如何标引公文主题词

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主题词是指能表达文件基本内容并经过规范化处理的名词术语。制定统一的词汇和规则，是为了方便标引文件主题词和利用主题词检索文件。 一、 主题词的选择原则

主题词的选词是编制主题词表的基础；主题词以名词为主，概念必须清楚、确切，具有实际检索意义。形容词、数词、量词一般不选作主题词，动词和虚词不能作为主题词。编写省公安厅公文主题词的原则是：

1、重点选择公安工作范围内的基本用语。

2．选用各项业务工作中经常出现的具有检索意义和使用频率较多的名词术语。 3.不选择过去文件中经常出现但现在不常用的名词和术语。 二、主题词标引规则

1.主题词应能直接、客观地反映文件的主题。例如，“公共娱乐场所消防安全管理”的中心含义可以被索引为公共娱乐场所消防安全管理

2、主题词标引一般应按照《公安主题词表》中的词标引，如果主题词表中确实没有专指的词来标引时，按照主题词的选词原则，可自由选用适当的词来标引，但第一个主题词必须选用主题词表中的词。如：《关于大中城市公安局普遍建立110报警服务台的通知》主题词：“治安 报警服务台”其中的报警服务台为自由标引。

3.一个文档涉及多个业务部门，主题词的标引主要是宿主部门。例如，省一厅起草的《关于台湾同胞赴大陆探亲、旅游若干问题的通知》，主题是“政治安全、出入境管理、治安、台湾同胞”。

4、一个业务部门的文件涉及本部门的几项业务工作，主题词应按文件内容的主次排列。

5.人员、地点和组织的名称应自由编入索引。应标记该人员的全名。只有省（包括自治区和直辖市）、市和县的名称被编入索引，如广东、深圳和增城，并且没有写“省”、“市”和“县”。组织名称索引标准的缩写。 三、主题词的应用范围

所有以省公安厅或省公安厅办公室名义书写的官方文件，除公开电报和密码电报外，必须使用主题词编入索引。由本办公室主办和其他部门和局联合发布的正式文件也必须索引主题词。


四、主题词标引程序和其他注意事项

1.正式文件的主题词应由文件起草人在起草文件时编入索引，并将此项工作列为处理文件的必要程序之一。根据文件的基本内容，直接、全面、客观地揭示文件的主题概念，严禁仅根据文件标题进行索引。各业务部门负责人审核文件时，必须同时审核主题词。 2、主题词标引在文件、函件末尾、抄送单位之上，两个主题词之间空一格。 3.文档主题词一般可以有2-4个主题词，最多7个。

4．有些词是几个部门共用的，如：“敌情”、“社情，“涉外案件”、“警容风纪”、“装备”等，只编在一个部门里，其他部门在标引时，均可参照使用。

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