文书

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1. 文书的定义:文书是人们在社会实践中为处理

各种事务而形成的、具有特定效用的信息记录。

2. 根据行为主体和使用范围划分，文书可以分

为公务文书和私人文书两大类[公务文书：法定公文（命令、议案、决案、决定；指示、通知、通报、报告、请示；批复、函、会议纪要、意见、公报；条例、规定、决议、意见）、普通公文(合同、协议、决议、意见)私人文书：手稿、家谱、书信]

3. 公文的概念：公文是文书（或文件）的一种

类型。公文是指在公务活动中形成和使用的文书或文件。公文这一概念的提出，主要是为了区别于私人文书。但公文是文书的主流，从古到今，公文都在文书群体中起着骨干和主流的作用。我国文书学的研究对象主要是公务文书，即公文。所以我们就要对公文给出一个合适的定义。

4. 文书作用：1．公文是在公务活动中形成的。

2．公文的形成单位和使用范围很广。3．公文具有法定效力和规范的文体与格式。4．公文是一种广义的文件材料

5. 公文特点：（一）鲜明的政治性（二）法定

的权威性（三）体式的规范性（四）程序的严格性（五）内容的时效性（六）作者的法定性（七）阅者的确指性

6. 根据行文关系（传递方向）可分为：上行文、

下行文、平行文：1．上行文 上行文是指按各垂直系统，下级机关（部门）向直属上级领导机关或指导机关（部门）报送的公文。上行文包括逐级上行文、多级同时上行文、越级上行文三种。2．平行文 平行文是指向同一组织系统中的同级机关或不同组织系统的不相隶属的机关之间的行文。3．下行文 下行文是指按各垂直系统，上级直属领导机关或指导机关（部门）向下级机关或相应业务部门发送的公文。

7. 根据公文内容是否涉及国家秘密及秘密程度

可分为：1．对外公开公文是指公文内容不涉及国家秘密，可直接向国内外公布的公文。2．限国内公开公文是指公文内容虽不涉及国家秘密，但不宜向国外公布，只在国内公开发布的公文。3．内部使用公文是指不宜向社会公开，只限在机关内部使用的公文4.私密公文是指公文内容含有一般国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害的公文5.机密公文是指公文内容含有重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害的公文6.绝密公文是指公文内容含有最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害的公文。

8. 公文的作用，就在于它是党和国家具体领导

与管理党务、政务的工具；是机关之间相互进行联系的工具；是机关处理工作的工具。具体地说，公文的作用主要表现在以下五个方面：（一）法规和准绳作用（二）领导与指导作（三）公务联系作用（四）宣传教育作用（五）凭证和依据作用

9. 文书工作是指围绕文书撰制、传递、处理和

管理而开展的一系列活动的总称。从广义上讲，它是包括从文书的形成直至办理完毕，单位的领导人、文书人员及其他有关的业务人员共同参加的一系列工作。如：领导人对文书予以签发、批办，业务人员、秘书人员进行承办、注办、拟定文稿等。从狭义上讲，文书工作专指由文书人员所从事的技术性和事务性工作。如文书的收发登记、分发、催办等。

10. 文书工作的中心任务是：及时、准确地处理

机关的往来文书，安全地运转与保管，正确地发挥文件的作用，为机关工作的开展，为我国社会主义两个文明的建设服务。基本内容包括文书的撰制、传递、办理和处置、管理等具体环节有：（一）文书的撰制（二）文书的传递（三）文书的办理（四）文书的处置（五）文书的管理

11. 文书工作的基本原则，是由党和国家统一规

定的文书工作的准则，共产党准确、及时、安全、保密。行政机关及时、准确、安全。解放军：准确、及时、安全、保密统一。（及时是对文书工作效率的要求，也是文书工作特性的具体体现。安全是对文书工作的管理要求，是文书工作政治性的集中体现。统一是对文书工作管理上的要求。）+文书工作的组织形式是指一个社会组织内部对文书工作的各个环节的组织和安排所采用的形式，其种类：集中、分散、复合式

