信息项目沟通管理方案

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信息项目沟通管理方案



为使项目干系人（包括项目相关人员、第三方厂商、项目主管、销售代表、 QA、项目组成员等）之间进行良好、有效的沟通，根据公司的项目管理规范，项目将采用如下沟通交流制度：



专题会议



为保证会议的有效性，在召开会议前必须明确会议目的、议题和进程。除紧急情况外，一般提前两天通知与会人员、发布会议讨论材料。会议中指定主持人和记录人，会议进程按照通知中的议程逐项进行，讨论后应形成明确意见和决定。对于不能按时得出结论的议题，主持人征求与会人员意见后可决定将该项议题留待其它专门时间进行会议讨论，同时确定下次讨论的时间、地点、人员、议程。会议结束后，记录人最迟在下一个工作日整理完成《会议纪要》，发送与会成员及相关人员，并存档保存。

报告机制：

1. 要求各组员以周为单位记录工作进展，形成开发日志，并以电子文档的形式提交给秘书进行整理，最后由文档维护员进行维护。

2.每周例会上各位组员积极对当前的开发工作进行积极的评审和建言，由项目经理做最后的作口头总结，由项目经理主持会议并记录和整理会议的内容。文档维护员修改和维护相应的文档。并交由领导组进行会议评审并给出意见。

3. 组成员都要密切监控风险状态，发现风险后提交风险报告。由项目经理定期提交风险报告。必要时将突发风险通知所有组员，并由项目经理做出临时处理决定。然后在该周的例会上由组成员共同讨论对风险的处理意见。并形成风险处理的日志做为以后的经验。

报告格式：

报告主题、时间段、发现人、报告内容、审核意见 评审机制：

每日做出日报的内容包括：自己的任务、完成的进度、遇到的问题、如何解


决问题等内容。



邮件/文档确认



由于会议沟通方式的前提条件较多（如相关人员、时间、地点协调安排），所以另一种常用的沟通方式就是通过网络发送邮件/文档。对于需要领导决策或相关人员反馈意见的邮件/文档，根据紧急程度不同，其确认过程从当天到三天不等。

对于合同中涉及到的需要提交给银行的重要文档，在提交的时候，必须请银行相关人员在《确认页》签收，纸质的签收记录存档保存。



项目例会



为了保证项目组内部成员的工作接口顺畅、沟通有效，项目经理组织每周五下午召开项目例会，就本周的工作进行总结，对进度、技术、工作难点等问题进行交流讨论，然后明确下周工作计划，任务分解到个人。

要求项目组在例会结束后形成《项目周报》，项目经理发送给项目主管、销售代表、 QA 等项目干系人。对于例会中讨论的问题，也应在项目周报中体现。



项目报告



总体说来，对于项目计划和进度跟踪的报告层次为：项目总体计划 -> 项目周计划 -> 项目成员周计划 -> 项目成员周总结 -> 项目周总结 -> 项目阶段总结 -> 项目结项总结。

对于项目每周进展的情况，项目成员填写《个人周报》，项目经理填写《项目周报》，提交项目干系人；对于项目各阶段进展的情况，项目经理填写《项目进展报告》，于各阶段结束时提交项目干系人；项目结束后，项目经理填写《项目总结报告》，提交项目干系人。



问题上报




对于项目实施过程中发现的问题或者可能影响到项目进度、项目质量的不确定因素，首先考虑是否可以在项目组内部解决；如不能，采取逐级汇报的方式处理：项目成员 -> 项目经理 -> 项目主管

贵公司与公司方决策层。

QA 负责跟踪问题的上报、解决过程，确保所发现的问题得到及时、适当的处理。



客户满意度调查



为了保证项目实施过程中及时与银行方面沟通实施感受和反馈意见，以便及时采取相应的改进措施，最终提高贵公司方的满意程度，将指定专职人员定期对贵公司相关人员进行客户满意度调查。

在项目计划阶段，专职人员与项目经理协商制定本项目的客户满意度调查计划，明确调查的时间点。

在项目实施过程中，专职人员按照计划进行对客户的调查，销售代表、项目经理应协助其与客户代表交流沟通。对于调查中发现的客户反馈意见，专职人员如实记录并反馈给项目干系人，必要时上报公司主管协调解决。

销售代表、 QA 负责跟踪客户意见的处理过程，确保客户意见及时、适当的处理。

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