文件管理中应注意的十个事项

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文件管理中应注意的十个事项



文件管理是党委办公厅（室）的一项重要工作，搞好这项工作，对于党委实施领导，保证上情下达、下情上报和纵横联系具有重要意义。在长期的文件管理实践中，我们体会到．搞好党内文件管理，要注意以下十个事项：

••••一、签收文件。签收时，一要注意看清所收文件是否属于本机关收办的范围；二要检查封口是否破损，密封是否完好，有无启封、拆取内装文件痕迹；三要核对登记与实际信件件数、信封号码是否相符，公文应逐件清点，重要的文件还要逐页清点；四要用钢笔、圆珠笔或毛笔签收文件，不得用铅笔，签名要姓与名俱全，字迹工整、清晰。如遇有急件，要注明当日收文的具体时间；五是对于阅办件或要求回函的信件，应将信封与原件一同交与承办人办理。

••••二、登记文件。一是要全。阅知件要求登记来文日期、单位、文号、标题、密级、紧急程度、来文份数、分发情况、存档份数等。阅办件、零办件要求登记收文单位编号、成文日期、来文号、来文标题、来文份数、收文日期、紧急程度、主送机关或领导、请办（拟办）意见、分送范围、领导批示、催办情况、办理结果、经办人、加印份数等。以上各登记内容必须逐项登记，不能省略。联合来文的，不能只写主办单位，要将所有参与联合行文的单位都登记全；二是要准。所有登记内容要逐项核对，保证所记载内容准确无误；三是要细。收到急件的时间应登记年、月、日、时、分。催办情况，每一次都要把通话人、联系电话、时间、办理情况记录在案。“办理结果”要把批复的单位、主要内容、文号、时间、电话答复的时间、接话人等一一登记清楚。本单位各岗位间公文运转也要履行登记手续，当面交接清楚，以便随时掌握公文的流向和运作情况。

••••三、分送文件。一是分送前要仔细阅文，以便准确分类，适时处理；二是要严格按文件规定的阅读范围分送，不得随意扩大或缩小；三是当天接收的文件要当天分送，急件急送，不得延误工作；四是凡登记编号的文件应与所送领导或其秘书当面交待清楚，并要履行签字手续。

••••四、传阅文件。一是应严格遵守中央、省委有关党内文件的阅读规定，不得随意扩大阅读范围；二是文件传出后，要经常掌握文件行踪，阅退时要认真清点文件份数，以免丢失。如遇急件，要随到随传，催阅催退，以加快传阅速度。同时严禁领导同志之间横传文件；三是要适时“补传”和“回传”，即没有及时看到文件的领导要补传。领导同志在阅件上有批示，要及时将批文回传给有关领导阅知；四是领导同志对阅件提出要求的，要及时转有关部门办理，并做好记录；五是适时将已阅完的文件收回归档，特别是领导有批示的传阅文件，要将原件收回存档备查。

••••五、传递文件。一是机关内部传递文件，要注意将文件装入文件夹或信袋内，不得持裸露的秘密文件穿行于机关各部门。送交人与接收人要见面，当面交接清楚；二是市（县、区）内传递文件，应配备专车，责成专人专项办理，并由两人以上押运，保证安全；三是市（县、区）外传递秘密文件，要通过机要交通（或机要通信）传递，或用密电及计算机网络加密传输，不得通过普通邮政传递。

••••六、拟办文件。秘书部门对党内文件提出拟办意见供领导参考时，一是要注意仔细阅读文件内容，确切了解文件要办理的事项；二是要准确把握政策法规，考虑问题要顾全大局；三是尊重部门意见，注意协商协调；四是撰写拟办意见要有依据，用语要恰当、规范、准确；五是对领导的指示要注意催办，对紧急或者重要公文应当及时催办，对一般公文应当定期催办，并及时向领导反馈办理情况。

••••七、制发文件。一是印制前要由秘书部门核发，核发的内容有：看领导审批签发手续是否完备，审批权限是否准确，参加审批的领导人有无遗漏，公文清样的格式是否合乎规


定等。要检查公文的版头是否和发文机关相匹配，公文的文种使用是否适当，公文的标题是否具备发文机关、主题、文种三要素，主送机关位置是否摆对，发文机关署名是否正确，发文日期有无遗漏，文件密级是否准确，发文字号是否正确，主题词与印制版记是否完整等。做到该有的不漏，不该有的不加；二是对定稿后的文件，承办人送印刷厂排印或交打字室打印时，要注意履行交接手续，承印方要签收文件清样，并注明付印的时间。凡标有“急件”、“特急”的文件，要即收即办，并提出印制成品的具体时间。文件底稿和有领导签批的大样应及时收回，附两份印好的文件归档存放，未经领导批准不得借阅；三是秘密公文的印制要注意保密，遵守各项保密管理规定。四是文件印制要忠实于原稿，不得随意改动，对定稿原件要加以保护，不得涂抹污损。要求承印方不制错版，不拼错版，印制墨色均匀，不出现白页，装订不缺页、多页、错页，不粘、订文件内容；五是严格按文件要求的份数印制，承印方不得多印和私自留存。

••••八、分发文件。一是公文制好后，秘书部门要认真检查公文的印制质量和数量；二是要严格掌握发文范围；三是要规范发文操作程序。发出数和留存数与承印的文件总数相符后，才能封装信袋。公文的信袋书写要规范，即左上角写密级或编号，右上角写紧急程度，收发件机关名称要用全称或规范化简称。绝密件要注明接收人“亲启”字样。凡机要信件都要编号，编号的数字不得超过５位；四是凡标有密级的公文必须封口，不得用订书机装订。远距离传递必须在上下封口处贴上密封条。发往外地的机要文件，要填写机要文件交寄单，通过机要交通和机要通信传递；五是要保证公文的时效，做到既要按规定程序办理，又要在规定时间内使公文及时送达阅文人手中。公文要求即印即发，以免延误工作。

••••九、文件归档。一是多重形成的同一种公文不能分开，如同一公文的主件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发件与被转发件不能分开立卷；二是公文的排列顺序要方便阅读和利用。密不可分的公文一般应是批复在前、定稿在后，重要公文的历次修改稿依次排列在定稿之后；三是要注意未登记文件的立卷。如机关内部使用的公文、会议文件、外出带回的公文等，要及时进行登记和收集归卷，而不能等到年底再立卷，以防文件失散；四是要注意归档件是否易于保管。如传真件不能归档，须复制后再立卷归档；五是两个以上机关联合办理的公文，原则由主办机关立卷归档，相关机关保存复制件。机关领导人兼任其他机关职务的，在履行其所兼职务过程中形成的公文，由其兼职的机关立卷归档；六是对档案文件要倍加爱护，不得在文件上圈点、勾划，不得损坏或丢失档案文件；七是复制、汇编及对外提供利用档案文件，要经本机关领导或上级主管机关批准，并履行审批手续。属于国家秘密的档案材料，还要遵守有关保密管理规定。

••••十、清退文件。一是不仅要对本机关、本单位内部管理的秘密公文进行清退，还要注意对外发出的秘密公文的清退；二是公文清退有时限要求，无论是定期清退，还是随时清退，都应在要求的时限内完成；三是公文清退要齐全，即需要清退的文件一件不少，件件完整无损；四是绝密件及有特殊要求的文件要及时清退。如会议文件，应在会议结束时即予以清退。省军级文件要求每季度清退一次，即本季度清退上一季度的文件，每年三月底前，将上年度的省军级文件全部清退完毕。党内县团级文件的清退、销毁按年度进行。

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