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浅谈公文写作几点认识
作者:王勋湛
来源:《企业文化》2017年第12期
摘要:文公写作是企业政令传递、上下沟通的重要途径,也体现着一个企业管理水平的高低,业绩的好坏,它代表的是单位的意志、单位的语言,而非个人意思。写作内容包含企业重点工作、突出问题、工作计划以及大量的理论和政策问题。当前形势下,如何规范、高质量的写好各类公文,成了大量文秘工作人员的烦恼。下面就如何写好公文浅谈几点认识。 关键词:公文;写作;认识 一、夯实基础
不积跬步,无以至千里;不积小流,无以成江海,要写好公文,日常工作生活应加强对《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式国际标准》的学习,掌握以下基础概念。
一是公文行径方向。是上行文、平行文或是下行文,上行文即下级向上级单位行文,平行文及同级单位间行文,下行文即上级向下级单位行文。
二是公文种类。对应公文行径方向,明确一份公文是属于上行的请示、报告,平行的函还是下行的通知、通报等公文类型。同时也要注意区别请示、报告等同为向上类型的公文,即请示必然会有上级的批示,而报告则不一定。
三是公文格式。由基本部分和附加标记部分组成。基本部分包含标题受、文机关名称、正文、附件、发文机关名称、发文日期等,附加标记部分包含文件版头、发文文号、机密登记、机密程度、附注、主题词等。作为一个公文的脸面,各类公文格式必须要严肃对待,熟记于心。
四是公文布局。首先是严谨,要使材料之间缜密、周严、纲目清晰、逻辑性强,给人一种读着顺心的感觉;其次是完整,各个局部之间完美统一,没有残缺。文章有头、有尾、有起、有承、有转、有合;再者是匀称,做到详滤得当,将目的、意义、希望、要求放在开头或结尾,主体加以说明,切忌将内容压在一堆,让人难以读懂;最后就是连贯,各部分内容要相辅相成,协调一致,切忌出现不相干,甚至是自相矛盾的现象。 二、如何进行公文写作
要写好一份公文,在基础知识掌握后,重点就是要弄清楚要写的东西,且要全局掌控所写的东西,如果你连一个企业做了哪些工作都不知道,你肯定写不出该企业的工作总结。如果你
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没有听取会议,你肯定也写不出会议纪要。道理一样,要写出来,你必须了解它,深入它,熟悉它。凭空拍脑袋,只能一事无成。 (一)明确文章写作目的,即所谓的“魂”
确定文章的灵魂、主题、主旨,清晰的认识到文章所要表达的意义。如何准确、高效的确定文章宗旨呢。首先要掌握“上情”,准确、科学、全面地把握上级的意图,比如对于一个二级单位而言,上情就是公司的企业理念,工作部署、实施意见;其次是掌握“下情”,深入基层干部和广大群众,深入掌握所辖单位、部门的真实情况;再者是认识“自我”,掌握自己的特点、特色、特长及差距、不足,有针对性地提出切实可行的计划、对策和措施;最后要求善于横向比较,学习借鉴兄弟单位、部门和地区的好经验、好做法。 (二)构筑文章框架,即所谓的“骨”
一是内容无关的全局性框架。如开头、正文、结束语这类似较为粗犷的结构,如先道出目的还是先说出情况,或者如一份年度工作总结,就可以按照一年重点工作汇总、存在问题、下年度工作计划三大主体框架进行构造。每一份公文都有大体的框架,而每一类公文其框架结构又大同小异,构筑了大体框架,也就确定了大体行文思路。
二是写一篇文章的关键,即关联所写内容的比较详细的网架结构,这个网架就像是树干上的各个分支,确定了这个网架,一篇文章也就有雏形。如写一份民主生活会对照检查材料,就可以按照“政治合格、执行纪律合格、品德合格、发挥作用合格”四个主题进行。就像建房子,已浇筑好框架,剩余的就是内容填充了。 (三)充实框架内容,即所谓的“肉”
充实内容即按照已拟定的网架结构将相应的内容进行补充,补充内容要与各标题相符,严禁标题说一套,内容将另外一套。同时,还需注意几点:一是发挥数字的魅力,尽可能将工作成绩,存在问题及影响以数据形式表示出来,显现出文章的清晰,而且易理解;二是要突出层次感,可使用首先、其次…,一是、二是…,第一、第二…,这类似的写法,将内容有层次的体现出来;三是尽可能引用名言绝句,鲜活的事例等材料增强说服力艺术性;四是抓住重点。从公司关注的问题写,从影响安全生产的事项写,从职工群众的意愿写,写大家的努力,写取得的成绩;五是学会借鉴先进,对比一下,别人从哪些方面写,自己又从哪些方面写,是别人多了几个数字,还是自己写得太啰嗦,不够精简,差别在何处。对于相似的文章,要学会“照葫芦画瓢”,找到公文相通的东西,慢慢地从有形深化到有意,最终形成属于自己的东西。 三、公文写作与工作、生活深度融合
如何写出一份优秀的文章,还需要来源于生活而高于生活的经验积累,这就需要我们在日常工作、生活中,注意以下几点。
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