如何做SOP

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如何做SOP

「案例」

同学方群，刚从流水线传做文员的时候，不会使用传真机，每次上司安排发传真时，她都要去问别的同事，久了，每次问，就会打扰到同事的工作，同事烦恼，她自己也很郁闷，觉得自己太笨，不适合做文员，连简单的传真机使用都不会。后来老师和她交流的时候就说，那么我们笨人就用笨办法，我们将传真机的使用流程记录下来做成SOP提醒自己的使用，这样你既可以慢慢熟悉传真机的使用方法，而且也就不用每次都因请教而打扰到同事的工作了……

「什么是SOP」

SOP是Standard Operation Procedure三个单词中首字母的大写 ，即标准作业程序，就是将某一事件的标准操作步骤和要求以统一的格式描述出来，用来指导和规范日常的工作。

SOP是一种程序。SOP是对一个过程的描述，不是一个结果的描述。同时，SOP又不是制度，也不是表单，是流程下面某个程序中关于控制点如何来规范的程序。

SOP是一种作业程序。标准作业指导。SOP是一种操作层面的程序，是实实在在的，具体可操作的，不是理念层次上的东西。如果结合ISO9000体系的标准，SOP是属于三级文件，即作业性文件。 「如何做SOP」

做SOP的方式可能由于基本不同的管理模式和管理方式，会有一定的区别。从国内公司的实际情况来看，我们大体上可以按以下几个步骤来进行： 确定流程

先做流程和程序。按照公司对SOP的分类，各相关职能部门应首先将相应的主流程图做出来，然后根据主流程图做出相应的子流程图，并依据每一子流程做出相应的程序。在每一程序中，确定有哪些控制点，哪些控制点应当需要做SOP，哪些控制点不需要做SOP，哪些控制点是可以合起来做一个SOP的，包括每一个分类，都应当考虑清楚，并制定出来。 明确步骤

确定每一个需要做SOP的工作的执行步骤。对于在程序中确定需要做SOP的控制点，应先将相应的执行步骤列出来。执行步骤的划分应有统一的标准，如按时间的先后顺序来划分。如果对执行步骤没有把握，要及时和更专业的人员去交流和沟通，先把这些障碍扫除掉。 制定SOP

套用公司模板，制定SOP。在这些问题都搞清楚的前提下，可以着手编写SOP了。按照公司的模板在编写SOP时，不要改动模板上的设置；对于一些SOP，可能除了一些文字描述外，还可以增加一些图片或其他图例，目的就是能将步骤中某些细节进行形象化和量化。 执行操作

用心去做，才能把SOP做好。由于编写SOP本身是一个比较繁杂的工作，往往很容易让人产生枯燥感觉，但SOP这项工作对于公司来说又非常重要，公司在这方面也准备进行必要的投放，特别是从时间用2到3年的时间来保证，因此我们必然用心去做，否则不会取得真正好的效果，甚至走到形式主义的负面去了。正象一位劳模所说，“认真做事只能把事情做对，用心做事才能把事情做好”，并用这句话和大家共勉。


「SOP的格式」 明确职责

明确职责：包括负责者、制定者、审定者、批准者。 格式

每页SOP页眉处注明“标准操作规程”字样；制定SOP单位全称； 反映该份SOP属性的编码、总页数、所在页码；准确反映该项目SOP业务的具体题目；反映该项SOP主题的关键词，以利计算机检索；简述该份SOP的目的、背景知识和原理等；主体内容：具体内容简单明确，可操作性强，以能使具备专业知识和受过培训的工作人员理解和掌握为原则；列出制定该份SOP的主要参考文献；每份SOP的脚注处有负责者、制定者、审定者、批准者的签名和签署日期；标明该份SOP的生效日期。 「SOP的作用」

1、将企业积累下来的技术、经验，记录在标准文件中，以免因技术人员的流动而使技术流失；

使操作人员经过短期培训，快速掌握较为先进合理的操作技术； 根据作业标准，易于追查不良品产生之原因； 4、树立良好的生产形象，取得客户信赖与满意。

5、是贯彻ISO精神核心（说、写、做一致)之具体体现，实现生产管理规范化、生产流程条理化、标准化、形象化、简单化。

6、是企业最基本﹑最有效的管理工具和技术数据。 「案例」

如何正确的开发票



一、顺序说明：

拿出整本发票→翻到空白页→将已开过的部分用手向下压→整整齐齐地放入复写纸→检查复写纸是否覆盖整个发票面积→先在一张废纸上写出要开发票的内容及金额→给学员确认金额→自己再核对一次、无误后→深呼吸一口气、摆个Pose→按照上述内容→专心开始填写→写完了→第一张检查无误→后面两张都有复写了→用手压着撕开线→撕下将客户联交给学员→向其说明发票内容（课程、金额、公司章）→请其核对无误后→双手将发票交给学员→并请说「谢谢您」 二、注意事项：

1、请务必依上述顺序来开发票，弄错一次，罚款100元，请余丽敏呈报。

2、税务机关对于经常开错发票，即作废张数多的公司，都会给予「特别的关照」。因此，100%正确率的开发票，是对公司权益的保障。 3、不懂的就要问，千万不要自作聪明。

4、新进人员由徐荣梅老师负责教导，徐荣梅老师需教导至其完全理解，能独立作业为止，否则负连带处分之责。

三、本规定自2004年8月15日开始实施。

「作业」

1、 仔细了解SOP的制定过程，熟知格式。

2、 将自己工作或生活最易混淆忘记的一项行为制作成SOP。

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