公司文件和资料管理流程图

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文件和资料管理流程

过程流程

R ---------- 负责 P ---------- 参与 I ----------- 通知

职责部门

AR CD

要求/备注

1. 1根据质段管理体系标准要求及公司管理要求和顾客与其它方需 要，

各职能部门确定文件需要文件类型和数量。

R

P



2. 1质虽i己录表格的设计、审核与批准的职责同相关程序文件，若 顾

客提供表格格式，则依照执行。

2. 2文件的编号和版本的标注参见《文件编号规范》。

2. 3对安全责任件的文件，和资料的管理要求按《产品安全控制程 序》R 执行。

2. 4没汁部负責收集与公司产品有关的国际标准、国家标准、行业 标R

准等，并及时归档，由资料室发放到相关部门，同时收回相应的 失效文P

件。



3. 1对于所涉及部门较多的文件审査可以通过会签方式进行.

R



4. 1文件和资料归档时，由归档人填写资料室的《文件归档记录表》，

档案员根据编目要求及时将该文件或资料编目后纳入档案中。

5. 1应确保文件受控，受控文件由资料室统一发到相应部门，并登 记于《文件资料以放，收回清单》中。 I R

5. 2收到文件和资料的部门应及时登记，以保证文件资料的有效受 控。 5. 2I

如果客户的图样和规范中注明要参考其他文件时，应确保将这 些参

考文件的最新版本以放到相应的部门。

5. 4对客户提供的工程标准规范及其更改应按《外来文件与资料管 理R

规范》规定进行及时评审、分布和实施。

6. 1全厂职工在使用文件夹时应注意保管并保密。 6. 2由资料室制定《文件现行修订状态清单》。

7. 1文件与资料的贮存环境应防水、防火、防潮、防盗。

7。2对电子媒体文件，由资料室制定控制办法，对电子媒体的文件 必须

R R

建立备份，详依《电子媒体文件控制办法》执行。 7. 3文件保存期限依据相关文件具体规定. 8. 1文件更改的时机根据相关文件规定。



8. 2审批应由文件的原部门进行，若由其它部门进行时，应获得审 批所需依据的有关背景资料。

8. 3所有文件的原稿由资料室保存，并孟“资料室”章。

8. 4技术文件修改后，修改的每一个版本原稿应加盖“保留资料” 章，保存到产品有效期再加一个日历年.

8. 5其它控制文件修改后，新版本之前的版本原稿作为“保留资料” 保存到下一次修改。

8. 6对控制文件应进行有效性检査，规定每季度由资料员对各职能 部门和人员进行检査，并记录：对技术文件检査应由技术人员进行。 8. 7资料室应定期公布所有有效的文件和资料的版本信息

8. 8厂长（总经理）办公室负责核査本厂（公司）所执行的有关国 家及地方等法律、法规性文件的有效性。

9. 1质量体系失作用的文件，均由资料室盖“作废”章，进行作废 处

理。

9. 2文件销毁时，应及时登记于《文件销毁清单》。

EN——设计部 AR——资料室 CP——相关部门

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