档案管理工作的基本内容

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档案管理工作的基本内容

建立健全保管制度是对人事档案进行有效保管的关键。其基本内容大致包括五部分：材料归档制度、检查核对制度、转递制度、保卫保密制度、统计制度。 （一）材料归档制度

新形成的档案材料应及时归档，归档的大体程序是：首先对材料进行鉴别，看其是否符合归档的要求；其次，按照材料的属性、内容，确定其归档的具体位置；再次，在目录上补登材料名称及有关内容；最后，将新材料放入档案。 （二）检查核对制度

检查与核对是保证人事档案完整、安全的重要手段。检查的内容是多方面的，既包括对人事档案材料本身进行检查，如查看有无霉烂、虫 蛀等，也包括对人事档案保管的环境进行检查，如查看库房门窗是否完好，有无其他存放错误等。

检查核对一般要定期进行。但在下列情况下，也要进行检查核对： １．突发事件之后，如被盗、遗失或水灾、火灾之后。 ２．对有些档案发生疑问之后，如不能确定某份材料是否丢失。 ３．发现某些损害之后，如发现材料变霉，发现了虫蛀等。 （三）转递制度

转递制度是关于档案转移投递的制度。档案的转递一般是由工作调动等原因引起的，转递的大致程序如下： １．取出应转走的档案。


２．在档案底账上注销。

３．填写《转递人事档案材料通知单》。

４．按发文要求包装、密封。在转递中应遵循保密原则，一般通过机要交通转递，不能交本人自带。另外，收档单位在收到档案，核对无误后，应在回执上签字盖章，及时退回。 （四）保卫保密制度 具体要求如下：

１．对于较大的企业，一般要设专人负责档案的保管，应齐备必要的存档设备。

２．库房备有必要的防火、防潮器材。

３．库房、档案柜保持清洁，不准存放无关物品。 ４．任何人不得擅自将人事档案材料带到公共场合。 ５．无关人员不得进入库房，严禁吸烟。 ６．离开时关灯关窗，锁门。 （五）统计制度

人事档案统计的内容主要有以下几项： １．人事档案的数量。

２．人事档案材料收集补充情况。 ３．档案整理情况。 ４．档案保管情况。 ５．利用情况。 ６．库房设备情况。

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