公文写作与改错技巧2

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公文写作与改错技巧



一、标题部分

标题是由发文机关、事由、文种组成。 1.有的标题不全

2.有的文种不对，特别常见乱用‘公告’，还有“批复”成了“指示”,通知成了通告 3.有的批转性公文不是法规条文仍用《》 4.公文种类共用，如“请示报告” 5.紧急的在标题中要体现出来 二、发文字号

1.序号不能有虚位，即数字前不得有0，不得有“第”字样 2.年号份号颠倒

3.年号使用的标点符号错误。

4.秘级错误。只有秘密机密，绝密字样 5.绝密机密要有右上要有序号

6.一些上行文要有签发人,签发人和文号左右平行 三、主送机关 1.上行文多头主送

2.有的是请示平级，越级请示

3.有的是直接送单位而不送人(除非是领导个人交办事项)，但请示不可以直接给领导 4.有的主送机关未写全，特别是简要写法要写全，省市不分等，以及什么省，什么市。 5.主送机关名称，即抬头要顶格写 6.必须要有的缺了收文机关

7.党政不分，党对政府部门下命令 四、正文

1.有的是一文多事，见于请示；

2.有的正文引用发文不规范，如批复等，引用要先文件名，后文号； 3.有的正文数字该用阿拉伯数字，却用汉字； 4.有的是用词不当。“反映”成了“流言”，“发布”成了“散布” 5.标点符号。特别是序列，标准是一、（一）1.（1） 6.量词。要有法定计量单位，如寸不适用 7.用英文无翻译 8.表彰性通报无名单 9.请示报告送下级

10.平行文，上行文不礼貌，要用“贵局”，不能用“你局” 11.错别字

12.用语或叙事违反公文要则如简练明确等要素 13.一些公文要有联系人，电话等 五、结尾

1.有的结尾不合作者本意 2.有的是不合公文格式要求

3.有的是表现在上行文语气不尊。特别是上行文结尾催办，请即批复等 六、一些人称的用法

1.推荐名单表上要先写人名，再写单位，职称等

2.主文中提到了某某人等，随附名单要先列出某某人 七、抄送

请示未获批准抄送下级。抄送两字不能顶格,相对的主题词顶格 八、附件


1.该标明附件却未标出

2.标明附件要在印章前(尚未找到明确根据) 3.附件的顺序和名称 4.附件名称后不用标点

九、发文机关（印章）与发文日期

1）标题上的发文机关与签署（盖章）的发文机关不对应。 2）混用汉字与阿拉伯数字，或直接用阿拉伯数字. 3）年月日不全

4）乱加字，如 年 月 日“发” 5）发文机关日期上下颠倒

6）印章没有盖或盖错地方或盖反 7）没有发文日期。

8）发文机关（印章）与发文日期位置左错 9）发文时间不能超过发文机关 十、主题词 1）没有主题词

2）太少或太多，3-5，不超7(尚未找到明确根据) 十一、版式问题

重要公文制发单位只能是办公室

附：案例

关于邀请×校长、×书记参加“10356211”工程奠基仪式并致辞的请示报告

校长办公室、党委办公室并呈×校长、×书记： 根据“校长办公会议决”，我院成立了专门的“10356211”工程指挥小组，在校领导的指导和指挥小组的努力下，前期准备工作已经就绪。现定于十月二十一日举行工程奠基仪式，届时想请×校长、×书记参加仪式并致辞，请校长办公室提供方便。热切盼望×校长、×书记的到来！ 此致 敬礼！

附件一：讲话稿； 附件二：议程。

资环学院

2008年10月11日

［解析］

一、标题。标题应由“发文机关+关于+事由+文种”构成，对内发文可省略发文机关。就上文标题而言，似乎也符合这一要求，但这只是最起码的格式要求，细究起来，这个标题仍存在着不少错误。 1.多用标点。标题中除书名号外一般不用标点，如：“关于印发《华东师范大学公章管理办法》的通知”。上文题目中的顿号、引号都是多余的，应该去掉。（新东方刘源注解：《国家行政机关公文处理办法》规定“标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用 标点符号。”）

