规范企业人事档案管理的四要素

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规范企业人事档案管理的四要素

一、规范化、标准化的公文制发是推进档案管理的前提

1、公文用纸质量要好，幅面尺寸规格要统一、规范、标准，符合国家的有关规定。排版形式为横写横排，左侧装订。



2、注意检查制发公文是否履行了签发手续，是否符合审批权限，公文标题是否准确，主送单位和抄送单位准不准，落款是否与公文一致，有无日期等。



3、公文字迹要牢固清晰。不论是草拟公文，缮印公文，还是做出的各种记录、报表、签字、批注等，都不应使用容易褪色的笔种、墨水和纸张，以保证字迹鲜明、清晰，有利于日后长久保管利用。



4、使用文种要合理，拟制格式要规范，行文不要滥用简称和使用不规范的字，以利于日后标准化、现代化检索手段的实施应用。



二、推行标准、规范化的工作程序和方法

1、要全面普查案卷，去糟取精。一般的综合性档案馆由于多年未做全面的清查，加之移交单位划分保管期限不准，不可避免地存在许多重份或无查考价值的文件，所以，要剔除这些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。



2、重新组卷实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则，是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起，对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷，要重新加工填写以保证全部案卷更加规范。重新组卷不仅可以优化馆藏、科学保管，亦可以提高实行计算机管理档案后的利用效率。



3、统一分类号，保证检索查全率。计算机检索的显著优势就是能够满足人们族性检索的需要。为了确保检索的完整性，在分类过程中，首先根据《中国档案分类法》进行分类，再因事制宜制定出一些具体细则。还应加强校审力度以便及时校正分类人员的错误，应经常组织大家统一认识、统一标准，尽量做到前后标引一致、同一类文件标引一致，从而达到标准化和规范化管理。



4、规范题名，保证检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名




准确，才能保证检索的查准率。规范题名，应掌握的原则与要点是：在填写题名项过程中，要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的现象。若题名要素不完整，则要补齐；若题名冗长则删除多余的赘词。还要统一文种题名中经常有“请示报告”等含义不清的文种，它直接影响检索的准确率。



三、加快档案现代化管理数据准备进程

1、分清轻重缓急，循序渐进。在推进计算机管理的过程中应先根据各全宗的重要程度、价值大小、利用率高低和是否开放的情况，对所有全宗进行排队，将那些可以开放的核心档案和社会利用率较高的档案，进行优先加工整理。这样，就可以加快档案管理计算机化的进程和提高社会利用的效率。



2、分级次著录，省时省力。在著录过程中，可以将案卷分为三个层次进行著录：将那些反映问题单一或查考价值不高的档案，进行案卷级著录；对那些一卷内几个文件涉及同一个内容且又排在一起的档案，进行文件组合级著录；而对那些重要文件或反映问题庞杂的文件，则进行文件级著录。这样处理，能清晰揭示档案的主题内容和特征，也可以减少著录条目和录入条目，既节约了时间、人力与财力，又提高了效率。



3、分门别类，充分利用档案原基础。对于那些案卷基础较好又具备全引目录的案卷，在著录时，可以直接在全引目录上面分类标引，而对那些特殊形式的档案如“房档”、“案件”等，则可用计算机程序将人名、地址、时间，用案卷目录直接录入，然后用计算机统一给出分类号。这样分门别类地充分利用档案目录的原有基础，可以减少著录环节，大大地提高著录速度。



4、用“关键词”替代“主题词”，简化查找时间，提高效率。“主题词”，有规范统一的功效，同时存在着查找烦琐、效率较低的弊端。采取以“关键词”替代“主题词”的做法，可以取其利避其弊。即从题名或文件主题中靠思维归纳出揭示主题内容的词汇——“关键词”进行标识，待录入计算机后利用计算机批量处理的功能进行处理。还可利用计算机“活动增加”的功能，把一些不规范的词与主题词中词义相同的合并。这种做法解决了手工标引速度慢、计算机自动标引不准确的缺点，解决了主题词的词义含量问题。



四、树立良好的文化心态

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