公司邮件发送管理制度

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邮件发送规范



1 目的和范围

为规范公司邮件发送，使员工掌握相关操作方法，更好地促进公司员工工作的内外交流，特制定本规范。本规范适用于公司内部邮件发送和对外邮件发送。

2 基本原则

2.1 发送的邮件内容为规章制度、程序文件、内部联络书、通知等正式文件的正文和附件须以中文的形式发送（必要时可追加英文）。

2.2 以部门、科室名义发送邮件时，内容需经部长或科长确认后方可发送。

3 发送要求

3.1 收件人：先明确发送范围，选择适当的收件人进行发送。发送邮件之前，确认收信对象是否正确，防止漏发和错发。

3.1.1避免将细节性的讨论意见发送给公司高级管理人员，特别是可以判断高级管理

人员不需要深入了解的业务细节；

3.1.2 避免将同一个主题的讨论内容多次反复发给全部收件人、抄送人，应采用面对面的沟通；

3.1.3不要向上级频繁发送没有确定结果的邮件，不能随便向群体邮箱发送不必要消息；

3.2 抄送：必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员，抄送人一般是上级领导。

3.2.1公司内部邮件：原则上发送跨部门邮件应抄送给收件人直接上级，同时抄送发

件人的直接上级。

3.2.2公司外部邮件：组长及以下员工发送给公司外部的邮件必须抄送给直接上级和

科长。

3.3主题：所有邮件必须添加主题，简单明了的写清楚邮件所述内容概要。

3.4内容：邮件正文内容不能为空白，须详细说明邮件发送的内容及目的等相关事项。 3.5 附件：附件需要有明确的名称且需和主题内容一致，在邮件发送前必须确认附件是否


已添加。

3.6 公司内发送/接收邮件大小限制15M，公司外发送/接收外邮件大小限制10M。特殊情况可联系IT部门协助处理。 4 邮件重要功能设置

4.1 邮件日历约会设置：合理使用此功能将有助于个人事务的提醒及日程管理、协调公司内部的会议和提高员工工作效率等。

4.2邮件撤回功能设置：发送邮件时，检查好所写内容再发出，如确因个人原因发送的邮件有错误，必须撤回该邮件。

4.3邮件签名功能设置：邮件须有“落款（签名）”。 5 其他规定

5.1任何人使用电子邮件泄露公司商业秘密，一经发现，按员工行为规范进行处分。 5.2 IT部门统一管理公司的电子邮件服务器，并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查。

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