处在不断订计划，不断总结，不断提高工作水平这样一个循环之中。

38．试述调查报告的写作应注意的问题。答：调查报告是针对现实中发生的较重要问题，作出调查后，利用调查材料写成的书面报告。写作主要注意以下三个方面：（以下3点答出，每点可得1分，答出该3点后再用自己的话论述，每点可得2分。）①深入细致、客观公正的调

查时写出调查报告的前提。②围绕问题展示重要的、典型的材料是调查报告的主要任务。③注意调查报告的格式。

39.简述建立公文催办制度的必要性。★答：建立公文催办制度，旨在避免公文处理工作中办事拖沓，致使文件积压，克服官僚主义，加速文件运转，它是提高机关办事效率的重要措施。
40. 简报类文书的特点是什么?★答：①简：简报在文字上要简明扼要。②快：编发简报要迅速及时。③新：指立意要新，内容要新。

50．小机关或基层单位怎样选择公文整理(立卷)的组织形式?答：由于他们的内部机构比较简单，工作人员不多，办公地点比较集中，形成

41.简述简报类文书的作用。★答：（1）简报类文书是用于汇报工作、文件的数量也不多，可以采用集中整理（立卷）的形式。 反映问题、交流经验、沟通情况、推动要作开展的一种简短的、摘要51.试述归档文件整理的基本原则。答：归档文件整理的这一重要原则，性的信息载体。一般在党政机关、社会团体、企事业单位内部运转。（2）是我国文书档案工作者经过长期的工作实践探索总结出来的，是比较简报类文书虽不能代替正式公文，却是使用最普遍、最广泛也是最常准确、完整、科学的。它是我国公文立卷以及现在提的归档文件整理见的应用文书之一。 工作所必须遵循的基本原则。这一原则的基本点是：（1）遵循文件形42．试述报告的写作应注意的问题。答：①陈述事实要清楚扼要。以成的规律，保持文件之间的有机联系。文件在形成过程有其白身的规汇报工作情况为主的报告，应突出重点，把主要事实讲清楚，但讲清律，每一个机关，在工作活动中形成的文件材料，记述和反映了这个事实不等于把具体过程写得太详细，要加强文字的概括性，要用简明机关的全部活动和全部历史。同时任何一个机关的工作活动都不可能扼要的语言把事情的总体面貌反映出来。②表述观点要精练清晰。报是孤立地进行的，必须同自己的领导机关、下级机关以及其他有关机

（2）区分告中需要表达报告者观点的地方也不少，汇报工作需要有自我评分，关发生上下左右、四面八方、多种多样、错综复杂的联系。

对今后工作提意见或建议，更是以阐述观点为主。报告中涉及观点的文件的不同保存价值。文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各地方，一定要精练清晰，即文字要少。意见要很明确，切忌吞吞吐吐，种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同，保存价含含糊糊，使人摸不清报告的真实意图不要说空话、废话，每一条意值也就不同。一般说来，凡是反映社会历史发展和记录机关主要职能

（3）便于保管和利用。便见都要切实可行。③语言要简洁朴实。报告是上级汇报工作，因而一活动、反映机关基本历史面貌的重要文件。

定要实事求是，不可夸大或缩小事实，不可报喜不报忧，不可过分强于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理调难度，要老老实实，有一说一，有二说二，少用形容的词语，少用质量的重要标准。归档的文件是否便于保管和利用，不仅关系到机关

各项工作的开展，而且关系到机关档案室、各级档案馆工作有无可靠含糊不清或过于灵活的概念。

的基础和保证。

43．发文办理程序由哪些环节组成?★答：由拟稿、审核与签发；核发、

52.试述机关公文处理工作及其特点？★答：公文处理工作就是运用科缮印与校对；用印、登记与分发等环节组成。

学的原则、程序和方法对机关公文的拟制、办理、管理以及整理归档

34.作电话记录应该注意哪些问题？答：①接受汇报或了解情况时，要

所进行的一系列衔接有序的工作。特点：（1）政治性。公文处理工作

记明事件情况，必要时还要询问有关情节和细节。②电话请示时，要

的政治性是指机关的公文的处理直接关系到党和国家的方针政策、法

记清领导机关或领导人员所作的指示或答复，并记明发话人（传达人

令法规的贯彻执行。（2）时限性。公文处理工作的时限性是指在公文

或领导本人）的姓名、职务，以便向本单位领导汇报。③接受上级指

处理工作中，时间的限定性要求是非常严格的。（3）机要性。公文处

示或通知时，要分条记明指示或通知事项，对时间限制、工作安排和

理工作的机要性，足指公文处理所涉及的一些文件的内容具有小同程

要求等要记清记准。④对重要的来话内容，要求对方复述，让对方确

度的机密性，以及文书工作岗位的重要性。（4）规范性。公文在形成、

认无误后才行。向别人传达重要事项时，也应要求受话人复述受话内

办理、管理和整理归档的过程中，必须遵循统一的规范。

容。⑤一定要记下电话人或接电话人的姓名、职务，以保证内容的可

靠、保密，并有据可查。

45．简述公文批办的主要内容。★答：①提出处理该文件所述问题的原则和方法。②提出并指明负责承办该文件的单位或者承办人，规定

承办的时限。③凡是需要两个单位或者人员共同承办的必须指出主办单位和主办人，以便承办单位和承办人员具体执行。④各项批办意见，均应郑重地填在《公文处理单》的“批办意见”栏目内，并签署批办人姓名和批办日期。

46. 试述承办公文的部门或承办人员在办理来文过程中应注意的问题。答：①对有领导具体批示意见的公文，一定要认真领会领导的指示精神，按照领导的意图办理复文。如有疑问，可向进行批办文件的有关领导反映自己的意见。不可违背领导的意见自行处理；②对没有领导签署批办意见的公文，即一般性文件，应根据有关的文件精神，有关规定或按以前的管理，酌情办理；③对领导批办要求本部门牵头，与其他部门或单位联合办理的公文，本部门要先拟出复文草稿请有关部门或单位会商，并由本部门或有关部门负责人签名后，再报请机关领导审批。④来问内容涉及到从前的收文或其他有关材料，承办人员要查找或调阅有关文件材料作为承办复文的参考，不能凭记忆办事，以防出错。复文需经领导人审定的，要将有关文件一并附上，以保证领导能全面掌握情况，作出正确的判断和决策。

47．简述公文登记的具体范围。答：公文登记的具体范围有以下几个方面：（1）上级机关文件。包括指导性、参阅性和需要办理的文件；（2）下级机关文件。包括请示性、报告性文件；（3）重要的带有密级的刊物、资料；（4）其他机关商洽问题和需要答复的文件；（5）上级机关召开会议印发的会议文件材料。

48．公文用印要注意哪些问题?答：①以领导签发的原稿为依据，核对无误后方可用印。②用印要端正清晰。③两个以上机关发文，各机关都要用印。④印章要与制发机关名称相一致。⑤要核实用印份数。 49．什么是文书部门立卷制度?答：文书部门立卷制度，是指由机关的承办和处理公文的部门负责进行立卷的制度。具体地说，是指南机关的文书部门或者业务部门的专职或兼职的文书工作人员负责进行文件材料的整理（立卷）工作。

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