公文复印件的法定效力与归档价值

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公文复印件的法定效力与归档价值

近期，通过业务讲座、通过电子邮件，笔者常常被在实际工作第一线的同 行反复

【案例一】

某单位就某问题向上级机关写了一份请示，结果收到上级机关一份复印 件。从该复卬件上可见，这是上级机关对于该请示机关的原件批回，即在原请 示文尾空口处仅批有“同意〃字样，没有任何签名，在上面加盖了上级机关印章 后，将请示原件复印，原件留在上级机关存档，复印件代替批复发回原请示机 关执行。在实际工作中，这样的行文很常见。

问题：这样的复卬件是否具有正式公文的法定效力？ 【评析】

这样的复卬件不具备正式公文的法定效力。有的单位规定“在加盖原拟文单 位正式公章后的公文复卬件可以作为正式公文使用。〃这样的规定语义含混，与 《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）的规定有一定距离。在 《办法》第四十八条规定“公文复卬件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关 证明章。〃这一简单的解释在面对文书处理实际工作的复朵情况时需要明确以下 几点：

首先，本案中的上级机关对下级机关请示采用了原件批回方式来处理。这 种办文可行吗？为了简化程序，提高效率，上级机关对下级请示原件批回是文 书处理工作中历来就有的一种简易行文方法，是可行的。问题在于本案中的上 级机关将原件批回文件的复印件下发给请示机关执行，复印件作为正式批文使 用却缺乏必要的认证和相应的标志，显然会使办文初衷大打折扣。

其次，本案中的复卬文件上己经批有“同意〃字样，而且加盖了上级机关印 章，

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是否就可以作为正式公文使用了呢？回答是否定的。本案中下级机关收到 原件批回的请示仅为复卬件，具有批示和卬章原始痕迹的原件并未真正“原件批 回〃。从公文稿本角度看，复卬件仅仅属于副本，一般不具备公文正木的法定效 用。作为副本的复印件要同公文正本一样具有法定效力，需要经过认证。在实 际工作中，目前通用的认证方式有两种：

一是通过对原件进行技术性处理并注明翻卬机关，对直接翻卬下发的公文 副木进行认证。即在不违反公文发放范围规定的前提下，通过简单的技术性处 理，保留原文眉首和主体部分的原状，取掉文尾落款处原发文机关的卬章标 志，在版记部分的卬发说明栏注明“XX机关XX部门XXXX年X月X日翻卬〃，发放 范围栏中注明翻卬文件发放范围。经此认证，翻印机关对翻卬文件的文字内容 的准确性负责，翻印文件在法定的发文范围内可作为正式公文执行。由于在允 许的范围内直接将文件翻印下发可以代替层层照抄照转的转发性文件，眼下不 少地方、部门的公文处理工作细则中都将此行文方式明文规定为精简文件的措 施之一。

二是通过在文件上加盖复卬机关证明章，对要作为正式公文执行的一般复 卬文件进行认证。即在复卬件上由有权机关加盖“复印件与正式文件内容相符 合〃等字样的专用卬章，如工商行政管理部门在合同上加盖“合同鉴证章〃，档案 部门履行开具档案证明的法定职责时在档案文件复卬件上加盖“档案证明章〃都 属于此类认证。由于更多的机关单位并没有这样专门的证明章，还可采用另外 的方式认证。如复印机关可以在复卬文件上加盖本机关印章以为鉴证。本案中 将请示原件批回的上级机关，就应该将有关领导批有“同意〃，并签上姓名和 —年—月—日的请示原件进行复卬，再在原件和复印件上的批语处分别盖上 机关卬章，前者存档，后者下发原请示机关执行。注意：一是应该先复卬，后 盖章；二是由于此时所盖的机关卬章属于鉴证章，不能盖在该复卬文件落款处

（落款处己盖有原制发机关卬章），只能盖在其页面的空白处；为了不损坏文 件

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