2.人物模糊不清，顺序排列不当。公文里所提到的人物应使用全名，不能只用姓氏加上职务，一个学校可能会有两个王校长，不用全名会引起不必要的麻烦。对外行文尤其要注意。“党先政后”的排列顺序在我国是约定俗成的，校长和书记同时出现时应把书记排在前面。

3.项目不宜使用代号。公文应该是明晰的，应让阅读人一看便知。有些项目和工程有代号，而这些代号可能只有该领域的人知晓，一旦用代号代替项目具体内容出现在公文里，会给人一种不知所云的感觉。

4.混用文种。根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》，行政公文的种类主


要有命令、议案、决定、意见、公告、通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要十三种。请示和报告为不同文种，不能混而为一，上文应属请示。文种不能错用，也不能混用，更不要生造，如事宜、申请等都是非公文文种。

二、主送机关。即受文对象。应根据公文内容选择相应的主送机关。上文中的主送机关也存在着错误。

1.多头请示。请示和报告一般只写一个主送机关，需同时送其他机关的应采用抄送形式。上文应主送党委办公室，抄送校长办公室。

2.不能送个人。公文是机关单位之间联系汇报工作、处理解决问题的载体，它只针对单位，不针对个人，所以它一般不直接送给个人审阅。

三、正文。文种不同，内容要求也有变化。请示的正文一般包括请示缘由、请示事项，并应提出自己对解决问题的态度和意见。上文作为请示，虽然符合基本要求，但很多错误也是显而易见的。 1.引文不全。引用的公文要写明“发文时间+发文机关+标题+公文编号”，如：“根据华师〔2003〕17号《关于进一步做好非典型肺炎预防工作的通知》精神”。上文所提到的“校长办公会议决”缺少时间和议决题目。

2.数字不规范。正文中除一些约定俗成的叫法外（如华东师范大学“十五”规划），数字应用阿拉伯数字，“十月二十一日”应为“10月21日”。

3.用词不当。公文讲究公事公办，不需要过度客气，行文应力求客观。“请校长办公室提供方便。热切盼望×校长、×书记的到来！”这些含有感情色彩的话尽量不用。

4.信息不准确。公文所涉及的时间、地点、人物应尽量做到准确具体，上文中举行奠基仪式的时间不够具体，地点也没说明，在公文写作中要注意避免。

5.结尾不当。公文有自己的结尾用词，请示一般用“以上请示，请予批复”结尾，而不用私人信件中常用的“此致”、“敬礼”。

6.缺少联系人。请示一般应有联系人和联系电话，上文中少了这项内容。

四、附件。为了补充说明正文，公文往往要添加附件。上文的附件也存在错误之处。 1.格式不对。附件的正确格式是：

附件：1.×××××××××××××××× 2.×××××××××××××××× 附件名称后不加标点。

2.附件名称过于简单。附件的名称在简洁的同时还要能概括出其具体内容，不能过分简单。上文的“附件1”应写明是什么人在什么会议上的讲话稿，后面最好注明“（代拟稿）”字样。“附件2”应写明是什么会议的议程。

五、落款与日期。正文后右下角要写上发文机关和发文日期，这看起来简单，但一不小心，可能也会像上文一样出错。

1.发文单位不能用简称。其实在整个公文里，人名、地名、单位名称、文件名称、事物名称等都忌用简称。上文中的“资环学院”应写全称“资源与环境科学学院”。

2.发文日期不能用阿拉伯数字。和正文要求正好相反，发文日期要用汉字，但0不能写成“零”，也不能用“0”，而使用“插入”菜单中的符号“○”。所以上文中的“2008年10月11日”应改为“二○○八年十月十一日”。

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