采购SOP流程

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采购订单操作流程

1.收到澳洲采购新需求，确保物料已经采购过，并且总部质量要求和供应商上一单的质量标准相比都没有变化。 2.和供应商确认交期价格 2.1交期和价格不能满足

2.1.1交期不能满足：先和供应商了解是由于什么原因，例如是因为没有库存或者需要等待采购原材料等，然后将供应商给出的最快到达时间反馈给澳洲，并请其修改订单。 2.1.2价格变化：若涨价，需先和供应商沟通是否可以维持原价，若市场行情变化太大不能维持，则首先需要了解该物料的最新市场行情，然后和供应商谈价，将涨价幅度控制在最小。若降价，也需给澳洲反馈，并请其根据实际情况修改订单。 2.2交期和价格都可以满足

2.2.1将采购订单用PDF的格式发至供应商邮箱。

2.2.2先前反馈给澳洲采购需要修改的订单，在澳洲采购人员将修改好的订单发来后，和供应商再次确认后将采购订单以PDF的格式发至供应商邮箱。

3.要求供应商回签订单，有些供应商需要签销售合同（例如华中，华荣，浩塞，群立，青岛中化等）在收到合同检查之后给Jessica签字，然后回传给供应商。

4.将新订单登记在PO tracking表格中。并确认去年是否有采购过此物料，若没有，则在saving一栏中以黄色0标示；若降价，则将降价总金额[（今年采购单价-去年采购单价）*总数量]在saving一栏中以绿色标示，若涨价，则将涨价总金额[（今年采购单价-去年采购单价）*总数量]以红色负数的形式标示在saving一栏中。 5.和供应商确认物料装运信息

5.1第一次发货的物料，需将通过审核的样品COA及即将发货的物料的COA报告以邮件的形式发送给QA检查，待收到QA确认可以发货的邮件之后才能通知供应商发货。 5.1.1海运订单：需在交期前一个月和供应商确认物料是否已经完成生产。若完成，则和供应商确认是否已经订舱，并确认ETD&ETA时间；若物料暂未完成生产，则需和供应商确认预计完成生产的时间，以及最快能发货的时间，并确认是否会影响交期。若影响交期且物料总数量并不算太大，则需要先和供应商沟通看其是否同意安排空运且空运费由其承担；若数量太大或者供应商不愿发空运，则需要写邮件通知澳洲采购货物生产情况以及晚到澳洲时间并沟通是否可以调整生产。

5.1.2空运/快递订单：需在交期前半个月和供应商确认物料是否已经完成生产。若完成，


则和供应商确认航班信息/快递信息。若物料暂未完成生产，则需和供应商确认预计完成生产的时间，以及最快能发货的时间，并确认是否会影响交期。若影响交期，则需要写邮件通知澳洲采购货物生产情况以及晚到澳洲时间并沟通是否可以调整生产。 5.2非第一次发货

5.2.1海运订单：需在交期前一个月和供应商确认物料是否已经完成生产。若完成，则和供应商确认是否已经订舱，并确认ETD&ETA时间；若物料暂未完成生产，则需和供应商确认预计完成生产的时间，以及最快能发货的时间，并确认是否会影响交期。若影响交期且物料总数量并不算太大，则需要先和供应商沟通看其是否同意安排空运且空运费由其承担；若数量太大或者供应商不愿发空运，则需要写邮件通知澳洲采购货物生产情况以及晚到澳洲时间并沟通是否可以调整生产。

5.2.2空运/快递订单：需在交期前半个月和供应商确认物料是否已经完成生产。若完成，则和供应商确认航班信息/快递信息。若物料暂未完成生产，则需和供应商确认预计完成生产的时间，以及最快能发货的时间，并确认是否会影响交期。若影响交期，则需要写邮件通知澳洲采购货物生产情况以及晚到澳洲时间并沟通是否可以调整生产。 6.发货后检查运输文件

6.1海运发货：需要供应商提供发票（核对总金额与数量是否与订单一致），箱单（需核对毛重与体积与提单上的是否相同），Packing declaration（检查vessel name & consignment identifier or numerical link是否与提单一致），COA（与上一票COA相比规格是否有变化，并检查此次发货物料的测试结果是否在规格之内），电放提单，（植提供应商还需提供加工细节声明以及TLC报告）。

6.2空运发货：需要供应商提供发票（核对总金额与数量是否与订单一致），箱单（需核对毛重与体积与提单上的是否相同），COA（与上一票COA相比规格是否有变化，并检查此次发货物料的测试结果是否在规格之内），空运提单，（植提供应商还需提供加工细节声明以及TLC报告）。

6.3快递发货：需要供应商提供发票（核对总金额与数量是否与订单一致），快递单号（需追踪货物运输情况直到货物安全送达Lipa仓库），箱单（需核对毛重与体积与提单上的是否相同），COA（植提供应商还需提供TLC报告）。

7.将运输文件检查无误之后登记在PO tracking表格中，然后将运输文件邮件发给澳洲货代和澳洲采购，财务（*提醒财务康乐是见提单付款，请其尽快安排付款，并告知财务只有当供应商收到付款之后才会提供电放提单）以及仓储等相关人员。将电子版的运输文件存放在

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