公文小知识

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1、什么是公务文书？

答：所谓公文，它是公务文书的简称，它是国家机关在行政管理过程中为处理公务而按规定格式制作的书面材料。公文的种类主要包括：命令、议案、决定、公告、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。在各类企业中，所指的公文一般为商务公文，主要分为介绍报告、请示、会议纪要、工作计划要点、公司及产品介绍、信函、讲话稿、可行性报告、工作总结、市场调查报告、说明等。

2、公文和事务文书有什么区别？

答：公文是指机关、团体、企事业单位根据各自的职权范围、隶属关系制发的具有法定效力和规范体式的文书。它的主要特点是具有法定效力，具体有以下几个特点：体现制发机关意志；需要行文；需要办理；有规范体式；是国家机关和各种社会集团行使职权、处理公务的最为正规、有效的工具，是公务文书的主题部分。

事务文书是指机关、团体、企事业单位在日常公务活动中形成和使用的文书。这类文书包括各种公文规章规定的公文种类之外的一切公务文书，但一般不是用来行使职权的具有法定效力的文书。

3、公务文书有哪些作用？

答：公务文书在办理公事中具有极为重要的作用。有以下几个作用：实施领导；规范行为；办理公务；交流信息；记载活动和事项；进行宣传和教育。

4、公文有那几种分类？具体分类？

答：按效力划分：分为公文和事务文书

按使用范围划分：分为通用文书和专用文书。

5、公务文书的要素？

答：主题、材料、结构、语言

6、公务文书的主题有什么重要性和要求？公务文书表现主题有什么特点？

答：公务文书的主题，就是通过它的全部内容所表达出来的主要意图，包括主要观点、意见、要求、办法等。其主题重要性表现以下两个方面：主题是决定公务文书价值的首要因素；主题是指挥公务文书写作的统帅。

主题的要求：主题是公务文书的灵魂和统帅，首先要有正确的主题，就是能反映事物本质和规律，因而能在实践中取得预期效果的观点、主张、措施和办法等。其次是新颖的主题，就是能根据情况的发展变化和工作中出现的新矛盾提出适应新的形势、解决新的问题的新思路、新经验、新做法。再次主题鲜明，是要求观点明确，态度明朗，而不能模棱两可，莫衷一是。最后是主题集中，就是一篇文书只能表明或阐明一个主题，而不能贪多求大。

表现主题的方法有三种，一是摆事实，二是讲道理，三是直截了当地发指令、提要求、做规定等。无论那种公务文书，表现主题都有一个共同的要求，这就是明言直道，既把观点、主张、要求、目的、结论等明白、直接地说出来，而不能曲折隐晦、闪烁其辞、令人捉摸不定。因而，明言直说，是公务文书主题表现的要求，也是它不同于文学作品的主题表现的特点。

7、公务文书的材料有什么重要性？收集材料有什么途径和要求？选用材料的要求和方法有哪些？

答：重要性：材料是形成主题的依据；材料是表现主题的支柱。 收集材料的途径有三条：日常积累；专题调查；广泛阅读。 收集材料的要求：尽可能全面、详细、深入、多多益善。

挑选材料的要求：确实，写进公务文书的一切材料都应真实可靠；典型，材料具有代表性的事例；切题，选用的材料应切合其主题。

选用材料的方法：概括法，概括介绍情况，不举具体事例，一般有简略说明、数字统


计、总括与分类列举说明三种情况；展开法，把事情的具体情况展开来说，就是把时间、地点、人物、经过、结果和原因准确而简要地交代清楚；点面结合法，就是把全面情况和典型事例相结合；纵横比较法，就是要把说明的情况同它的过去相比较，叫纵向比较，即新旧对比，把要说明的情况同其他情况比较，叫横向比较，运用这种方法能够比较清楚的说明其发展速度、变化程度和所达到的规模等。

8、公务文书的结构有什么重要性和特点？

答：重要性：结构是文章写作的“蓝图”；结构是文章阅读的“向导”。

特点：1）通体开门见山。标题准确简要的概括全文的主要内容，使人一看标题就知道本文是办什么事或解决什么问题；开头直截了当的说明全文的目的或结论，使人看了便知道发文的意图或要点；较长的公务文书分成若干部分和段落时，每个部分和段落也应开门见山。2）条理清晰明显。3）大多有惯用模式。如：表扬通报的结构模式：先进事迹+事迹评价+表彰决定+学习号召。批评通报：错误事实+错误性质+处分决定+警戒希望。计划：根据（为什么做）+目标（做什么）+步骤（何时做）+措施（怎样做）。总结：基本情况+主要经验（做法或体会）+存在问题+今后打算。

9、公文的分类？

答：1） 按用途分：有12类13种，有命令、议案、决定、指示、公告或通告、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要

2）按行文方向分：下行文，上级机关向下级机关或群众的行文，如命令、决定、指示、通知、通报、通告、批复等。下行文，下级机关向上级机关的行文，即上报公文，主要有报告和请示。平行文，不相隶属机关之间相互往来的公文，主要有函。

3）按阅知范围分：秘密公文，需要限定阅知范围、保守秘密的公文，秘密公文分成三个等级：“绝密”、“机密”、“秘密”。内部公文，非秘密公文，但只在内部运行、需要注意保存的公文。周知性公文，需要向国内外宣布或在一定范围内公布的公文。

4）按缓急时限分：紧急公文，需要紧急送达和办理的公文，分为“特急”、“急件”。常规公文，按常规送达和办理的公文。

10、公文写作的基本要求？

答：不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法，但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下同点：

一、要符合党和国家的方针政策、法律法令和上级机关的有关规定。 二、要符合客观实际，符合工作规律。 .

三、公文的撰写和修改必须及时、迅速，反对拖拉、积压。 四、词章必须准确、严密、鲜明、生动。注意几点：

（一）条理要清楚。公文内容要有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然。 （二）文字要精炼，篇幅要简短。

（三）遣词用句要准确。公文要讲究提法、分寸，措词用语要准确地反映客观实际，做到文如其事，恰如其分。

（四）论理要合符逻辑。公文的观点要明确，概念要准确，切忌模棱两可，含糊其词，产生岐义，耽误工作。

（五）造句要合符文法，通俗易懂，并注意修辞。不要随便生造一些难解其意的缩略语，对涉及一些平时用简称的单位应使用全称。。 （六）正确使用标点符号。. （七）正确使用顺序号[ 一、（一）、1、（1）]。 五、要符合保密制度的要求。

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