办公室制度

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办 公 室

一、基本制度：

（一）会议制度

1.全体大会或全体活动办公室成员需提前15分钟到场，并做好签到、总结工作。 2.开会期间不能玩手机，不能嬉皮笑脸，尊重别人，全程按点记笔记 3.信息短信的及时回复，回复信息明确（超过2.5个小时时间副部打电话提醒:） 4.每次与主席开会携带2本会议记录本

5.办公室每周至少进行一次例会，每人需带上纸笔，必须全程记录相关事项。 6、把对口部门开例会时未完成任务在办公室例会前一天了解任务完成情况。 7.办公室干事汇报工作时，口齿清楚，声音洪亮，条理清晰，尽可能高度还原对口部门的开会场景

（二）会议记录制度

1.开会时精神集中，及时记录会议中的重点或者全过程。

2.被驳回的会议记录当天联系对应部门部长，并在48小时之内收回审核。

3.办公室会议记录人员：对口部门会议结束后查一下所有人员的会议记录情况。把了解到的情况记录到会议记录本上。结束后务必将会议记录本给会议主持人签字。

4.会议记录本版面清晰整洁。

5.禁止与对口部门的会议记录雷同，若雷同，需追究其相应责任。

（三）通讯制度

1.编辑:提前一天编辑好短信内容，短信内容简洁清晰有逻辑，注意文明用语，

发给何良玉学姐审核，审核通过，再发给对口部门

2.回复:对于发出短信4个小时未回复的，打电话询问是否看过短信。注意不要

在休息时间内打扰如（中午12:45-13:20,晚上22:00之后）。依据不同情况确认回复时间不同。如果事态紧急，可打电话确认。

3.反馈:及时把请假人员的名单和请假事由汇总后发给何良玉学姐。

（四）请假制度

1.独立值班请假:当天值班的人员若有事不能来值班，可私下与其他办公室干事

商量与其交换，再把交换的结果及时告知副部。 两个人交接事务，务必交代清楚所有的信息。值班期间需记录办公室发生的大小事情。

2.例会请假制度:收到开例会短信时，若有事请假，及时说明请假理由。开会前

2小时请假，请假作废。（紧急情况及时告知副部）


（五）独立值班制度

1.独立值班人员要做到有礼貌，保持与其他值班人员良好的伙伴关系； 2.及时，准确的填写办公室独立值班表（包括办公室发生的大小事件） 3.随时保持办公室的整洁，可与值班人员一起整理。值班结束后务必 带走垃圾；

4.值班期间不能玩手机；

5.如有突发状况，随时准备接受调遣。

（六）惩罚制度

1.通讯方面:若由于自己的疏忽导致通知的不到位，不准确，隔天上交 500字检讨书，并向对口部门的副部和干事道歉；

2.会议记录方面：禁止与对口部门的会议记录雷同，若雷同，需追究 其相应责任,并写500字检讨；

3.会议方面：会议不带纸笔与会议本，补写500字会议记录； 4.会议迟到：迟到请在场所有人喝奶茶（当场去买，不能拼单）。

二、办公室工作

（一）信息收集

1.每学期开始一个星期内整理好各部门的课表信息，晚自习情况（空 课表，晚自习情况统计表）； 2.招新一个星期内整理好部门内的所有通讯情况（通讯录）；

3.及时跟进部门工作手册（内含空课表，通讯录，会议记录表，出勤 表等）；

4.及时对成员的基本信息做跟进存档处理（干事到副部，副部到委员）； 5、及时补充办公室物资，并做相应记录（物资采购表）；

6、创联公共用品的管理及租赁（三轮车，展板，桁架，席位牌等，

外借填写借条，归还后及时注销。对于长期逾期不还的有权不予外借，如有损坏照价赔偿）；向其他组织借注意文明礼貌；

7、根据空课情况做各类值班表（办公室值班表，各类活动情况值班表）； 8、海报，喜报，公告的张贴：海报，喜报，公告的张贴需至学生活动中心三楼团务中心敲章审批，内容必须包含组织名称，联系人，联系电话，时间； 9、相关制度的草拟，如值班制度，会议制度。 10及时做好相关活动和工作的总结。

（二） 财务

每周一次的财务报表，做好详细的收支报告，并提供相关证明（报账单）。

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