12. 文书工作的发展趋势（一）电子文件与纸质

文件并存，逐渐将以电子文件为主体（二）OA将推动文书工作自动化（三）文书档案一体化管理是文书工作发展的趋势（四）文书工作自动化将需要高素质的人才

+1文体：文章体裁、文章的体式（文学作品：小说、诗歌、散文）+2语体：人们根据不同的交际领域、交际目的、交际方式，使用不同的语言材料所形成的不同特点的语言体系，它是言语特点的综合。

13. 事务语体特征：1、明确性 （1）用词准确、

规范（2）句式严整（3）语气恰切：恰当贴切。2.简要性：简洁扼要 （1）用词精当（2）句式简洁（3）篇章严谨

14. 公文的稿本：1.草稿2.定稿3.正本4.试行本

5.暂行本6.副本7.修订本8.不同文字稿本 15. 公文格式要素：版心内的要素分为版头、主

体、版记三部分。公文首页红色线以上为版头。公文首页红色线以下、公文末页首条分隔线（不含）以上的部分为主体。公文末页

首条分隔线以下、末条分隔线以上为版记。页码位于版心外。版头：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文定号、签发人、版头中的反线。主体：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注。版记：版记中的反线、抄送机关、印发机关、印发日(份号：公文印制份数的顺序号，即将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。涉密公文应当标注份号。)

16. 发文字号：是发文机关按照发文顺序编排的

顺序号。由发文机关代字、年份、发文顺序号加“号”组成。年份、序号用阿拉伯数字标识。年份应标全称，用六角括号“〔〕”插入。序号不编虚位，不加“第”字。发文字号编排在发文机关标志下空二行，居中排布。

17. 正文：（1）正文一般由三部分组成：原由+

事项+请求。（2）引文：先引标题，后用括号加注（引文字号）（3）日期：要求用阿拉伯数字写明，不能把2009年写成“09年”。附加位置：公文如有附件，在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。

18. 印章位置：成文日期一般右空四字编排，印

章用红色，不得出现空白印章。一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文：（1）一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置（2）将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）。

19. 抄送机关：除主送机关外需要执行或知晓公

文内容的其他机关，应当使用机关全称或规范化简称。如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关、日期上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后用全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个机关后用句号。

+公文种类的功用：体现公文性质 。如通报、通知属于告知性、周知性文件。反映行文方向 。如决定、决议是上级决策后要求下级执行，行文方向自上而下。表达行文目的 。如公告、通告均有告知的意思，行文目的是向人告知某一事项。揭示公文特点 。如请示、报告同为上行文，但请示对上级有肯定性要求，报告没有。 20. 文种选用问题：缺少文种,使用非法定文种

（如调查报告、建议 ）,文种重叠(如关于##的请示报告),生造文种（如方案、规划）,文种作为公文标题（如公告、函）,文种混用（如请示、报告）,同类公文使用不同文种,错用文种

21. 公文文稿审核：基本要求：从文字上看，字

词准确精练、语法严谨规范；从内容上看，观点客观鲜明、材料充分有力；从形式上看，文种选用正确、格式符合规范；从程序上看，严格遵照流程、沟通协调到位。审核重点：把好发文关；把好政治关；把好政策关；把好法律关；把好内容关；把好体式关；把好文字关。

22. 公文签发：决定公文生效：公文签发的定义:

指由机关负责人依据权限或授权对公文文稿终审并签署核准印发意见。公文签发的分类:分为正签、代签、核签、会签数种。领导签发文件应签署明确意见、姓名和完整的日期；圈阅或者签名的视为同意，联合发文要由所有联署机关会签。公文签发的重要性:公文签发是公文产生效力的最终确认；是机关负责人履行职责的重要体现。（没有签发的公文为无效公文）

23. 签发问题：1.随意签发 2.越权签发3.不按程

序签发 4.签发要素不全5.签发格式不讲究 24. 行文总规则（一）“行文应当确有必要，讲

求实效，注重针对性和可操作性”。应尽量少发文，发短文，发管用的文。把握好发文规格，不能随意升格发文，实践中注意按对应发文原则进行控制。（二）“行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关”。

