公司档案管理制度

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公司档案管理制度

档案管理制度

一、为规范公司档案管理，增强公司档案的实用性和有效性， 特制定本制度。

二、归档范围 公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳 动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合 同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。 四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据 齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与 1.

公司的归档资料实行 “季度归档” 及“年度归档” 制度，

即： 每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。 2.

在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应 该

归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。 3. 4.

凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。 各部门专用的收、 发文件资料，按文件的密级确定是否归档。

凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5. 档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案 归档 六、资料的分类与归档


1. 公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关 规

定执行。 2.

公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此 规

定范围内。

七、档案的借阅 1.

总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档 案

可直接通过档案管理员办理借阅手续。 2.

因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门 经

理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。 3.

公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案 禁

止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经 审批可以借阅， 但借阅时间不得超过 4 小时。秘密级档案的借阅必须 由总经理或分管副总经理批准。 总经理因公外出时可委托副总经理或 总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。 4.

档案借阅者必须做到：

① 爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

② 注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。 八、档案的销毁 1. 2.

公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。 当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资 料

销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

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