高校强化实物档案规范化建设的研究

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高校强化实物档案规范化建设的研究

作者：曹虹 张铭

来源：《办公室业务（上半月）》 2017年第2期



高校实物档案，是指学校在教学、科研、管理和对外活动中形成的，真实记录学校历史面貌，对学校和社会具有珍藏、利用价值的各种实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、锦旗、印信、名人字画、物品等。实物档案的保管和利用与纸质载体不同，必须遵循实物档案的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统、安全，便于开放和利用。一般来说，高校实物档案应实行立卷归档制度，由学校各单位负责归档，统一移交档案馆。近年来，有学者认为，实物档案因其独特性质应成为一个独立的档案门类，以区别于其他档案，实物档案越来越受到高校档案工作者的重视，但对如何将实物档案进行有序、有理、有效的管理和利用，如何进行高校实物档案管理体系规范化建设尚待进一步研究。

一、实物档案在高校档案工作中的地位和作用

“实物档案”是以实物为载体形成的档案，能够真实地记载和反映学校的各项工作和活动，体现学校的发展史和光荣史，有着不可替代的作用和地位，实物档案对撰写校史、大事记、年鉴等提供重要的依据和凭证。全国高等院校教学学会档案工作分会也将实物作为档案的一类列入全国高校档案馆（室）的工作范围。这说明实物档案已经得到相当一部分档案工作者的认可，并已付诸他们的档案实践中，由于实物档案的特殊属性，其除了具有档案一般价值外，高校的实物档案还具有艺术审美价值、物体感知价值和特殊意义价值，来到一所高校，如要了解高校的历史文化，最有效最直观的活动便是参观该校遗存的实物档案，所以做好对实物档案的收藏有着重大的意义和价值。

二、高校实物档案规范化建设的原则

1.所有归档实物必须是学校各项活动中形成的，或是对外公务交流活动中形成的有保存价值的实物。2.所归档的实物要保证完整、准确、系统。3.所归档的实物必须遵循其自然形成规律，保持不同实物档案之间的自然联系和成套性。4.食品类、动植物类等不宜长期保管的实物，具有科研价值的礼品，无收藏价值的实物档案等不宜归档。5.实物档案的保管期限定为永久。

三、高校实物档案规范化建设的内容

1.学校从事教学、科研、管理和对外服务各项活动（包括文艺、体育各种比赛）中获得的奖章、奖杯、奖牌、奖旗、奖状、奖励证书（省/市、部级及以上），编号时数字代码01。2.中央、省、市各级领导及社会名流为学校所写的题词和赠送的字画，编号时数字代码02。3.历任书记、校长在工作中使用过，有保存价值的用品、社交活动纪念品及签名用章，编号时数字代码03。4.在国际交往中，国际友人赠送的纪念品，包括特制的纪念盘、纪念章、纪念币、纪念杯等，编号时数字代码04。5.中外校友会及著名校友赠给母校的各种有保存利用价值，便于保管的特定物品（包括校庆接收的各种符合条件的纪念品等），编号时数字代码05。6.学校根据特殊需要，通过征集等方式获得的具有保存和利用价值的特定物品，编号时数字代码06。7.反映学校不同阶段的工作证、学生证、毕业证书和校徽、纪念证章等（样品），编号时数字代码07。8.其他有保存价值的实物材料，编号时数字代码08。

四、高校实物档案规范化建设的措施

近年来，不少高校加强实物档案的收集，有的达到数千件。由于实物档案形状、大小、载体各异，给保管、上架及档案系统管理工作带来了难题。但这些都不能成为高校不开展实物档案建设和利用的理由，笔者认为实物档案的利用也要规范进行，特提供如下建议供参考。1.高

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