会务、会议管理制度

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会务管理制度

为了保证大型会议和重大活动顺利进行，集团所有会务工作由后勤部负责，按照高效、安全、有序、节约办会原则与要求,特制定本会务管理细则。

一、会前准备工作：

(一)召开会务分工会议，根据相关文件和部署掌握了解会议形式、名称、内容、会期、时间、地点、与会人员范围等,明确办会责任与主要事务。

(二)大型会议的会议凭证印制。如需要特定工作证、入场券、车辆出入证等，统一计划设计印制。

(三)会场布置。按照会议主题、内容与要求，做好会场布置，包括：

1．悬挂会标、标语等。

2．设置主席台，落实主席台领导，安排座次，设置发言席，摆放鲜花，调试话筒，保证音响效果。

3．明确会议桌摆放形式，明确划分会场区域，提示与会者明白会场区间划分。

4．保证会场照明、通风、录音、录像、空调设备运转有效。

5．摆放适量花卉，以美化会场空间。

(四)大型会议涉及与会人员的食宿、用车、医疗保健、文化娱乐、安全保卫等事务，也要分别落实责任人，做出更细致的工作安排。

(五)大会颁奖或颁证安排。对于大会有颁奖内容或颁发有关证书（聘书）事项的，须做好如下准备：

1．根据会议议程中的颁奖、颁发证书仪式内容和根据相关文件要求，核准安排好颁奖奖项责任人；


2．制作和准备颁奖所需的奖牌、证书、奖品等； 3．根据主席台第一排就座人数和需要上台领奖的人数、颁奖项目等，合理设计颁发奖品的批次及每批人数；

4．在台下安排固定领奖人座位或区间； 5．组织安排礼仪人员,并对礼仪人员进行培训。 6．准备颁奖时所需乐曲和颁奖所需道具，如托盘等。 7．进行会前检查，并向领导汇报准备工作情况。 (六)安排会议用餐，确定用餐标准和菜谱等。

(七)预留领导接待室，以备领导在会前与会中休息时使用。

二、会中组织与服务

(一)会务人员应提前2小时到达会场，提前进入会中服务，反复检查会场准备情况。

(二)按预定方案引导、组织与会人员进入会场，依次就座。

(三)协助维持会场秩序，在会议开始前引导无关人员离开会场，关闭会场大门。有特殊情况，还需协助启动移动电话屏蔽，排除电话干扰。

三、会后工作

(一)会议结束后，会务人员要及时清理好会场，检查各种设备，保证会场随用即用的状态。

(二)每次会议结束后，要对办会进行评估和总结。总结经验教训，找出存在问题和解决问题的补救改进措施，不断提高会务工作水平。

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