员工档案管理规定

【#第一文档网# 导语】以下是®第一文档网的小编为您整理的《员工档案管理规定》，欢迎阅读！





文件名称：员工档案管理规定 版本修改：V1.0 拟制：

页数：共2页 审核：

文件编号：JLJ-HR009 生效日期：2016年8月1日 核准：

员工档案管理规定

第一章 总则

第一条 员工档案是见证员工在司工作期间的经历与成绩，是对员工进行公正公平评价的重要依据，为规范员工档案管理、确保档案管理的完整性，特拟定本规定。

第二条 “员工档案”主要是员工应聘、录用、劳动合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等方面的资料、协议、记录文件，包括：个人简历表、人事单、身份证复印件、员工转正申请表、劳动合同、奖惩材料、任免记录、升降记录、调薪记录、离职材料、照片、员工学历证、职称证、计算机等相关资格证的复印件等。

第三条 关于公司员工档案管理的职责、收集与保管、查阅、销毁等事项，皆按本规定办理。

第四条 本规定适用于公司全体员工。

第二章 职责

第五条 员工档案管理工作由公司人事行政总监统一领导。

第六条 人事行政部负责本规定实施执行，包括接收、收集、整理、保管、销毁等，并监督各部门、各下属子公司的员工档案管理工作。

第七条 公司及各部门、员工有保护档案的义务。

第三章 档案的收集和保管

第八条 员工档案的接收与收集应当及时，认真鉴别核查，保证材料真实性、有效性与完整性，文字清楚、手续齐备、签字合规，如有虚假，可不予录用和解聘处理。

第九条 档案材料不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写，须使用签字笔书写。

第十条 任何人不得私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。

第十一条 档案管理由专人负责，并建立员工花名册，按工号编号管理、定期核对更新，区分在职与离职员工档案管理。

第十二条 当在职员工的基本资料有变动时（如学历变动、身份证号码变动、个人

第1页 共2页






技术职称变动、婚姻情况变动等），应及时将相关资料复印件交人事行政部归档，原件当场查验。

第十三条 档案管理做好防火、防蛀、防潮、防盗等工作。

第四章 档案的查阅

第十四条 员工档案属于公司机密文件，不得随意查阅与泄密，任何人不得查阅本人档案及上级档案，不允许无关人员查阅。

第十五条 公司管理人员有权查阅归口员工的档案，董事长有权查阅任一员工的档案，查阅需要做好查阅登记，填写《员工档案查阅登记表》（编号：TR-HR002-01）。

第十六条 除副总及以上人员，不得在人事行政部监管视线以外查阅员工档案；副总及以上人员最长借阅期限为一周，若需延长，需登记续借。

第十七条 查阅应严格保证档案的完整性，不得擅自复印、拍摄档案内容，不得擅自泄露档案内容，不得涂改、拆散、抽出、圈划、污损、撤换、丢失、损坏。

第十八条 如必须复印或拍摄档案内容，应事先提交报告说明理由，经人事行政部总监及总经理批准后，由人事行政部办理。

第十九条 收回档案时，人事行政部必须认真检查核对，否则追究当事人的责任。

第五章 档案的销毁

第二十条 公司任何个人和部门非经同意不得销毁员工档案资料。 第二十一条 第二十二条 以免错误。

离职员工的档案保存期最低为一年，离职高管及核心员工的档案保经批准销毁的档案，人事行政部必须两人以上认真核对，监督销毁，

存期为三年以上，超过保存期的，可由人事行政部向公司领导申请档案销毁。

第六章 附则

第二十三条 第二十四条 第二十五条 同时废止。

公司各层管理人员有义务有责任将本制度传阅到各级相关人员。 本规定附表包括：JLJ-HR009-01员工档案查阅登记表。

本规定2017年9月1日起实施，之前相关规定与本制度相违背的，

第2页 共2页

本文来源：https://www.dy1993.cn/BPD.html