浅谈办公室秘书如何做好协调工作

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浅谈办公室秘书如何做好协调工作

作者：孙素华

来源：《经营者》2014年第02期

摘要：企业办公室秘书人员工作在领导中枢，负有沟通上下左右关系的责任，面对新的形势，秘书就应该发挥纽带和桥梁作用，主动协调部门行动，理顺关系，统一思想和工作目标，使各部门在整体工作中同心协力，相互补充配合，优化内部资源，形成合力，从而促进企业机关职能作用更好地发挥。

关键词：办公室秘书；沟通协调；作用发挥

组织协调是企业办公室秘书的一项基本工作职责，就是要在其职责范围内或在领导的授权下，协助领导调整和改善各方面的关系，促使企业活动趋向同步化与和谐化，以实现共同的工作目标。如何使办公室工作忙而不乱，急而有序，发挥好其在企业中的综合协调作用，办公室秘书的工作协调能力就显得十分重要。 一、秘书在协调工作中的地位和作用

河南神火集团有限公司是以煤炭、电力、电解铝生产与加工为主的大型企业集团，企业生产领域涉及面广、管理任务繁杂，随着企业经济活动的运转节奏不断加快，综合办作为企业重要的职能部门之一，其职能和窗口作用日渐凸显。企业各部门在其业务范围内，因其自身的职能作用的独立性，在工作中常常会丧失大局观念，办事站在本部门的角度出发，也只会考虑本部门的利益，这样做的后果往往是不利于企业整体工作的正常运转，从而导致企业整体运行效率下降。办公室秘书所面对的协调对象纷繁复杂，涉及面广，既有同级各部门间的矛盾，也有上下级关系的问题；既有日常性事务性的办文办会工作协调，也有外事协调、来宾接待、领导交办事件等诸多事件的处理、协调。因此，在纷繁琐碎的工作中综合办公室秘书应如何明辨是非、审时夺度把握好自己的本职工作，从而游刃有余、保质保量完成各项工作，就显得尤为重要。从自身工作来看，办公室秘书在协调工作中，对内，应该是发挥好桥梁和纽带的作用，及时将各方反馈回来的信息进行分析、归纳、梳理，并提出顾及多方利益的解决方案，使各部门达成共识，实现统一，起到穿针引线的作用；对外，则要扮演好“外交家”的角色，发挥好窗口作用，尊重外客户的习俗、礼仪，维护好企业自身形象。 二、秘书在协调工作中应注意的主要问题

办公室秘书要做好协调工作，必须注意以下几个问题：

（1）准确把握角色定位。秘书要正确把握自己，处理好主与辅的关系，找准协调工作的结合点，做到既尽职尽责，又不越权。在工作中，凡遇到超越个人职权范围的事务，要善于思考，谨慎从事，既不能擅作主张，也不能推诿推卸，更不能好心办坏事，要善于多请示、多汇


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报，服从办公室主任和其他领导的安排和调派。同时，秘书工作协助、辅助其他部门多、在台下幕后默默奉献多，工作虽然干了不少，却没几件能显示秘书人员的功劳。对此，秘书人员一定要摆正姿态，淡泊名利，乐于默默无闻干事情，甘当配角，当好配角。（2）善于突出工作重点。由于领导工作的全面性，秘书想要辅助领导把什么问题都协调好，实际上是不可能的。因此，必须明确重点，充分调动其他部门的智慧与力量，共同做好协调工作。要不折不扣地完成领导交办的任务。秘书人员虽然是配角，但工作要雷厉风行，不能待布置而动、待催促而动、待追问而反馈。平时要善于听、勤于看、敏于思，在工作上要踏实，在行为、品格、能力上取得领导认可，让领导放心。（3）不断提高自身修养。协调是一项综合性强、接触面广的工作，它不仅要求协调者具有较广博的基础知识和深厚的专业知识，还要求了解与协调工作联系密切的科学文化知识。因此，秘书人员要广泛涉猎和掌握计算机、社会知识、法律知识、心理学知识、经济学知识等相关的学科知识。为了掌握这些，秘书人员平时要勤于学习，在思想上要与领导始终保持一致，在知识结构上互补，成为领导身边不可或缺的帮手，充分发挥参谋助手作用。

三、进一步做好秘书协调工作的方法

在实际工作中，秘书要根据工作的不同侧重点强化协调职能，找准切入点，做好协调工作。（1）要保持与领导工作的同步协调。秘书虽然是协助领导施政、指挥和管理的左右手，但由于其所处的特殊位置，对企业领导班子的思想、团结、工作等均具有特殊的协调作用。秘书与领导的工作同步，能更好地发挥协调作用，提高工作效能，反之，则会严重影响领导的正常工作。因此，秘书要切实摆正位置，始终牢记自己是参谋而非领导，是配角而非主角，在工作中要按章办事，按照领导意图办事，按照工作程序办事，事先多调查、多准备，遇事多请教、多汇报。对一些重要事情要按照职责分工和上下级领导关系，进行请示汇报。一般来说，秘书在领导者之间负有通报情况的任务。这就要求，秘书要深刻领会领导意图，传话要有利于统一认识、增强团结，达到协调一致的目的。秘书人员只有把握了这种规律，把事情想在前面，提前准备，早做安排，从领导的角度去考虑和处理各种矛盾关系，逐步在言行和观念上与领导达成默契和一致，才能有条不紊地协调好每一项工作。（2）要做好公文处理中的协调工作。公文处理是企业开展日常工作和实施领导意图的重要工具，也是秘书办理公务的主渠道之一。协调是公文处理中非常重要的一环，协调工作的好坏，对于出台一个文件的质量和效率具有重要的影响。同时，公文处理协调具有鲜明的政治性、功效性和权威性，所以秘书的工作要严格要求，不能有丝毫的懈怠，更不能有任何的偏差和漏洞，否则必将在执行中引发不必要的矛盾和问题，因此，公文处理首先要熟练掌握公文处理的有关知识，遵守行文规则。在发文前，要善于征求文件内容涉及的相关部门的意见和建议，综合各方面的意见，不断完善公文内容，提高公文质量，为领导提供优质高效的智力服务。其次，要小心谨慎，踏实而不浮躁。公文处理是一项严谨有序、讲求实效的工作，每一个细节都不能马虎，秘书人员不能因事小而不为，抱着一种无所谓的态度。再就是要反复协商。当几个部门在一些内容上出现分歧时，要反复进行协商，力争具体情况具体分析，照顾到各部门的合理要求，保护和调动部门的积极性，进而让公文更好地发挥左右联系、上下协调的功能。（3）要做好决策服务中的协调工作。决策的科学化和民主化，仅凭领导者个人决定难免偏颇，必须让更多部门参与其中，既要善于全面领会领导的意图，发挥好参谋和助手的作用，认真贯彻落实领导的指示要求，在准确掌握信

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