文件和档案管理制度

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文件和档案管理制度

为了加强公司文件、合同等重要资料的档案管理工作，进一步规

范档案管理工作秩序，特制定本制度。

一、档案管理方式与组织

公司档案以集中管理为主，采取集中与分散管理相结合的方式。即公司档案由总经理办公室集中统一管理，相关部门分类管理相关档案，以便及时利用、维护档案的完整与安全。各部门要落实专人具体抓好自行管理部分的档案管理工作。

二、归档档案范围

（一）政府机关、上级部门发来的与本公司有关的决定、建议、提示、命令、条例、规定、通知等等资料。

（二）公司对外的正式发文、与有关单位来往的文书、公司的请示及上级机关的批复等。

（三）内部的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

（四）与有关单位签订的合同、协议书等法律文书。

（五）主管任命书等资料，以及关于员工奖励、处分的文件资料。 （六）公司的历史沿革、大事记及反映主要活动的简报、照片、录音、录像等资料。

（七）公司内部的各项管理制度。

（八）重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议简报、会议记录等等。

（九）反映主要职能活动的报告与总结。

（十）其他反映经营管理业务活动，具有查考价值的文件资料。




三、相关档案管理责任目标

（一）文书档案、人事管理档案：由管理部负责抓好机关文书、合同等档案的归档管理；业务档案资料由相关部门指定专人负责管理。在各部门直接收到与本公司有关的重要文件后，一般情况下交由总经理办公室登记，并实行统一保管和归档，相关部门只留存复印件。

（二）财务档案：由财务科负责具体抓好财务单据、账簿等资料的定期归档。

（三）合同档案：各科室要强化合同文书档案管理意识。凡各科室及在分管领导指导下签订，或有关部门签订的有关的合同，各相关科室要在10日内将所负责签订的合同原件报送管理部，由专人进行保管。特殊情况不能报送原件，要说明情况并报送复印件。各科室要强化合同签订的法律意识和责任意识，请司法部门及律师帮助审核，使合同的签订置于法律框架之内，确保合同签订的严肃性。各相关科室将合同档案报送管理部存档的同时，要继续认真抓好合同期限、合同执行效果等情况跟踪落实，并及时与管理部联系或向分管领导报告合同执行有关情况，提出相关的意见和建议，确保合同的起草、审核、签订、执行、存档等环节的科室“全程负责制”落到实处。

（四）安全、设备设施、工程等档案：由技术部负责抓好设备、设施等基础资料以及改造项目等相关档案管理工作；由管理部负责安全生产等相关档案管理工作。

（五）综合治理、审计档案：由管理部负责抓好综合治理、审计等相关档案管理工作。

（六）业务档案：由管理部负责抓好原料和产品的采购、生产、入库等统计资料档案的管理，由营销部门负责抓好产品销售的情况、

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