25. 向上级机关行文的规则（一）“原则上主送

一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。”这样既有利于事项的办理，又有利于上级机关和同级相关机关同时了解情况。“原则上主送一个上级机关”，主要是为了明确主办机关的责任， 防止推诿、扯皮。下级两个机关联合行文时，可以主送两个上级机关。比如，市委、市政府联合向省委、省政府请示工作时，可以同时主送省委、省政府。“不抄送下级机关”，是指向上级机关的“请示、报告”等均不抄送下级机关（二）党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。”（三）下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。”这一行文规则体现了责权相适应的原则，有助于约束转报机关的行文行为，强化和落实其行文责任；提出办理的倾向性意见，供上级机关参考，有利于提高上级机关的办理质量与效率。（四）“请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项”。一文一事，有利于上级机关审阅、批示和答复。向上级机关请示问题，应当附有背景材料、情况说明等，以利于请示公文的办理。报告中夹带请示事项，作为阅件办理，领导也没有及时批示，有可能误事。（注意：报告夹带请示事项实行退文制）（五）“除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。”，这种情况造成“倒办件”，给办文工作增加难度。但落实上级机关负责人批示办理情况的报告，不属于直接交办的范畴。（六）受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。”目的是为了沟通情况。

+向下级机关行文的规则（一）“主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关” （二）“党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。” （三）“党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文”，凡超越部门职权范围的事项，应报请本级党委、政府行文。属于党委、政府审批的事项，经党委、政府同意也可以由部门行文，但文中必须注明经党委、政府同意。（四）“涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销”。不这样做，就可能造成工作混乱，部门各自为政，出现文件内容打架，让人无所适从，也无法贯彻执行。（五）“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关”。目的是便于互通信息，便于领导和沟通协调工作。

26. 相互行文条件：同级党委、政府的部门。依

据各自的职权，有行文的必要性，不得超越职权范围。部门之间在各自职权范围内相互发布、传达要求周知或者执行的事项，一般用“函”行文，也可以用“通知’’行文。部门之间在各自职权范围内相互联系工作和答复审批事项，应当用“函’’行文。 27. 公文办理定义：包括收文办理、发文办理和

整理归档，公文传递传输也是公文办理的重要环节。 公文办理的基本要求：1.及时、迅速、不拖拉、不积压；2.准确、周密、办文要保证质量；3.集中、统一、办文要力求规范；4.安全保密、确保不丢失。

28. 答复(一)书面答复：1.制发答复公文。2.复

印领导批示件送来文单位和相关单位。3.发《办文通知》。(二)口头答复1.电话答复。2.面谈答复。

29. 一、收集范围 材料归档范围是：(1)反映本

机关主要职能活动和基本历史面貌，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的公文材料。(2)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的公文材料。(3)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的公文材料，下级机关报送的重要公文材料。(4)其他对本机关工作具有查考价值的公文材料。

30. 公文管理的作用（一）有利于确保国家秘密

安全。（二）有利于充分发挥公文效用。（三）为公文运转提供保障。

31. 计划：1 计划的概念 计划是党政机关、社

会团体、企事业单位和个人，为实现某项目标和完成某项任务而事先做的安排和打算。涉及不同内容叫法不同：1.规划2.方案3.安排4.设想5.打算6.要点 特点：预见性，指导性，可行性。写作要求：从实际出发统筹兼顾。突出重点，主次分明。目标明确，步骤具体。

32. 总结： 1 总结的概念总结是对前一段的实

践活动进行回顾检查、分析评价，从中找出经验教训和规律性的认识的一种书面材料。 2 总结的特点总结的目的就是要通过实践，提高认识，掌握事筹措的发展规律，去指导今后的实践活动。因此，总结的主要特点是理论性和客观性。写作要求：指导思想要正确，态度实事求是，找出规律总结经验。 33. 简报： 1 简报的概念简报是机关、团体及

企事业单位编发的反映情况、汇报工作、交流经验、沟通信息的一种内部文件。特点 快（反应迅速及时）新（内容新鲜有新意）实（反应情况客观）短（简短）分为：工作简报，动态简报，会议简报。

