word批注添加和删除技巧

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word批注添加和删除技巧

批注是作者或审阅者给文档添加的注释或注解，通过查看批注，可以更加详细地了解某些文字的背景。 一、添加批注

Word中插入批注的方法很简单：

1、只要先选择要对其进行批注的文本，或单击文本的末尾处，

2、然后在功能区“审阅”选项卡上的“批注”功能组中，单击“新建批注”按钮，在批注框中或在“审阅窗格”中键入批注文本就可以了。

默认的情况下新建的批注会显示批注者的姓名或姓名缩写，当然，Word并不会自动识别坐在电脑前操作者的姓名，它所显示的不过是当初我们安装Word时所使用的注册姓名罢了。因此，如果我们在别人的电脑上给文档添加批注，或者我们当初安装Word程序时并没有使用真实的姓名，又或者我们使用了真实姓名注册了Word，但在批注中我们又不希望出现自己的名字，那么此时，下面的小招数就有用武之地了。 1、修改批注者姓名

其实，Word 2007本身已经内置有修改批注者姓名的工具。只要我们点击功能区“审阅”选项卡的“修订”功能组中的“修订”按钮下的小三角形，在弹出的菜单中点击“更改用户名”命令，如图1所示，就可以打开“Word选项”对话框。

此时对话框左侧“常用”项目处于选中状态，我们就可以在右侧“对 Microsoft Office进行个性化设置”项目下，更改要在自己的批注中使用的姓名或缩写了。 需要注意的是，这种更改只影响更改后所做的批注，不会更新改动前文档中已有的批注。而且在这里做了修改之后，在其它的Office程序中也会做出相应的修改。 二、删除批注

你想让文档的读者看到的是文档的最终状态，而不是充满了删除线、下划线和边上的批注框，又或是格式错乱，总显示已删除的内容的文档，那么就需要去掉word文档的标记（含修订和批注）。

为什么在“视图”——“标记”取消选中，保存后，下次打开还是出现同样问题？因为你使用修订功能，那么其所作的修改会一直打开，所有插入的批注一直是文档的一部分，直到它们被接受或拒绝(对于批注来说是删除)为止。因此，这方法不能有效去掉word文档的标记。要去掉文档中的标记（含修订和批注），就需要接受或拒绝更改，以及删除批注。我总结的方法如下：

情况一：文档已出现上述症状（文档充满了删除线、下划线和边上的批注框，又或是格式乱了，总显示已删除的内容）

1、 在“视图”菜单上，指向“工具栏”，然后单击“审阅”（即打开审阅工具栏）。 2、 在“审阅”工具栏上，单击“显示”，然后选中下列项目： 批注

墨迹注释 插入和删除 正在格式化

审阅者(指向“审阅者”，然后确保选中了“所有审阅者”。) 3、

（1）如果接受所有的修订，单击“接受修订”旁边的小箭头，选中“接受对文档所做的所有修订”




（2）如果您知道要拒绝所有更改，则单击“拒绝修订/删 除批注”旁边的箭头，然后单击“拒绝对文档所做的所有修订”。要除去所有批注，您必须删除它们。单击“拒绝修订/删除批注”旁边的箭头，然后单击“删除文 档中的所有批注”。 （3） 如果你需要确认每一处修订： A． 在“审阅”工具栏上，单击“后一处修订或批注”从一处修订或批注前进到下处。 B． 在“审阅”工具栏上，对每处修订或批注单击“接受修订”或“拒绝修订/删除批注”。

4、保存文档。

情况二：希望以后不要出现类似问题，即不需要记录我对文档的修改过程。 1、在“工具”菜单中，取消选择“修订”，此步骤也可以通过快捷健实现：shift＋ctrl＋E。

2、在“工具”菜单中，点开“选项”，在“安全性”页面，“隐私选项”中，取消选择“打开或保存时标记可见”，选择“确定”，保存修改。

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