公司采购申请的流程及相关管理制度

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企业采买申请



管理制度及流程



一、申购制度

为了一致限量、控制用品规格及节俭经费开销，全部办公用品、 低值易耗品等的购买和工程类项目的发包，须由各部门提出采买计 划，部门主管填写《采买申请表》，属工程类的采买项目需附上工程 合同或报价表。并经各部门经理（主管）审批，后移交总经办文员统 计汇总，再经有关领导一并审批后编制《申购总清单》，最后交由采 购专职采买负责人进行采买。

办公物件由文员负责管理，物件入库时需严格检查进货物种、数目、规格、单价、总数等能否与《申购总清单》符合，按手续查收入库，登记上账。没有经审查的《采买申请表》或未办入库手续，财务一律不予报销。总经办负责入库、出库的管理及企业调离人员办公用品的回收。



1、所称办公函具分为耗费品、管理耗费品及管理品三种： 2、文具用品分为个人领用和部门领用两种：

a、个人领用：系个人使用保留用品，b、部门领用：系企业或部门 共同使用用品，

3、耗费品可依照历史记录（如过去一段时间的耗用均匀数）、经 验法例（预计耗费时间）设定领用管理基准，并可随部门或人员的工 作状况调整发放基准。

4、管理耗费品应限制人员使用，一定以旧品替代新品，但纯消




耗品如（复印纸、传真纸）不在此限。



5、管理品列入移交，即人员岗位改动及辞职时应办理移交锋续， 将节余及列管办公物件一并缴回总经办。若有故障或破坏，应以旧品



换新品，如丢失应由个人或部门补偿或自购。



6、办公用品的申购应于每个月25号前由各部门提交《采买申请表》 由文员汇总。办公物件原则上由企业一致采买入库，而后由各个部门 领取。如属必要品、采买不易或耗用量大者，由总经办酌量申购存库，



如企业没法一致采买的急需品或特别品，可经总经理赞同后受权部门



自行购买。



7、各部门可到总经办领取《采买申请表》或表格电子档，于申 购时填写或编写打印并保留存案，由各部门自己管理，各部门人员领



取时做好登记，严格控制办公物件的申购。



8、文员另设《办公用品登记表》、《办公用品领用登记表》对库 存办公物件的领用进行管理，并实时做好领用登记，以便统计耗费情



况。办公物件禁止领取回家私用。



9、新进人员如需领用办公用品的，在切合领用条件的状况下， 可先向文员领取办公必备物件，如还有需要可申请自行购买或于本月



底一致申购。



二、申购流程



使用人员提出采买需求，其部门主管审查、填写《采买申请表》，经部门经理（主管）审查署名确认→交总经办文员汇总，由总经办做好




采买估算后填写《申购总清单》→经有关领导审批后→文员或总经办提请企业购买



注：物件购买一定按流程办理，如无特别状况不得私自购买；使用人一定办理领取手续，方能领取并妥当保留。



办公用品采买领用管理流程







有关部门



人力行政部





有关领导

提出采买需求





汇总需求计划

市场检查问价



编制申购总清单



人力行政主管审查



财务总监审查



采买专员



总经理审查

采买



署名领用



查收、入库

领用登记清单



年关库存清点

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