34. 会议记录：一、会议记录的概念会议记录是

记载会议的基本情况、会议报告、讨论发言、会议决议等内容的书面材料。 写法：回忆的组织情况，会议内容。要求：记录真实。记录实时。

35. 档案整理原则：已办理完毕的，有保存价值

的,遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于档案的保管和利用

36. 以件为管理单位：《归档文件整理规则》

《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范化、档案管理科学化的一项重要标准

37. 件——归档文件的整理单位。 一般以每份文

件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文

与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。

38. 装订原则：归档文件应按“件”装订“件”

内排序,正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件

在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。对齐方式(A4纸大小)1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。 2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。 3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。（保管期限：永久、长期、短期）

+全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号； 年度指归档文件的形成年度； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。

39. 新老规定区别：一、新《规定》是将两个文

件合二为一，并将业务文件上升为行政法规。二、对文书档案保管期限的划分方法作 了 重大改革三、突出了立档单位的主体地位四、条款进一步细化，充实了一些新领域的文件材料五、调整了一些文件材料的保管期限 六、“备案制”改为“审批制”，加大了档案行政 管理力度。

40. 实施意见要求：一、 对文件材料归档

范围的要求： 国家档案局的新《规定》明确要求所归档的范围是“机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。因此，在拟订本机关归档范围时，必须将本机关各种门类和载体的档案，全部纳入进去。１、凡是国家档案局与主管部门出台了文件的，对某种档案的归档范围有明确规定的，一律按有关规定来确定归档范围；２、文件处理单要与文件一并归档，不得随意剔出；３、照片档案在归档范围中还须明确，要将该照片的文字说明一并归档；4、磁盘光盘及电子档案等，在归档时，必须将元数据及相关的背景信息纳入归档范围，否则日后这些档案将因元数据或相关背景信息的缺失而成为废物。5、凡是联合行文的，归档时，以主办方作为主要归档的一方，其保管期限就要划长一些。A

+1文书工作的作用，又称为文书工作的功能或效果。它是由文书工作的基本特性决定的，同时，他又是其特征在社会活动中的体现。文书工作的作用主要表现在以下几个方面：一是助手作用。在社会组织中，文书工作是党政领导和职能部门不可缺少的助手。二是纽带作用。任何一个社会组织都不可能孤立的存在和发展，都要同其他组织发生各种各样的联系。三是积累作用。 文书工作以文书的形成、传递、办理、处理和管理为中心。而文书又是社会活动的真实记录，是档案的前身。

+2试述公文处理程序有哪些？一是收文的处理过程包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复七个环节。二是发文的处理程序主要包括公文的起草、审核、签发、复核、登记、印制、核发等几个环节，这几个环节可分为拟制和制发两个阶段。

+3试述编制归档文件分类方案应遵循的原则：分类方案，是按照一定的分类方法用文字或图表形式表示一个机关内文件分类体系的一种文件，是文件分类的依据。在归档文件分类时，单纯采用一种分类方法是很少的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。（1）求实性原则（2）统一性原则。（3）逻辑性原则。（4）发展性原则。

+4试述确定文件归档范围应注意的问题。：一是注意划分归档文件的标准，不要片面、笼统地强调“以本机关制成的为主”。二是归档文件既要注意宏观材料，也要注意微观材料。既要注意收集保存全面性的、方针政策性的宏观材料，又不能忽视具体的典型的微观材料。三是必须从各级档案馆馆藏建设的角度去考虑各机关文件归档范围。各单位归档文件在本单位保存若干年后，将移交给同级国家档案馆。四是注意区分文件与资料文件是本机关活动中形成的具有法定效用和规范体式的信息记录，具有法定的权威和执行效用；资料是机关为了参考而编写或从其他机关收集的材料，

+5××学院第×次办公室会议记录

时间：2000年3月4日上午8∶00－11∶40 地点：第×会议室

出席人：刘××（院长）、杨××（总务

长）、孙××（教务处长）、张××（院长办公室主任）、吴××（院长办公室秘书）及各系部门主要负责人。

缺席人：王××、张××（外出开会）。 主持人：刘××（院长）。

记录：吴××（院长办公室秘书）。

一、报告∙∙∙∙∙∙二、讨论∙∙∙∙∙∙三、决议∙∙

∙∙∙∙ 主持人（签名）

记录人（签名）

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