文件格式管理规范

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文件格式管理规范



为进一步加强文件格式管理，规范各部门文件格式，根据公司统一要求，现对我公司文件格式统一规范如下：

一、文件编号规则：

1、各部门文件编号一律采用“公司代码+部门代码+文件代码+时间+顺序号”的格式。

XXXX XXX-XXXX-20210520-001

2、部门代码列表：

名称 部门

代码 首字母

名称

代码

公司代码 合同代码 顺序号

时间

部门代码

注：公司再划分部门时可用部门名称第一个字母代替，但不得与上面部门代码重复。

3、合同代码列表：

名称 XX合同

代码 首字母

名称

代码


XX合同 首字母

注：其他未涉类别合同名称可用第一个字母代替，但不得与上面合同代码重复。

二、文件字体、页面制作要求：

①标题：黑体、小二号、加粗，文本最顶端、正中。 ②编号：宋体、四号，文本右上角。 ③签订方：宋体、四号，文本左上角。

④正文、落款：宋体、四号，其中正文中的小标题：再加粗。 ⑤段落间距：可根据文件实际情况进行适当调整，原则上不得低于18磅且必须保证美观。

⑥页面设置：根据文本需要可以适当调整页边距和段落间距，但页边距左右不得低于2.1,上下不得低于1.6。

⑦表格内文字一般用宋体五号。

⑧若有需要，各部门可根据实际情况整体扩大或缩0.5—1个字号。 三、要求：

1、各部门必须严格按以上文件格式要求重新理顺、规范各自负责的文件，限定一周内整改完成。

2、各部门要建立“合同及文件管理台帐”，信息涵盖但不限于签订时间、合编号、签约日期、签订人员、合同标的、价格、对方单位、联系电话、履行情况等信息。

3、技术协议、施工安全协议及其他类合同，参照以上格式执行。 四、责任考核：

公司合同格式的推行由XXX负责监督落实，纳入后期XX内容范畴，对执行不力的部门进行考核。

本文来源：https://www.dy1993.cn/SpDx.html