如何正确选用公文文种

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如何正确选用公文文种

要拟写一篇公文，我们首先就会遇到这样一个问题：如何挑选选择一个合适的文种来用字？

对于公文文种的正确选用，国务院于XX年8月24日发布的《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）中已有明确规定：公文的文种应当根据行文目的、发文的行政事务和与直属单位主送机关的关系确定。

然而据笔者临床经验的实际工作经验，少数拟文人员在日常中才工作中，还是会出现选用公文文种不恰当甚至错误的现象。为此，笔者结合一些比较典型的例子，作一下探讨。 一、所选文种应当在法定文种必须之列

根据《办法》的规定，目前仍然行政机关的公文共有13种，分别是：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。而“计划”、“总结”、“规划”、“方案”等则不在13种法定文种之列。笔者曾遇到过这样一个邹曦例子：某机关一拟文人员就某一项工作组织工作编写了一份总结，并拟行文申报给上级机关，标题为“（省略发文机关）关于XX年

×××情况的总结”。显然，将“总结”直接上报是不正确的。那么，我们遇到这种情况该如何处理察觉到呢？一般的处理技术手段是：选用一个恰当的“载体”来行文。在上述例子中，因行文对象为上级机关，故该文可改为《关于报送XX年×××情况总结的报告》（该稿还可直接改为《关于XX年×××情况的报告》）。而当行文对象为不相隶属机关时，则可选用“函”来做“载体”。以下如《×××（发文机关）关于报送×××试点工作阶段阐发材料的报告》、《（省略发文机关）关于报送〈×××专项教育工作实施方案〉的报告》、《×××（发文机关）关于报送×××总结的函》、《×××（发文机关）关于报送XX年度×××需求计划的函》、《×××（发文机关）


关于报送〈××בxxx’重点专项规划（草案）〉及编制说明的函》都是比较典型的例子。

由于牵涉到“报送”字样，这里需要提一下情节另外一个细节，参照《上海市人民政府办公室办公厅关于正式发布〈宁波市国家行政机关公文处理实施细则〉的通知》（沪府办发〔2021〕3号）第十一条中的规定：“正文英文版中已标明所批转、转发、印发、报送、转报、发布的文件的，不加附件说明，也不标注‘见附件’等字样”。（其他省市多种不同是否也有类似规定暂不详。） 二、文种选用应当严格遵守行文规则

关于这一点，笔者可为大家举一个例子：XX年上半年，本市某区因申请建立某高新区产业园区，以区政府名义向市政府某部门行文，在行文时选用了“请示”文种。根据《办法》的规定，“请示”文种适用于向上级机关请求指示、批准，但根据一般常识，区政府与市政府的一个部门之间并不存在上下级行政隶属关系，由此不难判断，该区选用“请示”文种行文是不合适的。那么，作为市政府的一个部门，在收到这样不符合行文规则的来文时，应该如何处理呢？是否将错就错选用“批复”来回复“请示”呢？对此，《办法》中明确指出：“政府各部门依据部门职权可以互相行文文言和向下一级政府的相关机构业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，行文流畅一般不得向下一级政府正式行文”。而“批复”则适用于“答复下级机关请示公告”，故类似上述案例可选用“函”来回复。在实际工作中，当发文机关需要向不相隶属机关行文时，一般都选用“函”来商洽工作询问和请示问题，请求批准和答复审批手续事项。

三、正确选用“意见”文种

对照国务院办公厅2021年11月21日修订，发布的《北欧国家行政机关公文处理东欧国家办法》，“意见”是《办法》中新增加

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