文印管理信息系统在公司的建立与应用

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文印管理信息系统在公司的建立与应用

作者：职成权

来源：《现代企业》2018年第12期

文印设备作为企业对内对外的重要沟通工具，不仅在信息化的过程中充当着信息传输的重要节点，同时其使用和管理本身，也正在向信息化方向演进。目前，企业整体打印架构部署正在为企业管理者所接触和认知，这其中不仅包括简单文档的打印输出，同时也融入了包括设备管理维护、信息安全管理、运营效率管理等多方面工作。因此，对公司来说，兼具安全可靠与高效严谨的整体打印管理解决方案，将成为其实现设备高效管理与文印信息安全的有力手段。 一、公司机关以往文印管理现状

以前，公司的文印管理一直沿用传统的管理模式，文档打印相对其他流转环节严重滞后。公司机关各部门打印、复印设备品牌、型号、类型繁多，信息管理部门很难建立起统一且行之有效的管理架构。在日常工作中，维护人员往往要在公司各个楼层之间忙碌，疲于应付不同设备出现的各种问题和故障，不仅耗费了大量人力，管理效果也不理想。

由于小型打印机购买初次投入低（价格大多在几百至二千元左右），各部门几乎每个房间都有1-2台打印机，有的大房间甚至高达5-6台。这种低档打印设备虽然初次投入费用低，但后期耗材、维护费用高，在使用年限期内综合核算，小型机实际消耗费用远远高于大型高档打印机。而且每个房间配备多台打印机，既不利于节能减排也不利于员工身心健康。 二、建立文印管理信息系统的必要性

随着集团公司信息化建设的快速推进。公司电子公文、协同办公、合同、集中报账等应用系统已广泛应用。这些应用系统大大提高了公司文件流转效率、管理效率和安全防护。但所有的这些系统的最终处理结果很大一部分还得打印纸质文件、凭证用于归档，打印纸质版合同签字盖章等。文档打印相对其他流转环节严重滞后。

通过公司以往文印管理状况可以看出，如何在降低办公成本的基础上，实现与新的云计算办公环境匹配并实现节能减排，减少碳粉对办公环境的污染呢？为了达到这个目的，采用大型高端设备集中打印，淘汰桌面小型打印机，建立文印管理信息系统是必然的选择。难以想象，几十人集中办公的大房间，每人桌面上都放一台小型低端打印机，排放出来的有害气体就会悄无声息地侵蚀我们的健康。因此，在全公司范围内建立一套安全、完善和严谨的文印管理系统和管理制度是非常必要的。 三、文印管理信息系统功能简介

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